Una iniciativa de construcción, una obra de ingeniería o un proyecto relacionado con la informática nunca se plantearían sin considerar la incorporación de un Project Manager. Sin embargo, al pensar en el Departamento de Logística no siempre se tiene tan clara esta necesidad.

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Los proyectos de logística tienen características muy concretas que los hacen únicos: son heterogéneos, son globales en muchos casos, son complejos y, además, suelen formar parte de una iniciativa más grande. Existen muchas partes interesadas y una multitud de objetivos y metas que es difícil concretar en tareas. Tampoco resulta sencilla la gestión ni el seguimiento del progreso en un escenario así. Por eso, ¿quién mejor que alguien con la preparación y experiencia de un Director de Proyecto para hacerlo?

Además, como sucede en otras industrias y áreas, la reducción de costes es una necesidad que debe saber resolverse, pero que, en este caso, ha de lograrse sin afectar al objetivo de incrementar la calidad del servicio, un aspecto fundamental en logística.

Algunas de las tendencias en logística obligan a aplicar métodos de gestión de proyectos que son la forma más directa de lograr el éxito en cualquier iniciativa y mantener la competitividad. ¿Sabes cuáles son?

 

El legado del Project Management que necesita tu Departamento de Logística

De la misma forma que la gestión de proyectos ha adoptado metodologías con raíces en ámbitos como la logística y la fabricación, el Departamento de Logística también se nutre del conocimiento procedente del Project Management.

Hoy día es habitual que los Directores de Proyectos empleen términos como Kanban o Lean, o enfoquen su estilo de gestión hacia el modelo Just in Time; por eso, a nadie debería extrañar el que la logística aplique procedimientos, como los que llevaría a la práctica cualquier Project Manager, que tienen que ver con:

  • Definición del alcance: no existe proyecto que no comience con este necesario paso. De la misma forma, la primera fase de cualquier iniciativa dentro del Departamento de Logística debería empezar haciendo una clara identificación de los objetivos a alcanzar. A partir de esa información, será posible concretar presupuesto, tiempo y recursos necesarios para alcanzar esas metas, sin olvidarse del análisis de riesgos.
  • Planificación del proyecto: se llame estrategia o plan, es el apoyo necesario para poner en marcha la iniciativa logística, pero, a la vez, supone un referente para medir el éxito del proyecto. Esta planificación ha de comprender la definición de roles y responsabilidades, así como un cronograma. Es necesaria la comunicación, para que todas las partes queden bien informadas.
  • Implementación: en esta fase, cualquier Project Manager al frente de un proyecto compararía el rendimiento objetivo con el real, haciendo un seguimiento del progreso de la iniciativa y practicando los ajustes necesarios. En el caso de la logística estas adaptaciones pueden tener que ver con la función de transporte, con el inventario, producción, distribución… de ahí la complejidad de las tareas llevadas a cabo por el Departamento de Logística y la importancia de contar con perfiles cualificados y preparados para analizar diferentes escenarios y elaborar respuestas rápidas y eficaces.
  • Control: la industria de la logística tiene que tener en cuenta muchos riesgos relacionados con el cumplimiento legislativo, el abastecimiento o la dependencia tecnológica. Para gestionar esta incertidumbre es preciso que en el Departamento de Logística haya alguien capaz de analizar el riesgo y las opciones. Aunque no es posible controlar estos riesgos por completo, anticiparlos e idear medidas para mitigarlos es un paso necesario.

 

¿En el Departamento de Logística de tu compañía contáis con perfiles especializados en gestión de proyectos? ¿Qué prácticas o principios del Project Management aplicáis en vuestras operaciones?