Cuando un responsable se ocupa de la gestión de compras existen muchos temas que debe tratar, pero ¿Qué es lo que estimula a que se necesite comprar para seguir con la actividad empresarial?

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Créditos fotográficos: istock Mikko Lemola

Existen 5 etapas del proceso de decisión de compra:

Lo primero de lo que se ocupa la persona encargada de la gestión de compras, es de reconocer si existe alguna necesidad. La decisión de compra empieza en el momento que el responsable se da cuenta de que existe una necesidad de adquirir o bien un producto o bien un servicio, para que la actividad empresarial siga su curso con total normalidad.

Después de detectar la necesidad, la persona a cargo de la gestión de compra debe recopilar información de todos los posibles proveedores. Tendrá que buscar a los proveedores, conocerlos, averiguar la oferta que tienen, las formas de proveer, características del contrato de aprovisionamiento, precios, etc.

Posteriormente se configurarán las alternativas. Una vez seleccionada toda la información habrá que evaluarla y determinar qué posibles proveedores serán los más indicados para abastecer a la empresa. Habrá de establecer los criterios de selección y en base a estos acotar el rango de decisión para llegar a un número reducido de proveedores.

Una vez se han analizado, evaluado y acotado las alternativas, se adentra de pleno en la decisión de compra que abarca un grupo de características tales como:

  • El proveedor
  • La cantidad que se va a comprar
  • El precio de la compra
  • Forma de pago
  • El transporte
  • Fecha y lugar de la entrega
  • Singularidades del producto, envase, embalaje etc.

Realización de la compra. Una vez ya se han zanjado todos los parámetros relativos a la transacción, si las dos partes están de acuerdo, se ejecutará la compra. Esta fase es significativa, ya que es cuando se consigue materializar la compra y exige la vigilancia por parte del encargado de la gestión de compras para que realmente cumpla con todas las características de la decisión de compra.

Por último el responsable de compras deberá hacer un seguimiento de la compra realizada a lo largo de todo el proceso de producción, para detectar cualquier fallo o falta de calidad y así poder reclamarlo y tenerlo en cuenta para futuros aprovisionamientos.

 

La importancia de la calidad en la gestión de compras

Cuando una materia prima es adquirida por un productor, ésta debe poseer la calidad exigida para que no afecte a la calidad de la cadena de suministro y que el proceso se lleve a cabo de manera exitosa.

La calidad debe ser la base en la gestión de compras, de esta forma ha ido cobrando importancia la aplicación de las normas ISO por parte de la mayoría de los fabricantes, distribuidores y proveedores que recurren a su certificación.

La empresa proveedora, tiene el deber de garantizar que sus productos complen con las obligaciones de compra específicos ya que las aptitudes de los materiales comprados repercutirán notablemente en el producto final que el cliente adquirirá.

Para conseguir que la compra ejecute su objetivo de manera fiable, es necesario confeccionar un proceso de compras determinado, que defina todas las tareas y obligaciones del departamento encargado de la gestión de compras. Y este mismo departamento será el encargado de ejecutar y establecer las imposiciones que estipula el manual de calidad que contiene la norma ISO 9001.

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