Gestión de stocks: claves para minimizar costes

La gestión de stocks en cualquier empresa se ve afectada por las demandas interna y externa, por lo que depende de diversos factores que han de ser previstos, conocidos y evaluados si se desea alcanzar un equilibrio óptimo entre costes, productividad y competitividad. Las claves de la gestión de almacén pasan por dominar los distintos métodos para administrar el stock, pero también implican la necesidad de conocer el modo de realizar los cálculos que permitan minimizar gastos y riesgos.

Gestión de stocks

 

Gestión de stocks y ahorro de costes

Cuando el mercado dispone una discordancia entre el ritmo de generación de productos y el de ventas, algo habitual en la mayoría de los casos, es preciso afinar la gestión de almacén para lograr:

  • Minimizar el riesgo.
  • Reducir costes.
  • Optimizar el transporte.
  • Mejorar la capacidad de distribución.
  • Prever las fluctuaciones a que demanda y oferta pueden verse sometidas.

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Sin embargo, uno de los mayores desafíos de la gestión de stocks es equilibrar los gastos a los que se debe hacer frente, que pueden dividirse en tres grupos:

  • Costes de aprovisionamiento: aparecen cada vez que se lanza un pedido de abastecimiento. Comprende los gastos propios del pedido (valor unitario del artículo solicitado multiplicado por las unidades), los de su emisión y los de su recepción.
  • Costes de almacén: hacen referencia a todos los gastos relacionados con las instalaciones y el personal. A la hora de preceder a su cálculo hay que tener también en cuenta otros factores como los riesgos de deterioro y/o robo, los seguros que se han de contratar, la obsolescencia, y el coste de oportunidad del capital.
  • Costes de demanda insatisfecha o rotura de stock: que se calcula en función de los gastos de carencia y rotura, referidos al coste de pérdida de imagen ocasionado por el mal servicio a un cliente y el coste de no disponer de mercancía suficiente para dar servicio que ocasiona la pérdida de un cliente que acude a la competencia, respectivamente; ambos muy difíciles de cuantificar por su carácter eminentemente intangible.

Métodos de cálculo de costes más empleados en la gestión de stocks

Existen varias metodologías asociadas al cálculo de costes que la gestión de almacenes requiere. La elección de una u otra dependerá de las necesidades y características de cada tipo de empresa. Los 6 métodos más empleados en la planificación y gestión de stocks son:

  • Método minorista.
  • Método de la media ponderada del precio: para calcular el valor total de los stocks se halla un costo unitario promedio que se aplica a todas las unidades en el inventario final. Se presume que la venta de los stocks se producirá de forma simultánea. Es el más indicado cuando se tienen almacenadas grandes cantidades.
  • Método FIFO (First In First Out): este método asume que los primeros bienes adquiridos serán los primeros en ser vendidos, y que los que se compren con posterioridad se venderán después. Suele ser utilizado en negocios de pequeño tamaño.
  • Método LIFO (Last In First Out): a diferencia de la opción anterior, este método propone el funcionamiento opuesto. Los primeros bienes comprados se venderán los últimos y los que se adquirieron de forma más reciente serán sujetos a su venta a la mayor brevedad.
  • Método LPP (Latest Purchase Price): implica que el coste de reposición en el momento presente equivaldría al del último precio que se pagó por cada producto.
  • Método APP (Actual Purchase Price): este método es el más preciso de todos ya que exige que, para determinar el valor de un producto en stock, se acuda al precio por el que esa unidad en particular fue adquirida.
  • Método BNM (Bottle Neck Method): se basa en métodos probabilísticos más que estadísticos y por ello depende de una planificación muy exigente.

Gestión de stocks

Otra alternativa que simplifica en gran medida la gestión de stocks es la utilización de softwares especializados. Entre los más recomendables se encuentran:

  • inFlow
  • Inventoria
  • iMagic Inventory
  • Inventory Power
  • Inventory Tracker Plus

A la hora de elegir un software para llevar a cabo la gestión de stocks, hay que prestar especial atención a la capacidad que la herramienta elegida ofrece de adaptarse a las necesidades de la empresa ya  su desarrollo. Las circunstancias y exigencias del negocio evolucionan a la vez que la organización y ello se debe prever en el momento de seleccionar el mejor software, sobre todo cuando esta elección implica una inversión.

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