En un intento de ir más allá para conseguir una cadena de suministro ágil, la automatización del flujo de trabajo se ha erguido como uno de los pilares claves en la actualidad.

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¿Qué se entiende por automatización del flujo de trabajo?

Las nuevas tecnologías y los avances en materia informática han permitido que la automatización del flujo de trabajo, sea uno de los pilares claves a la hora de gestionar de manera eficiente la cadena de suministro. Pero, ¿qué se entiende por automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es un proceso que permite que la información, sea del tipo que sea, llegue a su interlocutor en el momento en el que él la precisa. Todo esto es posible gracias a sistemas informáticos que hacen que toda la información se almacene y se distribuya de manera automatizada, haciendo que el factor humano intervenga lo más mínimo posible, concretamente, en casos muy excepcionales.

Este proceso trae consigo una gran cantidad de beneficios para la empresa que apuesta por él. El más visible, sin lugar a dudas, es la agilidad que se gana a lo largo de toda la supply chain gracias a que el traslado de información es mucho más rápido y certero. Más allá de la rapidez y la fiabilidad, la automatización del flujo de trabajo presenta otros beneficios empresariales:

  • Se aumenta el control que se tiene a lo largo del proceso.
  • El tiempo de gestión se reduce, gracias a que toda la información necesaria para poder proseguir con las tareas está informatizada.
  • El riesgo de fallos y errores se reduce ya que, al automatizar los flujos de trabajo, se consiguen detectar excepciones a tiempo, con lo que se pueden corregir rápidamente, impidiendo que los errores lleguen a más.
  • Y por último, y no por ello menos importante, al estar todo informatizado se reduce el uso de papel, contribuyendo a una empresa más sostenible y comprometida con el medio ambiente.

Este tipo de procesos puede ser aplicado a cualquier empresa en la que se trabaje recogida de datos pero, lo cierto, es que su uso está muy centrado en las empresas logísticas y su aplicación en la cadena de suministro. Esto se debe a que, en este tipo de empresas, se trabaja con mucha información tipo hoja de pedidos, registros de entrada y de salida, registros de incidencias y fallos, hojas de transporte, cuadre de horarios… información que si no está automatizada, lleva a un gran trabajo de mano de obra de personal.

 

¿Cómo conseguir una óptima automatización del flujo de trabajo?

Para poder disfrutar de todos los beneficios nombrados anteriormente, es de vital importancia trabajar en una plataforma tecnológica que realice con solvencia todo lo necesario para llegar al proceso de automatización.

A la hora de escoger con qué plataforma tecnológica trabajar estos procesos, es necesario ver que ésta cumpla con una serie de requisitos indispensables para garantizar que el objetivo planteado se cumple. Concretamente, se debe controlar que cumple con estos tres requisitos:

  • Que se pueda definir y diseñar todo el proceso, así como las actividades que se deben realizar y la asignación de personal a éstas.
  • Que se pueda implementar un mecanismo de control y de seguimiento de todo el proceso.
  • Que disponga de automatismos que permita enutar los formularios.

 

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