Albarán: un paso más hacia la digitalización de la cadena

¿Qué sucede cuando el gap entre tecnología y talento se hace patente en supply chain? Que la eficiencia disminuye y se pierde competitividad. ¿Dónde se nota especialmente esta falta de capacidades? Por ejemplo, en el albarán y su gestión.

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Créditos fotográficos: DragonImages

Cuando en la cadena de suministro no se cuenta con perfiles cualificados o la obsolescencia de las herramientas a su disposición impide a profesionales bien preparados alcanzar un nivel de rendimiento adecuado, es hora de introducir cambios.

La transformación digital debe aunar el movimiento evolutivo a nivel cultural con el que tiene que ver con la propia tecnología. Cuando se avanza hacia el cambio con un plan sólido, uno de los efectos que antes se perciben es el ahorro. De hecho, según un reciente estudio de IDC, “4 de cada 5 organizaciones considera que el ahorro de costes es la principal preocupación para sus cadenas de suministro“.

La gestión automatizada del albarán contribuye a alcanzar este objetivo y, además conlleva muchas otras ventajas.

 

Beneficios de la automatización del albarán

Hoy día, en el mercado existen diferentes opciones de software que permiten llevar a cabo una gestión automatizada del albarán. La herramienta ideal es la que se basa en una plataforma centralizada y flexible, que puede adaptarse sin problemas a los requisitos del usuario.

Entre las funcionalidades a buscar en una solución de gestión de albarán, hay que asegurarse de que se encuentren las siguientes:

  • Accesibilidad de la información: debe poderse tener acceso a los datos de forma sencilla. Además, merece la pena escoger la opción que permita crear notas de entrega claras y legibles que se puedan imprimir en formato de pedido.
  • Seguridad de los datos: la opción de gestión de albarán que se decida implementar, ha de incorporar tecnología de firma electrónica móvil. Centrarse en los productos así configurados acelera la entrega y proporciona un mayor nivel de protección de la información.
  • Conectividad: al construirse sobre una plataforma a la que los usuarios autorizados tienen acceso, se gana en visibilidad en el proceso de entrega y ello permite optimizar la gestión de existencias.

La automatización de la gestión del albarán elimina los riesgos asociados con el procesamiento manual, evitándole a la empresa problemas relacionados con:

  • La lentitud y vulnerabilidad de los procesos manuales.
  • Los elevados costes asociados a la necesidad de mantener un volumen injustificado e personal dedicado a tareas administrativas.
  • Los problemas de cumplimiento y pérdida de imagen que tienen que ver con la pérdida de documentos.
  • La dificultad de elaborar respuestas ágiles en base a información recibid en tiempo real.

Además de los beneficios más importantes de automatizar a gestión del albarán, hay que tener muy en cuenta las complicaciones que esta decisión evita al negocio. El planteamiento puede obedecer a una necesidad específica o ser parte de un proceso transformacional, que busca digitalizar el negocio; en cualquier caso está claro que la implementación de una solución tecnológica para la gestión del albarán:

  1. Mejora la experiencia del cliente.
  2. Aumenta la eficiencia en los procesos.
  3. Asegura el cumplimiento.
  4. Otorga un mayor control de las operaciones, en base al manejo de información más fiable y actualizada.
  5. Contribuye al ahorro de costes.

Sustituir los procesos manuales en la cadena de suministro es una necesidad. La tecnología es un factor diferencial importante y, unido al plan de inversión en software y soluciones específicas, se debe tener previsto el desarrollo de capacidades de la organización. Tu meta: reducir el gap entre tecnología y talento, ser más competitivo y maximizar la eficiencia. ¿Por dónde empezar? Por ejemplo, por el albarán y su gestión.

 

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