La implementación de los mapas de procesos

La flexibilidad es uno de los puntos clave para la gestión de proyectos logísticos y los mapas de procesos la herramienta que consigue hacerla realidad en la práctica. La aplicación de este método logra identificar las áreas que pueden marcar la diferencia entre la empresa y sus competidores, facilitando:

  •  Ahorro de costes.
  •  Impulso de la rentabilidad.
  •  Propuestas de valor.

mapas de procesos

  Créditos fotográficos: “World Travel Transport Concept” by Vichaya Kiatying-Angsulee

Cómo trabajan los mapas de procesos

Los mapas de procesos permiten a la empresa identificar los cuellos de botella a través de:

  •  La visibilidad que proporcionan: que ayuda a comprender los cómos y porqués de cada proceso.
  •  Identificación de las áreas de ejecución de cada proceso: que simplifican la toma de decisiones y aumentan su precisión.
  •  Determinación de los roles que interactúan en cada uno de ellos: facilitando la comunicación.
  •  La información que aportan: suficiente para detectar cómo unos procesos afectan a otros.

Además, aplicando la técnica de los mapas de procesos se consigue llevar a cabo una gestión ajustada de los mismos, ya que este método hace posible identificar fácilmente las actividades dentro de un proceso que no agregan valor. Con estos datos, la organización está en posición de decidir si desea aplicar alguna modificación o si prefiere eliminarlos, por resultar más conveniente.

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Implementación de los mapas de procesos

La implementación de los mapas de procesos se puede llevar a cabo en cinco etapas, de las que no se puede ni se debe prescindir. Son las siguientes:

1. Lanzamiento de la iniciativa cartográfica: en esta etapa se han de identificar todos los procesos y priorizarlos, en base a su impacto estratégico y financiero. Es recomendable que este proceso se lleve a cabo por un equipo formado por miembros de las distintas áreas, para que con su visión, enriquezcan los resultados. Una buena forma de comenzar es dividiendo los procesos por áreas, las cuales han de ser fundamentales para el apoyo a las operaciones. No hay que extrañarse si se descubre que la mayoría de los procesos están interrelacionados. La implementación de los cambios a través de las acciones y la colaboración de un equipo multidisciplinar ayudará a minimizar la resistencia al cambio.

2. Diseño del mapa de procesos: para llevar a cabo el diseño de los mapas de procesos se suele comenzar por una aproximación generalista, dibujando un mapa de alto nivel que identifica los principales vínculos internos y las áreas que pueden suponer cuellos de botella potenciales. En este gráfico se han de incluir también referencias a las relaciones clave con clientes y proveedores. Es el momento de comenzar la tarea de identificación de los inputs, flujos, puntos de decisión y outputs, prestando especial atención también a los flujos financieros y la información. La principal dificultad de esta etapa es el alcanzar un acuerdo sobre el establecimiento de prioridades.

3. Identificación delos cuellos de botella: los mapas de procesos cumplen una importante función de prevención de retrasos y esta fase es crítica para la consecución de dicho objetivo. Con la aportación de las diferentes perspectivas de los miembros del equipo se pueden detectar las áreas susceptibles de comprometer los resultados, para buscar la manera de optimizarlas, evitando que eso suceda.

4. Implementación de cambios en el proceso: una vez detectadas las áreas que pueden mejorar es momento de diseñar la forma de aplicar las optimizaciones.

5. Monitorización de resultados: cuando los mapas de procesos ya están implementados el ciclo comienza de nuevo. La mejora continua requiere de mediciones constantes que permitan, a la luz de los datos, detectar desviaciones para poder aplicar medidas correctoras. Este seguimiento necesita de indicadores, que habrán de determinarse previamente.

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