Capacidades organizativas: resultados garantizados

Junto con las de comunicación, las capacidades organizativas son una de las habilidades más importantes que alguien puede presentar en el mundo de la empresa, sea cual sea la posición que ocupe en el organigrama. En los niveles inferiores, un empleado con buenas capacidades organizativas sabrá establecer prioridades y completar a tiempo todas sus tareas, no sufrirá los efectos negativos del estrés ni cometerá los errores que se derivan de trabajar a contrarreloj. En puestos de responsabilidad, las capacidades organizativas ayudan a optimizar la distribución de los recursos disponibles y a hacer una mejor designación de tareas. Cuando un gerente cuenta con estas habilidades es capaz, además, de hacer una programación más exacta y que da mejores resultados.

capacidades organizativas

Mix of office supplies and gadgets on a wooden table background. View from above.

Créditos fotográficos: istock Halfpoint

En el ámbito de la empresa, las capacidades organizativas pueden incluir la organización en general, la planificación, la gestión del tiempo, la programación, los recursos de coordinación y el cumplimiento de plazos.

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Las capacidades organizativas que mejores resultados aseguran

Las capacidades organizativas relacionadas con la previsión son las que no pueden faltar en ninguna organización. Los empleados deben presentar habilidades generales de organización para poder determinar los suministros que necesitan, cómo organizar sus archivos y con quién contactar para obtener información específica. Los directivos también deben contar con estas habilidades, a otro nivel, para, mediante la previsión, determinar las necesidades en materia de aprovisionamiento, las herramientas que permitirán optimizar el archivo de la información y su acceso o las soluciones que mejoran la comunicación.

Además de estas capacidades organizativas, más generales, existen otras que permiten alcanzar cotas de rendimiento más elevadas. Son las siguientes:

  • Planificación: la planificación es una habilidad necesaria para la mayoría de los trabajos y resulta particularmente importante a medida que la persona avanza hacia roles de supervisión o de gestión. Las capacidades organizativas de planificación son las que ayudan a conciliar las tareas a realizar con el plazo disponible para hacerlo. También se incluirían en este grupo las que impulsan a elaborar planes de contingencia que permitan hacer frente a los posibles problemas que pueden surgir en el futuro.
  • Programación: en esta categoría de habilidades se encuentran las que se centran en asignar tareas específicas a cada equipo de trabajo o empleado, tareas que se encaminan a la compleción de actividades dentro de unos límites establecidos.
  • Coordinación de recursos: muy relacionadas con las capacidades organizativas de programación, éstas se ocupan de coordinar los recursos tanto internos como externos. Su misión es evitar que se produzcan retrasos por falta de recursos disponibles, cuando ésta se hubiese podido prever y evitar. La formación y la experiencia en el trabajo ayudan a obtener todavía mejores resultados en este área.
  • Gestión del tiempo: es, sin duda, una de las capacidades organizativas más importantes ya que hace referencia al buen uso del recurso más preciado, el tiempo. Estas habilidades se orientan a priorizar las tareas, delegar y ser productivo con la meta de cumplir con los plazos fijados para cada actividad. Es importante saber gestionar el tiempo haciéndolo de acuerdo con las reglas de negocio, que han de ser siempre observadas.

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