En plena era digital, no hay cadena de suministro que pueda permitirse el trabajar sin un repositorio centralizado de datos. El data warehouse es una parte integral de supply chain al recoger datos transaccionales que se emplearán principalmente para el análisis, aunque no únicamente. Estos datos agregados, organizados, catalogados y estructurados están listos para responder a consultas de todo tipo, ya se orienten a la investigación, ya tengan un fin de corte transaccional. Además, entre sus funciones también puede se encuentra la de recuperación de información.

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Créditos fotográficos: istock tonefotografia

Un almacén de datos recoge la información procedente de los distintos sistemas de origen. Datos heterogéneos, que llegan desde una variedad de fuentes y que se reúnen de manera centralizada en un data warehouse de fácil acceso.

Nada tiene que ver este elemento con una base de datos, una confusión que debe aclararse en ocasiones, ya que sus características difieren de las de esta última, además de por el volumen de información que puede contener y por tener capacidad para recoger tanto registros históricos, como datos transaccionales;  por aspectos como:

  • El almacén de datos depende de múltiples sistemas de origen. Un data warehouse está poblado por al menos dos sistemas de origen, sistemas de transacción y de producción. Algunos de ellos son el ERP, el CRM, los sistemas de facturación, sistemas de registro o sistemas de programación. Estos sistemas fuente pueden ser internos o externos.
  • Da soporte a las necesidades analíticas de toda la organización. Los almacenes de datos están diseñados específicamente para permitir el análisis de datos a través de los procesos de negocio, ocupándose de relacionar datos de distintas procedencias para nutrir al usuario de negocio que consume información.
  • Facilita la elaboración de pronósticos. Un data warehouse está diseñado específicamente para ayudar a identificar tendencias y relaciones en los procesos de negocio que, de no contar con un repositorio centralizado, quedarían ocultas y serían desconocidas para la organización. De esta forma, apoya a la función de reporting, que gana en visión y, por tanto, en calidad y precisión.

El data warehouse es como la biblioteca viva de la cadena de suministro, donde la información no deja de entrar y actualizare, para salir facilitando una mejor comprensión del negocio y estimular la generación de nuevos conocimientos.

 

Ventajas de contar con un data warehouse

Los beneficios de disponer de un data warehouse tienen que ver con:

  • Ahorro de tiempo: analizar grandes cantidades de datos en pocos minutos, tener un acceso fácil y sencillo a la información, disponer de un repositorio centralizado donde se conservan todos los activos informacionales de la organización, que ya no hay que buscar en diferentes sistemas. El rendimiento de los usuarios de negocio, en cualquiera de los componentes  ela cadena de suministro, se ve impulsado gracias a esta agilidad.
  • Calidad de la información: el data warehouse contiene datos que, de no disponer de él, no podrían recogerse por cuestiones de capacidad, y, al mismo tiempo, conserva los registros históricos procedentes de sistemas heredados. Todos estos datos son sometidos a procesos de limpieza y data matching que permiten evitar duplicidades, inconsistencias y otros problemas que, de otra forma, quizás no se hubiesen detectado.
  • Versión única de la verdad. El data warehouse es el precursor de la toma de mejores decisiones en la cadena de suministro. Contar con este almacén de datos donde se reúne la información procedentes de todos los sistemas es la mejor garantía de la desaparición de los dilos departamentales, que provocan la pérdida de objetividad en la interpretación de los datos y conducen a una visión parcial. Los almacenes de datos han permitido que exista una dependencia de la objetividad, que desplaza a la intuición a la que muchas veces se había tenido que recurrir para suplir las carencias en el conocimiento extraído de los datos.
  • Mejora en los procesos de negocio. Los almacenes de ayudan a mejorar los procesos existentes y también permiten identificar desviaciones. De esta forma, no sólo es posible practicar ajustes a tiempo sino que, las mejores prácticas detectadas en relación a la gestión de los datos, se pueden exportar a toda la organización.
  • Apoyo estratégico. En última instancia, el data warehouse, permite que la empresa funcione más eficazmente como una empresa orientada al cliente global, al facilitar el cumplimiento de objetivos estratégicos y su seguimiento, lo que supone una parte importante de la estrategia de negocio.

Sin embargo, para que el data warehouse sea tan eficaz como se espera, en el proceso de diseño hay que tener en cuenta:

  1. La heterogeneidad de los usuarios finales: sus habilidades, la frecuencia de interacción y el propósito de los accesos al data warehouse serán muy distintos, dependiendo del rol profesional dentro de la cadena de suministro. El diseño del almacén de datos ha de permitir que este recurso garantice los mismos niveles de utilidad a todo el mundo.
  2. Las necesidades usuarias: el modelo de data warehouse definitivo, el que se decida implementar, ha ser fruto de la investigación interna. Todos los usuarios de negocio han de participar en esta fase de creación aportando sus sugerencias y, sobre todo, informando acerca de sus necesidades en materia de consumo de información.
  3. El acceso: además de las autorizaciones de acceso y las restricciones a determinado tipo de datos que se decida aplicar; es esencial que la interfaz sea sencilla, esté bien definida y sea intuitiva ya que, de este modo, los usuarios de negocio de supply chain podrán lanzar sus consultas y acceder a los datos que necesitan de forma directa y en autoservicio.
  4. Los metadatos: los datos sobre los datos tienen la función de poner orden en un universo de información. Sin estas etiquetas, que deben incluir definiciones, no sería posible identificar los datos a los que se está recurriendo y, esta falta de comprensión restaría eficiencia a cualquier proceso en el que el data warehouse interviniese. No pueden faltar en el diseño del almacén centralizado de datos.
  5. El apoyo de las unidades de negocio. El consenso es importante a la hora de implementar un almacén de datos para evitar que determinadas unidades de negocio lo vean como un problema que les va a restar comodidad. Además de fomentar la participación de los diferentes componentes de la cadena en el proceso, sería interesante definir un programa de formación que complemente el proyecto de data warehouse, instruyendo a los usuario finales en el aprovechamiento de este valioso recurso.

 

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