Productividad y reuniones de trabajo: 5 claves imprescindibles

La diferencia entre las reuniones de trabajo efectivas y las que no lo son tienen su reflejo en la productividad. Cuando una reunión se plantea y conduce de forma eficaz puede ayudar a la organización a lograr mejores resultados y cumplir metas importantes. No obstante, esta forma de llevar a cabo las reuniones de trabajo no es la más habitual: falta de estructura acerca de los roles y el orden de los puntos a resolver, de puntualidad o de claridad acerca de los temas que deben ser tratados, son los grandes enemigos de una herramienta imprescindible en la cadena de suministro.

Businessman Addressing Meeting Around Boardroom Table

Businessman Addressing Meeting Around Boardroom Table

Créditos fotográficos: istock monkeybusinessimages

Para garantizar el correcto flujo de comunicación y multiplicar la utilidad de una reunión es importante observar de forma sistemática algunas recomendaciones, como las 5 que se proponen a continuación.

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Reuniones de trabajo productivas en cinco claves

Las siguientes recomendaciones, fáciles de implementar, hacen que la práctica de las reuniones de trabajo se desarrolle de un modo más satisfactorio, tanto para sus participantes, como para todas las personas cuyo trabajo depende de las decisiones que de ella se deriven.

1. Claridad: una parte importante de la realización de una reunión efectiva es el que ésta cumpla con la planificación. Para ello es preciso que exista este planning, como resultado de un esfuerzo previo de reflexión, mucho mejor si se hace en común con otras partes interesadas. Los puntos clave deben recogerse por escrito y repartirse copia del orden del día a los participantes, para que puedan prepararse. La claridad consiste en:

  • Marcar el día, fecha y hora de inicio y fin de la reunión.
  • Crear un pequeño programa, donde se indique la meta de la reunión.
  • Resumir los puntos a tratar en el orden del día.

2. Orden: ya que se ha planificado la reunión en base a una estructura, es preciso seguirla. Hay que asegurarse de que se cumple el plan de las reuniones de trabajo. Si la argumentación pierde foco, los participantes se distraen del tema principal o se introducen nuevos temas hay que dirigir el encuentro de vuelta al tema donde se perdió el hilo conductor previsto. El orden se consigue más fácilmente si:

  • Existe un mediador, designado de forma previa al inicio de la reunión.
  • Todos los participantes tienen copia del orden del día.
  • Se tratan los asuntos con agilidad y orientación a resultados, en vez de desde un enfoque de simple discusión o conversación.

3. Puntualidad: el aviso de reunión se ha compartido informando de la hora de inicio y de la de finalización del encuentro. Las reuniones de trabajo no deben prolongarse innecesariamente y para ello, hay que comenzar por dar inicio a la reunión inmediatamente, es decir, a la hora prevista y sin dilaciones. La puntualidad es necesaria para:

  • Respetar el tiempo de todos los participantes, que han reservado unas horas o minutos para el encuentro.
  • Evitar retrasos que acaben por aumentar la duración de la reunión.
  • Evitar que, por falta de tiempo, se dejen de tratar asuntos importantes.

4. Mesura: en el momento de planificar las reuniones de trabajo hay que buscar el ajuste. Generalmente, las reuniones largas son menos productivas que las cortas. El motivo es que los participantes se lanzan a disertar sobre distintos aspectos o se desvía la atención de los puntos verdaderamente esenciales. Cuando existe un límite de tiempo aumenta la motivación por lograr resultados, lo que incrementa la efectividad de la reunión. La mesura se demuestra en:

  • Reuniones de duración moderada, preferiblemente no superior a una hora.
  • Finalización de la reunión a la hora prevista, independientemente de si se han terminado de tratar todos los temas o no.
  • Posibilidad de plantear un nuevo encuentro en otra fecha para resolver los cabos que no hayan podido atarse por falta de tiempo.

5. Participación: todas las aportaciones enriquecen el resultado final. El orden del día de las reuniones de trabajo se ha de compartir con los participantes con el tiempo suficiente para que éstos puedan preparar su intervención. Fomentar la participación es posible siguiendo unas sencillas reglas:

  • Dejar claros los puntos a tratar en la reunión de forma previa, para que todas las personas citadas se puedan documentar debidamente.
  • Animar a los participantes de la reunión a agregar comentarios sobre cada tema, sin forzar su participación.
  • Hacer preguntas y dejar que las personas respondan voluntariamente.

Por último, hay que recordar que la eficacia de las reuniones de trabajo aumenta considerablemente si los puntos clave y las conclusiones alcanzadas se resumen al finalizar el encuentro en forma de minutas de la reunión, que se han de hacer llegar, tanto a quienes participaron en ella directamente, como a quienes puedan estar interesados por su contenido.

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