Ejemplo de manual de calidad para la gestión de proyectos logísticos

La gestión de proyectos logísticos es una actividad compleja que incluye una serie de procesos y servicios, específicos y concretos, y que persigue, en el sí de cualquier compañía —pero especialmente en aquellas en las que la logística juega un papel central, o en las que conforma su actividad principal de negocio—, proporcionar soluciones viables para que cada proyecto logístico en el que se halle involucrada se lleve a cabo con la máxima eficiencia y procurando la mayor optimización de recursos posible. Para ello, hoy mostraremos las claves que nos permitirán elaborar un buen ejemplo de manual de calidad que nos sirva para aplicar a la gestión de proyectos logísticos de cualquier empresa comprometida con sus servicios de logística.

Antes de proceder con la cuestión que nos ocupa, sin embargo, debemos recordar que en la gestión de este tipo de proyectos entra en juego la aplicación de las conocimientos, las capacidades, las herramientas y las técnicas que los expertos en logística estimen más oportunos para ofrecer un servicio de calidad a los clientes de la compañía, teniendo siempre muy presente que es en este ámbito, la logística, en el que se da un mayor contacto directo con los mismos y, por lo tanto, donde reside en gran medida el factor determinante de la imagen corporativa que se ofrezca. No tratamos, pues, una cuestión menor.

manual de calidad ejemplo

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Las claves para elaborar un buen ejemplo de manual de calidad para la gestión de proyectos logísticos

En primer lugar, y valga como introducción previa a la elaboración de cualquier manual o estándar de calidad, no podemos olvidar que los proyectos logísticos se pueden clasificar en dos grandes grupos principales: proyectos macrologísticos, centrados en el diseño de estrategias logísticas estudiadas desde una perspectiva amplia y que toman en consideración diversos aspectos macroscópicos —por ejemplo, proyectos desarrollados con el fin de atender grandes zonas de distribución—, y proyectos micrologísticos, centrados en el diseño, la implementación y la gestión de cadenas de suministro y actividades logísticas que atienden aspectos concretos a nivel interno de la compañía.

Así, nuestro ejemplo de manual de calidad debería contemplar estos dos aspectos de la logística y atenderlos aplicando un mismo proceso de diseño a cada tipo de proyecto que figure en él. Este proceso no es distinto a los que se siguen para elaborar cualquier manual de calidad de procesos y actividades corporativas; no obstante, en cada una de las fases que se detallan a continuación se deben ver reflejadas las necesidades logísticas de la compañía a las que se pretende dar respuesta:

  1. Planificación

  2. Ejecución

  3. Monitorización y control

  4. Evaluación y cierre

Claro está que la elaboración de un buen ejemplo de manual de calidad para la gestión de proyectos logísticos no solo requiere experiencia y conocimientos en el ámbito de la logística, sino también —y sobre todo— en el campo más general de la gestión de proyectos, en el que arraiga el principal valor que aportan los manuales de calidad de esta naturaleza: capacitar a los directores de proyecto de una herramienta para la estandarización de la calidad de los procesos y las actividades que caben bajo su mando. Nos remitimos, pues, a la guía PMBOK elaborada por el Project Management Institute (PMI), y en concreto a las distintas áreas de conocimiento y gestión que contempla como necesarias para una correcta administración de proyectos, y que por supuesto deberían también ejercer un rol importante e intervenir de un modo crucial en la elaboración de nuestro ejemplo de manual de calidad:

  • Integración: en esta consideración entran todos aquellos procesos y actividades relacionados con la logística que cabe analizar, identificar, definir y agrupar con vistas a su integración bajo un mismo mando administrativo.

  • Alcance: justa y precisa evaluación del trabajo necesario para llevar a cabo cada proyecto logístico contemplado en el manual.

  • Tiempo: cálculo del tiempo necesario requerido por cada proyecto para que concluya y cierre cumpliendo con los estándares de calidad exigidos.

  • Costes: medición de costes y elaboración de presupuestos ajustados —y realistas— para cada tipo de proyecto.

  • Calidad: definición de competencias y cargos de responsabilidad en los distintos niveles de ejecución de cada proyecto, sobre los que recaiga la carga del compromiso con la obtención de la calidad esperada en su desarrollo y ejecución.

  • Recursos humanos: atiende a la gestión de los equipos humanos implicados en la ejecución y el desarrollo de cada proyecto.

  • Comunicación: establece los mecanismos que garantizan una correcta y óptima transmisión de toda la información relacionada con la ejecución y el desarrollo de cada proyecto logístico.

  • Riesgos: gestión, análisis, monitorización y control de los riesgos que puedan comprometer los procesos relacionados con cada proyecto logístico, o derivarse de ellos.

  • Adquisiciones: un área estrechamente relacionada con la de costes, en la que deben contemplarse todos aquellos elementos, equipamiento, herramientas y servicios externos que hay que incorporar a los procesos implicados en cada proyecto logístico para que se lleve a cabo con la máxima optimización.

  • Skateholders o inversores externos: medidas necesarias que cabe implementar para detectar y «reclutar» a posibles agentes externos interesados en invertir en cada tipo de proyecto, con expectativas e intereses directa o indirectamente relacionados con el devenir de los procesos y las actividades implicadas.

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