EDI: del intercambio de datos a la integración de negocio

La estandarización de los formatos en que se recogen los datos es uno de los grandes desafíos en el mundo de las interacciones de negocios. Al menos, hace una década suponía un serio inconveniente. Las dificultades para transferir datos de PC a Mac o viceversa o para recibir archivos con el formato correcto no pueden frenar la integración entre empresas. Para resolver estos problemas de interoperabilidad, la industria de la tecnología creó estándares B2B, EDI (electronic data interchange) entre ellos. EDI, que apareció en los años 70, fue el primer estándar ampliamente utilizado con este objetivo. Veinte años después se introdujo XML, otra alternativa con la misma finalidad.

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La utilización de la alternativa XML (Extensible Markup Language) se basa en el uso de software para facilitar la mensajería electrónica entre varias aplicaciones SCM o ERP. Aunque la modalidad XML se adhiere a los mismos estándares de transacciones EDI, lo cierto es que, para muchos, permiten una aplicación más transparente a la integración de aplicaciones de datos.

La idea detrás de los estándares es que todas las empresas de una industria en particular puedan compartir información electrónicamente utilizando un lenguaje común:

– Los datos de un sistema ERP de Oracle se pueden extraer en su formato nativo para convertirse después a XML.

– Los mensajes XML pueden compartirse en una plataforma accesible a los socios de negocio.

– Cada uno de ellos puede transformar XML en el formato de la aplicación empresarial que empleen.

 

Tipos de EDI

No existe una única opción en lo que se refiere a electronic data interchange (EDI), lo mismo sucede con XML. En sus inicios, se utilizaron diferentes estándares EDI y XML en cada país aunque, en los últimos años, la industria ha convergido en los siguientes formatos:

– UN / EDIFACT: el estándar principal apoyo de las Naciones Unidas.

– ANSI X12: estándar común adoptada en los EE.UU., Canadá y Australia.

– TRADACOMS: utilizado principalmente en el Reino Unido

No obstante, hay que tener en cuenta que cada industria en particular ha desarrollado sus propios EDI y XML. Ejemplo de ello son los siguientes:

– CIDX: para los productos químicos

– ODETTE: desarrollado en el Reino Unido para la industria del motor.

– RosettaNet: para el sector de alta tecnología.

– GUSI: orientado a productos de consumo.

– SPEC2000: que se centra en el sector aeroespacial.

 

Cómo escoger entre los diferentes tipos de EDI

Más que cómo escoger la pregunta suele ser “qué escoger”. Pese a que los criterios de selección a la hora de decantarse por una opción u otra giran en torno a la experiencia de una empresa, su madurez tecnológica, el ámbito geográfico y de negocios de la ejecución, o los parámetros de costo y de tiempo asociados con la implementación; lo cierto es que la mayoría de veces no se tiene otra opción que atender al sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) que usan los clientes, o el preferido por ellos.

Esto significa que se precisa llevar a cabo una serie de acciones:

  1. Mapear los campos de datos desde la aplicación de negocio en los campos correspondientes de la norma de la industria elegida (sea EDI o XML en alguna de sus variedades).
  2. Convertir posteriormente cada mensaje al formato adecuado.

Este mapeo y traducción seguramente tendrá dos direcciones, una la de los datos enviados por los clientes a la propia organización y otra, que es la de la información que el negocio envía a sus proveedores, los cuales también deberán llevar a cabo estas acciones.

Después de la selección de protocolos de transferencia informacional y del traspaso de datos que corresponda, el paso final en el proceso de integración con los socios de negocios es el hacer efectiva la recepción y procesamiento de datos intercambiados. Si existen limitaciones para aceptar mensajes EDI o XML, como suele suceder en empresas de menor tamaño, la información a transferir se puede poner a disposición del receptor a través del cloud o de la web corporativa, si cuenta con un área de acceso seguro restringido para usuarios con el nivel de autorización requerido.

 

El futuro sigue siendo EDI

Mientras que el intercambio electrónico de datos (EDI) no suele integrarse directamente con el sistema de gestión de la cadena de suministro (SCM, del inglés supply chain management), los dos pueden coexistir en base a un sistema ERP. La integración de EDI y SCM conduce a una mejor comunicación con los proveedores y clientes que beneficia a toda la cadena de principio a fin, reportando ventajas que se notan en el supply chain en términos de:

Agilidad: por la reducción de grandes volúmenes de documentos que permite adaptarse mejor al dinamismo del entorno actual de las operaciones.

Velocidad de respuesta: al mejorar el flujo de transacciones e información entre los distintos procesos de SCM y la variedad de aplicaciones de software que intervienen en las operaciones.

Ahorro: y también sostenibilidad, que se consiguen al eliminar la necesidad de registrar las transacciones en formato papel.

Minimización del riesgo: ya que supone una forma realmente efectiva de intercambio informacional que fomenta la actualización y reduce la tasa de errores, siempre que se tenga la precaución de garantizar el nivel de protección del dato necesario y se cumplan los preceptos legales aplicables.

Esta fusión acelera la transferencia de los procesos electrónicos de negocios más comunes, como órdenes de compra, autorizaciones de embarque, reconocimientos de embarque, notificaciones avanzadas de envío o facturas. Eso sí, existe una regla a observar que es que las transacciones que se produzcan entre el sistema EDI y el SCM deben cumplir con los formatos de documentos estandarizados previstos en las normas internacionales.

 

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