Gestión por procesos y eficiencia: diseñando el modelo óptimo

Una buena gestión por procesos no se basa en teorías, ni es algo estático. En la gestión de proyectos logísticos, esta forma de entender el management hace referencia a la monitorización continua del rendimiento de cada uno de los procesos con el objeto de alcanzar su optimización. En la práctica, la gestión por procesos se encuentra con dificultades relacionadas con el propio contexto de negocios actual, donde las interacciones ganan en dinamismo y la coordinación se complica.

La gestión por procesos busca alcanzar dos objetivos, imprescindibles en logística:

1. Capacidad de respuesta, que se demuestra en los siguientes cinco ámbitos:

  •  Logrando hacer frente a amplios rangos de cantidades demandadas cuando sea preciso.
  •  Cumpliendo con fechas de entrega ajustadas.
  •  Administrando, si se requiere, una gran variedad de productos.
  •  Innovando e investigando nuevas alternativas.
  •  Ofreciendo siempre un alto nivel de servicio.

2. Eficiencia: como equilibrio entre coste y servicio ofrecido.

gestión por procesos

Créditos fotográficos: “Tablet Pc With Business Concept” by suphakit73

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La importancia de la gestión por procesos

Un proceso de negocio comprende el uso coordinado de actividades y recursos, orientado a proveer valor al cliente (interno o externo) en modo tangible o intangible. Según una reciente encuesta de Gartner Executive Programs, en la que participaron 1.400 CIOs, se demuestra que la mayor prioridad para las organizaciones es la optimización de los procesos de negocio. De ahí la importancia de la gestión por procesos, que provee de esta capacidad a las empresas que la implementan adecuadamente, permitiéndoles:

  •  Definir las reglas de negocio y establecerlas en un modo y formato que permite a los usuarios su interacción con ellas desde la máxima comprensión.
  •  Adquirir la capacidad de monitorizar el estado de los sistemas de negocio, pudiendo identificar cuellos de botella y tomar acción sin demora.
  •  Llevar a cabo un reporting de calidad, que provea de información competa, basada en datos consistentes y capaces de aportar conocimiento.
  •  Aplicar cambios dinámicamente, cuando sea necesario, minimizando el riesgo.

Gestión por procesos: qué buscar y qué evitar

Al diseñar un modelo de gestión por procesos hay que tener en cuenta las necesidades de la organización, sus peculiaridades, su trayectoria, su visión y su misión. Generalizar no debería ser una opción y, sin embargo, sí que es posible aplicar algunas directrices comunes a todos los ámbitos.

La gestión por procesos debe buscar la eficacia, la eficiencia y dotar a la empresa de la capacidad de adaptarse a un entorno en constante cambio. Para ello es necesario que parte de sus esfuerzos se concentren también en:

  •  Reducir el error humano: ya sea mediante la automatización de los procesos, la elaboración de documentación o la aplicación de técnicas de capacitación y reciclaje profesional, entre otras.
  •  Evitar la falta de comunicación: procurando un flujo continuo en el que los medios son importantes y siempre deben velar por la apertura de los canales, dando a la retroalimentación la importancia crítica que merece.
  •  Prevenir que los distintos grupos de interés se centren en su propias necesidades: tratando de, a través de la cultura de empresa y un liderazgo proactivo, hacerles conscientes de su papel y de la influencia de sus acciones para la consecución de metas de negocio, algo que va mucho más allá de sus roles.

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