La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite convertir un documento en papel en una imagen digital gracias a procesos que conllevan técnicas fotoeléctricas o de escáner. El objetivo de estos procesos es mejorar la prestación de servicios y facilitar las condiciones de trabajo. La digitalización de documentos se lleva a cabo de manera paulatina en las empresas para automatizar diferentes procesos e integrar los sistemas de información.

digitalización de documentos

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Los procesos de digitalización, además de afectar a los documentos en papel, también pueden tener lugar en muchos otros tipos de documentos y fuentes como fotografías, audios o videos entre otros, ya que el procedimiento es el mismo, y se basa en las mismas premisas; convertir un documento analógico en uno digital, es decir, transformarlo en una representación binaria del documento original. Muchos documentos están siendo digitalizados en la actualidad para asegurar su conservación, pero también hay que tener en cuenta los derechos de autor.

La digitalización de documentos debe tener en cuenta la adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación y la normativa vigente sobre digitalización y derechos. Además, es necesario disponer de las herramientas informáticas necesarias (hardware y software) para llevar a cabo el proceso de digitalización de manera exitosa, y este cambio en el funcionamiento conllevará una necesaria adaptación de los empleados y del equipo de trabajo al mismo, para actuar con la mayor eficiencia posible.

El proceso de digitalización surge como solución al problema de la acumulación de papeles y documentos, que además de ocupar un gran espacio al cabo de unos años, facilita la pérdida de datos y su difícil accesibilidad. Gracias a la digitalización las empresas han mejorado sus procesos, al disponer de una herramienta más ágil para el acceso a la información.

El proceso de digitalización está compuesto por unas determinadas fases. Para empezar, es necesario identificar y clasificar el documento, para después prepararlo para la digitalización. Tras llevar a cabo la captura o el escáner, el archivo ya tendrá una representación binaria, es decir, ya será un documento digital. Más tarde, tan solo quedará reconocer el archivo y sus datos y almacenarlo siguiendo un orden establecido que facilite su acceso.

Dentro del e-commerce y para las empresas que siguen estrategias omnichannel , la digitalización de archivos ha tenido una destacada importancia, ya que estos procesos se han podido llevar a cabo de manera eficiente gracias a la posible digitalización de todo tipo de archivos. Desde la gestión de inventarios hasta los procesos de distribución se han visto mejorados, tanto en calidad como en eficacia y velocidad, gracias a la digitalización. Además, estos procesos han servido también para mejorar la experiencia del cliente, y ofrecer servicios que favorecen el comercio electrónico, que presenta muchas ventajas para muchos consumidores. Por otro lado, los operadores logísticos han tenido que volverse más rápidos y flexibles, facilitando y agilizando procesos de distribución, venta y devolución.

 

Ventajas de la digitalización

  • La conservación de los documentos queda asegurada y estos no están expuestos a ningún riesgo de pérdida o deterioro.
  • Permite acceder a los documentos en cualquier momento a través de los diferentes medios digitales. Además, un documento determinado podrá ser consultado por más de una persona a la vez.
  • Optimización del espacio. La reducción del espacio ocupado por los documentos acumulados durante años será considerable gracias a la digitalización.
  • Permite gestionar los permisos concedidos para acceder a cada documento mediante claves y otros métodos de seguridad diferentes, restringiendo el acceso a solo personas autorizadas.

 

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