El aspecto principal que un buen sistema de gestión de compras debe tener es la economía de costes, obtener el máximo valor con la menor inversión. Asimismo, existen variables cuya influencia es crucial en la toma de decisiones, los proveedores y su gestión son una de ellas, pero también hay que tener muy en cuenta las necesidades empresariales y el entorno de mercado.

 

¿Por qué un buen sistema de gestión de compras es clave para el supply management?

Los gestores de compras juegan un papel decisivo en la optimización del rendimiento de la cadena de suministro. Si bien , hace unos años su rol era más bien secundario, la tendencia de esta figura es a la alza, ya que de sus decisiones depende:

  •  La eficiencia de procesos.
  •  El ahorro de costes.
  •  La alineación con la estrategia empresarial.

Su misión está integrada con el negocio en conjunto y sus acciones causan un impacto en todas las áreas, por eso su misión se basa en la proactividad y exige:

  •  La búsqueda continua de nuevos materiales y oportunidades.
  •  La comparación de proveedores, ofertas y fuentes de aprovisionamiento.
  •  La coherencia en sus decisiones y la capacidad de hacer pronósticos basados en datos objetivos y fiables.
  •  El velar por dar el mejor uso a los recursos monetarios de la empresa llevando a cabo una impecable gestión de stock.

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Aspectos más importantes a considerar en un sistema de gestión de compras

Todo sistema de gestión de compras de éxito ha de atender a los siguientes 5 factores, que minimizan el riesgo a la vez que incrementan su eficacia:

  •  La oferta: comparar presupuestos nos puede dar una idea de las condiciones de mercado imperantes y nos permite hacer una buena selección. No hay que conformarse con el primero que llega, pero tampoco resulta productivo excederse en esta etapa y aumentar innecesariamente la lista de presupuestos a evaluar.
  •  Los proveedores: hay que intentar ajustar las condiciones de los que tenemos, pedir mejorar su oferta (más producto por el mismo precio, mejores condiciones de pago, transporte o de plazos de entrega). Al mismo tiempo, resulta muy interesante buscar otras alternativas que pueden ofrecernos un producto igual o mejor a un precio más competitivo, o cuyas ofertas nos sirven para negociar con nuestros proveedores habituales. Fundamental valorar su servicio posventa entre los factores a considerar a la hora de hacer una selección.
  •  Las necesidades: conocer perfectamente las necesidades de la empresa permite hacer una mejor planificación de la demanda, que se refleja en unas condiciones óptimas de la función de aprovisionamiento al poder disfrutar de descuentos por grandes volúmenes, ofertas especiales o condiciones más beneficiosas atendiendo a la periodicidad de compra.
  •  Las posibilidades: probar nuevos productos, testar proveedores alternativos, distribuir volúmenes de compra entre distintas empresas puede aportarnos una gran ventaja y evita la dependencia que sitúa al proveedor en una posición de poder que en nada beneficia a nuestra empresa.
  •  Las exigencias: la curva de la demanda, el ritmo de la competencia y la tendencia del mercado plantean desafíos a los que nuestra organización ha de poder responder. La ventaja en costes es siempre un buen punto de partida y en ello un buen sistema de gestión de compras tiene mucho que decir.

 

Errores de graves consecuencias que todo sistema de gestión de compras debe evitar

Existen algunas acciones que pueden acarrear graves consecuencias y por ello deben evitarse:

  •  Dar por hecho que las ofertas de los proveedores son todas iguales excepto por el precio. La mayoría de los proveedores se esfuerzan por diferenciar sus productos o servicios y es necesario tratar de comprender esas diferencias y descubrir qué valor tienen para la organización, para poder hacer una buena elección.
  •  No escuchar las propuestas de los proveedores: estas alternativas pueden ayudar a lograr lo mismo de una forma mejor o más barata. No dar al proveedor la oportunidad de sugerir otras opciones puede implicar el renunciar a oportunidades de mejora.
  •  No ser capaz de llegar a un consenso entre las partes interesadas para las decisiones de compra. Dar voz a los stakeholders aumenta las posibilidades de éxito y disminuye los posibles conflictos que, obrando en contrario, son susceptibles de aparecer.
  •  Hacer una selección de proveedor sin investigar más allá de su propuesta: la elección de proveedor debe basarse en su idoneidad, valorada objetivamente, no por la capacidad de persuasión de su propuesta. Es necesario aplicar métodos de calificación y, nunca lanzarse al vacío, probar con un pequeño porcentaje de producto o durante un periodo de tiempo limitado antes de cerrar las puertas a otros.
  •  Aceptar condiciones que la empresa no puede asumir: cuando los agentes encargados de las compras se centran exclusivamente en el precio, pueden caer en la tentación de hacer cualquier cosa para lograr el deseado ahorro. Ser capaz de hacer concesiones comerciales a cambio de obtener precios más bajos implica conocer escrupulosamente los límites de su organización, de lo contrario no es una opción a plantearse.

 

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