Disponer de un documento organizativo, en el que todo esté claro, es fundamental para agilizar las tareas y llevar el control de éstas de manera rápida. Son muchas las técnicas y herramientas que se pueden emplear para poder hacer esto pero, sin lugar a dudas, saber cómo hacer un diagrama de flujo ayudará a gestionar mucho mejor todos los procesos de una empresa.

como hacer un diagrama de flujo

Créditos fotográficos: istock jackaldu

¿Qué es y cómo hacer un diagrama de flujos?

Antes de entrar a explicar cómo hacer un diagrama de flujo, es mejor centrarse en explicar qué es uno de ellos y para qué sirve en el seno de una empresa.

Se entiende por diagrama de flujos a la representación gráfica de un proceso. Esta representación, se caracteriza por estar representada por cajas y flechas que representan paso a paso cualquier tipo de proceso que se puede llevar a cabo dentro de la empresa. Su objetivo primordial es el de plasmar un proceso de manera organizada, pero además de ello, con el diagrama de flujo es posible analizar, pensar y documentar un proceso de inicio a fin.

Hay que tener muy claro que un diagrama de flujo se empieza a leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, con lo que a la hora de organizar la información se deberá seguir esa línea temporal. Además, las líneas para unir procesos deben ser verticales y horizontales, con lo que nunca se podrán utilizar líneas en diagonal. A lo largo del diagrama de flujo se emplean ciertos símbolos, por lo que es de vital importancia familiarizarse con su significado para abordar mejor la parte de cómo hacer un diagrama de flujo, siendo los más importantes los siguientes:

como hacer un diagrama de flujo 2Una vez claro qué es, hay que dar paso a responder la cuestión de cómo hacer un diagrama de flujo bien planificado.

  1. El primer paso que se deberá hacer es el de recolección de información. Se tiene que tener muy claro qué partes forman parte del proceso y cómo se pueden relacionar entre sí para conseguir el objetivo final marcado.
  2. El segundo paso es saber qué tipo de diagrama se va a utilizar:
    • Diagrama de primer nivel. En él únicamente se muestran los procesos principales y su uso es para conocer a simple vista las etapas que forman parte del proceso.
    • Diagrama de segundo nivel. En él se detallan más los procesos, tales como puntos de espera, tomas de decisiones, retroalimentación….
    • Diagrama de ejecución. Este es el más completo de todos. En su forma de matriz se puede observar incluso quién se ocupa de cada paso del proceso.
  3. Una vez claro qué se va a incluir en el diagrama y con qué desglose, es el momento de empezar a plasmarlo todo de manera cronológica y lo más limpio posible, a fin de que quede un diagrama de flujo legible.

 

¿Por qué se deben emplear los diagramas de flujo?

Puede que, a priori, un diagrama de flujos parezca algo informal para llevar el control de una serie de procesos pero, lo cierto, es que son muchas las ventajas que se asocian a su uso por distintos motivos:

  • Ayudan a comprender e interiorizar mejor el proceso que se plantea, ya que al estar realizado con dibujos la comprensión y la memorización es más efectiva, incluso en aquellos procesos que se consideran más largos y tediosos.
  • Con un simple vistazo se pueden ver las oportunidades y los problemas que presenta el proceso.
  • Es una buena herramienta para la capacitación de nuevos empleados ya que, de manera fácil, explican la forma de proceder de la empresa en los diferentes procesos que tiene en marcha.
  • Muestra todas las transacciones que se realizan y todos los agentes que intervienen en ella, con lo que se puede llevar un mejor control de quién es el responsable de cada etapa.
    Detecta áreas de mejora, ya que permite estudiar en profundidad cada parte del proceso e identificar qué necesidades están atendidas, o no, en la actualidad.

 

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