La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa; asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con proveedores.

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Funciones del departamento de compras

Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad, reducir el costo final de los productos es también un objetivo a conseguir, además de otros objetivos que pueden hacer que aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa. Estos objetivos del departamento de compras son los siguientes:

Reducir costos, uno de los principales objetivos del departamento de compras

Controlar el costo de los bienes y servicios es uno de los objetivos principales de la gestión de compras, ya que conseguir que  se reduzcan los costos  podría suponer un aumento en la productividad y una mayor rentabilidad de las operaciones. Es por esto que cobra un importante valor el hecho de realizar evaluaciones del precio de manera constante.

Para las grandes empresas negociar por volumen de compra a partir de un buen control del inventario es lo ideal; en cambio, para las pequeñas o medianas empresas, lo mejor es escoger aquellos proveedores que nos permitan negociar los precios.

Buscar alternativas a las fuentes de suministros que ya tenemos

La estrategia del departamento de compras será clave en este objetivo, ya que se buscarán  alternativas de suministro para que aumente la capacidad de negociación y,así, minimizar el precio/costo de los materiales.

Mejorar la negociación con proveedores

El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con los proveedores sean exitosas o no productivas. Hay que intentar escuchar a los proveedores y saber llegar a un acuerdo que nos permita negociar el mejor precio posible. Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros en caso de que los materiales que  necesitemos escaseen y los necesiten varias empresas. En este punto es imprescindible realizar una buena negociación con proveedores ya que esto ayudará al mejor funcionamiento de la empresa en general., ya que se conseguirá un departamento de compras más eficiente y eficaz.

Integrar el departamento de compras al resto de departamentos

La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las empresas, sino que debería formar parte del puzzle empresarial. El departamento de compras está estrechamente unido a estos otros departamentos:

  • Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas.
  • Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos departamentos.
  • Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas y el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.
  • Finanzas. Es fundamental que  los niveles de materiales se mantengan y realizar una  estimación del capital de trabajo que se requiere.
  • Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa.

El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y las decisiones que toma este departamento son fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas empresas. Por ello, es de vital importancia plantear un diagrama de flujo del departamento de compras que abarque todo el proceso y que deje claro todos los pasos a seguir. De esta forma, y gracias al diagrama de flujo del departamento de compras, se conseguirá una estructura más clara y definida y una mejor gestión de compras, del tiempo y los recursos, con el impacto que esto puede tener también sobre los costes del departamento.

 Objetivos de compras a tener en cuenta

Como siempre, es imprescindible marcarse unos objetivos para saber si el departamento en sí cumple sus funciones y va según lo previsto y, con los objetivos de compras no podía ser diferente. Son muchos los objetivos del área de compras que puedes marcarte, siendo los siguientes algunos de los más importante.

  • Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de distribución. Éste es quizás uno de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.
  • Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar que nunca hay roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en marcha.
  • Aumentar la rotación de activos.
  • Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca se van a quedar sin stock.
  • Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir el resto de objetivos del área de compras.
  • Velar por una correcta integración con el resto de departamentos de la empresa.
  • Mantener el registro de los datos actualizado.
  • Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

Estos objetivos de compras son orientativos y, para que sea fiel con la empresa deberán involucrarse a nivel general y, por supuesto, que estén coordinados con el resto de objetivos de otros departamentos.

 

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