Cómo hacer un mapa de procesos

La forma más común de encontrar un mapa de procesos es representado mediante un diagrama de flujo de trabajo. Su objetivo es aumentar la visibilidad sobre un proceso o una serie de procesos paralelos permitiendo detectar lo que funciona, para tomar la decisión de exportarlo a otras áreas, y también todo lo que se considera susceptible de mejorar, de forma que sea posible poner las medidas necesarias para su corrección a tiempo.

La importancia del mapa de procesos

Un mapa de procesos es una representación gráfica de la secuencia de acciones de ue se compone cada proceso. Su importancia radica en su potencial para:

  •  Ayudar a aprender del trabajo que se está desarrollando: permitiendo detectar los puntos fuertes, para exportarlos a otras áreas y/o procesos e identificar las debilidades, para trabajar en ellas y eliminarlas o minimizar su impacto negativo en los resultados finales.
  •  Alcanzar una mejor comprensión de las implicaciones de cada proceso: ya que el mapa de procesos es el punto de partida para cualquier análisis orientado a la toma de acciones de mejora y el primer paso hacia la generación de ideas que permitan la optimización.
  •  Documentar los factores que influyen en cada proceso y su ejecución: de esta forma se obtiene una referencia sobre la que trabajar para mejorar el rendimiento y ganar alineación con la estrategia empresarial.

La relevancia que un mapa de procesos tiene para la organización depende en gran medida del proceso que se siga para su elaboración. Si se buscan resultados enriquecedores es necesario partir de un buen conocimiento del negocio y sus objetivos y contar con la participación de los equipos de trabajo, para que aporten su punto de vista y completen la perspectiva que se va a obtener sobre la organización y su funcionamiento interno.

mapa de procesos

Créditos fotográficos:  “Cartoon Businesswoman With Business Plan” by iosphere

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Cómo construir el diagrama sobre el que se estructura el mapa de procesos

La construcción de un diagrama de flujo de procesos requiere de siete pasos, que se detallan a continuación:

1. Establecimiento de los límites. Es imprescindible conocer de dónde parte y hasta dónde llega cada proceso. Para ello hace falta plantearse dos cuestiones: ¿Dónde comienza el proceso? y ¿Dónde termina?

2. Descripción de las tareas. Para profundizar en cada proceso se necesita saber de qué tareas y/o actividades se compone. Hay que ser capaz de responder a las siguientes preguntas:

  •  Descripción de la tarea: información suficiente para comprender el flujo del proceso.
  •  Detalles relevantes: datos que aporten luz sobre los puntos de decisión.

3. Determinación del orden de las tareas. Es el momento de secuenciar los pasos y para ello se puede utilizar el conocido método de los post-its, que permiten realizar ajustes posteriores, en los casos en que se considere necesario. Se recomienda no comenzar a dibujar las flechas hasta más tarde.

4. Incorporación de la simbología específica. Dibujar los símbolos apropiados es la única forma de universalizar el acceso a la información que se muestra en el mapa de procesos. Para ello se puede empezar con los símbolos básicos:

  •  Óvalos: significan entrada, si se sitúan al iniciar el proceso o salida, cuando se ubican en el final del proceso.
  •  Cajas o rectángulos: muestran una tarea o actividad realizada en el proceso.
  •  Diamantes: arrojan atención sobre los puntos del proceso donde es requerida una decisión.
  •  Flechas: indican el flujo de dirección del proceso y, por lo general, sólo hay una por cada caja de actividad, excepto en los casos en que se necesita decidir sobre algún aspecto. Si hay flechas de retroalimentación, éstas deben hacer bucle y conducir de vuelta a la caja de entrada.

5. Diseño del sistema. Llegados a este punto se pueden sentar las bases del modelo sobre el que se trabajará dibujando gráficos utilizando que muestren el enfoque apropiado. Así:

  •  Entrada: se ha de utilizar la información basada en las personas, máquinas, materiales, métodos y entorno.
  •  Proceso: empleando subconjuntos de los procesos en serie o en paralelo.
  •  Salida: aquí se expresan los resultados deseados.
  •  Control: es donde se aplican las reglas de negocio.
  •  Comentarios: completan la información expuesta en el mapa de procesos.

6. Verificación de la integridad. Hay que poner los medios necesarios para realizar comprobaciones posteriores que ayuden a conocer la consistencia y calidad de la información recogida en el diagrama y para ello se deben aportar datos sobre la fecha, la autoría o la información gráfica, que faciliten la referencia.

7. Finalización del diagrama de flujo. El punto final en la elaboración del gráfico es el primero de la utilización del mapa de procesos como tal. Antes de considerarlo acabado hay que lograr el consenso entre las partes que intervinieron en su elaboración, eliminar duplicidades o redundancias y llenar vacíos de información, cuando se localicen.

El propósito del mapa de procesos es aumentar la comprensión sobre los procesos gracias a diagramas que simplifican la presentación del contenido ayudando a conocer:

  •  Los puntos donde se puede mejorar.
  •  Las áreas susceptibles de aumentar su eficiencia.
  •  Los medios para ofrecer un mejor servicio al cliente.
  •  Los procesos que mejores resultados dan.

Por eso, en la construcción de un mapa de procesos hay que tener en cuenta cuatro puntos importantes:

1. Un mapa de procesos debe secuenciar y reflejar las tareas y actividades en la forma en que se desarrollan en la realidad y no representar gráficamente el escenario deseado o el que se aspira alcanzar.

2. El mapeo de procesos es una iniciativa dinámica y se debe abordar como tal, fomentando la introducción de cambios y facilitando su actualización, cuando sea necesario.

3. Cualquier mapa de procesos debe tener un inicio y un final, la secuencia no puede quedar abierta ni incompleta.

4. No existe una única forma correcta de hacer un mapa de procesos. Esta herramienta se ha de usar para comprender mejor el modo de trabajar de la organización y, así como existen múltiples modelos de empresas, también tiene que haber un tipo de mapa de procesos para cada una.

 

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