La mejora de procesos en 5 pasos

El producto ofrecido y la calidad del servicio son cruciales para mantener posición de mercado pero, a veces, con eso no basta. En ocasiones es necesario plantearse una mejora de procesos, que ayude a evitar algunos de los problemas más frecuentes derivados de la ineficiencia:

  •  Quejas por parte de los clientes.
  •  Mala reputación de la empresa.
  •  Falta de motivación entre la plantilla.
  •  Duplicación del trabajo.
  •  Tareas pendientes.
  •  Aumento de costes.
  •  Falta de aprovechamiento de los disponibles.
  •  Aparición de cuellos de botella, que inician la espiral de ineficiencia produciendo retrasos.

mejora de procesos

Créditos fotográficos: “Up Ladders Represents Overcome Obstacles And Blocked” by Stuart Miles

Si estas interesado en este tema, también te recomendamos la descarga de forma gratuita de nuestra guía sobre estrategia de marca blanca

PILL CTA - eBook - Innovación cds

Cómo llevar a cabo una mejora de procesos

Para prevenir la aparición de los problemas mencionados anteriormente, puede ser oportuno revisar y actualizar los procesos. Llevar a cabo una mejora de procesos eficaz es posible siguiendo los siguientes pasos:

1. Identificación de los procesos susceptibles de mejora: una vez decidido qué procesos se quieren mejorar, habrá que documentar cada paso de que se componen usando, por ejemplo, un diagrama de flujo, explorando cada fase en detalle y apoyándose en las personas que participan en él regularmente, para asegurarse de que no se prescinde de datos relevantes.

2. Análisis de procesos: es momento de investigar los problemas dentro de cada proceso. Para conseguirlo se debe investigar en las siguientes perspectivas:

  •  Satisfacción de cliente.
  •  Satisfacción de personal.
  •  Desarrollo de cuellos de botella.
  •  Aumento de costes y sus causas.
  •  Disminución de la calidad y sus causas.
  •  Aparición de retrasos y sus causas.

Tras estudiar cada una de ellas hay que hablar con los miembros de los equipos intervinientes en los procesos done se han detectado problemas, para llegar a su raíz y fomentar la participación de integrantes de otros equipos de trabajo, incluso de otras áreas que, dese su experiencia, puedan aportar ideas para la resolución de los problemas y la mejora de procesos y resultados.

3. Rediseño de procesos y consenso: detectados los problemas hay que proceder a su eliminación. Es necesario trabajar con las personas que están directamente involucradas en el proceso, enriqueciéndose con sus enfoques y haciéndoles participar en el cambio, lo que simplificará su gestión. Comenzando con una lluvia de ideas, el siguiente paso será reducir la lista de posibles soluciones, contextualizándolas y contrastándolas con las posibilidades reales. Puede comenzarse por la realización de un análisis de impacto, para comprender los efectos completos de las ideas de su equipo; y, a continuación, llevar a cabo un análisis de riesgos, que permita identificar posibles fallos dentro del proceso de rediseño. Estas pruebas ayudarán a comprender las consecuencias de cada idea propuesta, y le permitirá tomar la decisión correcta para todos, que habrá de lograrse por consenso.

4. Implementación y comunicación del cambio: es probable que la mejora de procesos de negocio implique el cambio de los sistemas, equipos o rutinas existentes. La planificación es clave y será necesario superar la resistencia al cambio inicial.

5. Revisión del proceso: pocas cosas funcionan a la perfección desde el principio, por eso, después de lanzar el nuevo proceso, es preciso monitorizar su evolución, para asegurarse de que las expectativas se cumplen. Al primer síntoma de pérdida de alineación con los objetivos marcados, habrá que tomar acción, para evitar agravar los problemas. Puede ser buena idea adoptar estrategias de mejora continua, como Kaizen, que multiplican la efectividad de la mejora de procesos, haciéndola sostenible.

Post relacionados:

CTA - eBook - Innovación cadena de suministro

Publicado en Haz crecer tu Supply Chain Etiquetado con:
CTA - BOFU Normal - LAT - Máster en Supply Chain Management