El equilibrio es uno de los estados más anhelados por cualquier gestor para su cadena de suministro. La delicada armonía que cohesiona toda la estructura del supply chain se puede ir al traste por la interacción de los acontecimientos, cuando un percance termina descarrilando en poco tiempo a todo el sistema. El plan de contingencia es el único arma de que disponen quienes quieren proteger  a los clientes, pero también a la organización, a sus proveedores y a sus socios. En una época donde las cadenas de suministro evolucionan hacia modelos más dinámicos, esta planificación debe poner un foco importante en los proveedores.

plan de contingencia

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Créditos fotográficos: istock SIphotography

Plan de contingencia: 6 pistas para su elaboración

El plan de contingencia suele destinarse a prevenir interrupciones en el flujo de productos y/o información de supply chain. Para el 73 por ciento de las empresas, este tipo de situaciones no son desconocidas puesto que, al menos una vez, han sufrido sus consecuencias en primera persona, tal y como muestra un reciente estudio publicado por Inbound Logistics.

En ocasiones fue debido a un desastre natural, otras veces como producto de una crisis política, también ha habido casos en que el terrorismo ha terminado causando interrupciones en distintas cadenas de suministro y, aunque todas ellas son situaciones poco habituales afortunadamente, pueden darse. Las empresas que quieran minimizar el daño en estos casos deben estar preparadas para hacer frente a lo inevitable.

Para ello, pueden llevar a cabo las siguientes recomendaciones:

  1. Ganar en visibilidad: desde la realización de un mapeo de la cadena de suministro hasta la inversión tecnológica que garantice una visión de extremo a extremo. Para anticipar mejor los posibles problemas, es necesario entender el supply chain al completo y su funcionamiento. Hoy día, las cadenas de suministro son globales (una razón más para elaborar el plan de contingencia), y ello aumenta notablemente las probabilidades de que alguno de estos acontecimientos termine impactando en el equilibrio de procesos y operaciones. Esta visibilidad se hace patente cuando se tiene la capacidad de responder a preguntas sobre:
  • Procedencia de las materias primas.
  • Medios de transporte utilizados.
  • Rutas empleadas y rutas alternativas.
  1. Permanecer actualizado: una vez que sepa qué lugares y rutas de navegación están involucrados, mantenerse atento a la actualidad. Leer las noticias en diferentes medios permite identificar esos primeros indicios de que algo podría terminar afectando a la empresa. Si bien los desastres naturales como un terremoto, un tsunami o un huracán son prácticamente imposibles de predecir, algunos otros tipos de catástrofes pueden verse venir si se presta atención a los acontecimientos. Para entrenarse a detectar este tipo de situaciones de riesgo potencial hay que:
  • Vigilar la escalada de conflictos en zonas de inestabilidad política y, sobre todo, en momentos críticos, como las semanas previas a unas elecciones de gobierno.
  • No conformarse con las propia capacidades y recurrir al personal que trabaja directamente con los proveedores en el extranjero para informar sobre los cambios que puedan ver acercarse.
  • Ante la más mínima duda, comenzar a perfeccionar el plan de contingencia, y estar listo para su aplicación en cualquier momento.
  1. Priorizar: en una situación crítica hay que saber diferenciar lo que es vital de lo importante y lo más relevante de lo que no lo es tanto. El plan de contingencia que se elabore ha de permitir abastecerse de lo esencial, para poder, al menos, suministrar los productos más necesarios.
  2. Evaluar los propios riesgos: pueden suceder catástrofes de magnitudes inimaginables en el mundo y que no afecten a la cadena de suministro. Sin embargo, accidentes más pequeños y de menores consecuencias pueden paralizar toda la actividad el supply chain y dejar a la gerencia sin capacidad de maniobra. Es una cuestión de suerte, pero también de estadística y geografía. Hay zonas con mayor propensión a los tornados y huracanes, hay otras donde los seísmos son un fenómeno habitual cada año y, por eso, en función de las características de un lugar , hay que adaptar el plan de contingencia a las necesidades más probables. Así:
  • Detallar todas las ubicaciones donde se encuentran los diferentes componentes de la cadena de suministro.
  • Agruparlas por áreas con atributos comunes en cuanto a la predisposición para determinados accidentes meteorológicos o catástrofes naturales.
  • Enumerar todo lo que, de forma local, podría ir mal en cada zona.
  • Confeccionar una lista de las acciones a emprender, dependiendo de la situación de emergencia.
  • Asignar a cada una los recursos necesarios y las personas responsables.
  1. Incluir a los proveedores en el plan de contingencia: todos los proveedores deben contar, a su vez, con planes de contingencia. Es importante asegurarse de que esto es así, y para ello:
  • Establecerlo como una de las condiciones de contrato al principio de la actividad juntos.
  • Trabajar de forma colaborativa para ayudarse mutuamente a dar respuestas creativas a este tipo de problemas.
  • Apoyarse en los avances tecnológicos para encontrar soluciones más eficientes.
  • Usar la planificación de contingencia para aumentar la confianza y fortalecer la relación entre ambos.
  1. Planificar el transporte: una interrupción de las dimensiones consideradas requerirá, con total seguridad, rutas y transporte alternativos. Para que, en el momento en que se necesita, se sepan tomar las decisiones más acertadas hay que saber diferenciar lo urgente de lo importante y tener claro cómo priorizar entre costes y servicio al cliente. En cualquier caso, puede suceder que la única alternativa sea recurrir a proveedores en otras partes del mundo, por lo que éste será otro de los aspectos a tener en cuenta en el plan de contingencia.

 

Proveedores: figura central del plan de contingencia

Muchas de las recomendaciones para la confección de un plan de contingencia sólido terminan, invariablemente en la figura del proveedor. Esta figura recobra importancia para las cadenas de suministro dinámicas y, por ello, hace falta esforzarse por mejorar el conocimiento que se tiene sobre él. Para poder recoger los datos que se precisan se pueden llevar a cabo diferentes tácticas, que pueden combinarse entre sí:

  • Estrategias de segmentación que, siguiendo las recomendaciones de Gattorna, ayuden a diferenciar entre los 4 tipos distintos de proveedor en función de su comportamiento ante la venta y sus valores.
  • Auditoría de proveedores, que ayudará a evaluar su idoneidad aplicando, por ejemplo el modelo de referencia de APICS (SCOR, Supply Chain Operations Reference Model) para gestionar el supply chain.
  • Evaluación del riesgo asociado a los proveedores, una manera muy eficaz de conocer cómo están preparados para responder en caso de desastres naturales, revueltas laborales, problemas geopolíticos o ataques terroristas. Una forma de hacerlo es tal y como propone el Centro Latinoamericano de Innovación en Logística.

 

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