Cómo hacer factura electrónica: tips a tener en cuenta

Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, porque básicamente es lo mismo, un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, solo que en este caso tiene lugar por vía telemática, ya que se expide y se recibe por formato electrónico. Ésta es una alternativa legal, ya que su expedición depende del consentimiento de su destinatario. Te explicamos cómo hacer factura electrónica

como hacer factura electronica

Créditos fotográficos: istock Fran.Marin

El uso de la factura electrónica o digital es cada vez mayor y está adquiriendo una creciente importancia gracias al rápido avance de las nuevas tecnologías. Además, este tipo de factura aporta una mayor fiabilidad y seguridad, y es más fácil de archivar y clasificar como documento digitalizado, y con menor riegos de extraviarse. Todo esto provoca que las facturas electrónicas estén siendo cada vez utilizadas con mayor frecuencia.

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, deberá seguir la misma norma y cumplir con los requisitos mínimos y los contenidos y datos obligatorios en una factura, además de recoger el consentimiento de ambas partes. Para realizar una factura electrónica se llevan a cabo dos fases. En la primera de ellas, se crea la factura y se almacena en un fichero de datos, y una vez creada se procede a la firma mediante el certificado digital.

Expedir y entregar factura al cliente, ya sea en papel o electrónica es una obligación para todos los empresarios o autónomos, por las actividades y operaciones realizadas. Además, siempre se debe guardar una copia, al igual, que es necesario conservar las facturas recibidas de otros profesionales, ya que contiene los datos del IVA que conlleva cada determinada actividad. Estas obligaciones se tornan más fáciles gracias a la aparición de las facturas electrónicas, ya que su digitalización aporta muchas ventajas  tanto a los expendedores como a los destinatarios de las mismas. Entre estas ventajas destaca la reducción de costes, tanto de las gestiones como del papel utilizado y del espacio ocupado por la acumulación de facturas impresas, lo cual también se convierte en un beneficio para el medio ambiente, además, la mecanización de la contabilidad y la administración mejora la eficiencia y la seguridad, reduciendo la probabilidad de falsificaciones.

 

Cómo hacer una factura electrónica: elementos mínimos

  1. Una factura electrónica debe contener diversos campos de manera obligatoria aportando los datos exigidos.
  2. Número y serie (si es el caso) de la factura expedida.
  3. Fecha de expedición
  4. Nombre y apellidos o razón social completa, tanto de la persona o empresa que expide la factura como del destinatario
  5. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española, o por el estado miembro de la Comunidad Europea con el que se haya realizado la operación que requiere la elaboración de la factura.
  6. Domicilio de quien elabora y de quien recibe la factura
  7. Descripción de las operaciones llevadas a cabo, aportando todos los datos necesarios para poder determinar la base imponible del impuesto. Además, deberá incluir el precio unitario sin impuesto de las operaciones, y cualquier descuento que no esté incluido en el precio.
  8. Tipo impositivo del IVA y el recargo, así como el porcentaje de retención del IRPF si es requerido.
  9. La cuota tributaria que se repercuta, que irá determinada por separado
  10. El importe total a pagar
  11. La fecha en la que se hayan llevado a cabo las operaciones que se determinan en la misma factura, o en la que se haya efectuado el pago, si se trata de fechas diferentes.

 

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