Negociación con proveedores en la gestión de compras

La gestión de compras de una empresa es fundamental para que el equilibrio económico de la misma sea el adecuado. El responsable de las compras debe llevar a cabo la negociación con los proveedores para que el acuerdo al que se llegue sea el más rentable posible para la empresa.

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Créditos fotográficos: istock daizuoxin

Las compras son una función muy importante en la cadena de suministro, ya que una organización podrá aumentar su margen de beneficios si lleva a cabo una política de aprovisionamiento óptima.

Por lo tanto el éxito de una organización obedece directamente a una excelente gestión de las compras de la misma. Los problemas más comunes con los que se puede encontrar la persona encargada de la gestión de las compras son:

  • Que no exista un determinado sistema de negociación.
  • Que no se lleve a cabo una detenida selección de los proveedores.
  • Que no se valoren a estos proveedores.
  • Desconocimiento de los productos que se adquieren.
  • No conocer las previsiones de ventas, y no tener control en la planificación de la producción.

Visto esto, una correcta gestión de las compras permitirá incrementar los beneficios de la empresa ya que se tratan de unas cantidades bastante importantes para la organización, y a su vez condiciona la calidad del producto final, porque a través de esta gestión se obtendrán las materias primas necesarias para que el proceso de producción se lleva a cabo de manera eficiente.

Una vez justificada la existencia de un departamento de compras en una empresa y su importancia, analizamos brevemente las tareas de este departamento.

  • Mantener un registro de los datos y presentar informes de gestión.
  • Asegurar el flujo continuo de la producción.
  • Aumentar la rotación de activos.
  • Minimizar los costes.
  • Desarrollar fuentes alternativas de suministros.
  • Formar y desarrollar al personal.
  • Integrarse con otros departamentos de la empresa.
  • Negociar y mantener buenas relaciones con los proveedores.

Y es en esta última función donde queremos hacer especial hincapié, debido a la importancia que procesa.

La clave de una buena negociación con los proveedores

Una cosa es comprar las materias necesarias para que el proceso de producción se lleve a cabo, y otra muy distinta es la negociación con los proveedores para que se realice esta compra. Para negociar con el proveedor, el responsable de la gestión de compras debe organizarse y anticiparse a éste. Debe saber qué le tiene que pedir, de qué manera se lo tiene que pedir y lo más importante conocer a quién se lo está pidiendo. En una negociación las dos partes dominan el terreno, pero lo importante es saber cómo disponerlo.

Es fundamental que el responsable de compras vea al proveedor como un aliado y no como un enemigo, ya que la importancia que éste tiene sobre el negocio es más o menos igual de importante que la de cualquier departamento de la empresa. Hay que tener en cuenta que de ellos depende el aprovisionamiento de la empresa para que funcione, desde el más simple lápiz, hasta la más necesaria maquinaria para elaborar el producto.

Lo primero que hay que tener en cuenta en la negociación con los proveedores es tener claro lo que la organización necesita verdaderamente, ya que puede haber momentos en los que se ofrezca a la empresa algo que podría ayudar, pero que no es imprescindible para funcionar. Así pues hay que tener claras las necesidades y las prioridades de compra. Un mismo proveedor te puede ofrecer distintos productos y servicios, pero es importante que se le instruya en lo que se desea actualmente.

Aun así, aunque se tenga claro que lo que se quiere comprar es un producto determinado, no hay que dejar de lado las posibles ofertas, y es necesario que se analicen por si en un futuro surgen nuevas necesidades.

Además para ser un buen responsable de compras y servir como orientador al proveedor y organizarse uno mismo, se debe realizar un prototipo para la entrega de cotización que le guiará al proveedor en lo que la empresa quiere y servirá para que se dé cuenta de la importancia de su trabajo con la organización.

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