Reingeniería de procesos: un paso hacia la mejora empresarial

De vez en cuando es necesario pararse, ver qué está sucediendo en la empresa y cómo se pueden mejorar todos los procesos que hay en ella. Esto, que parece muy sencillo, en muchas ocasiones cae en el cajón del olvido y se pasa mucho tiempo sin analizar y mejorar los procesos empresariales. Para que esto no suceda es importante realizar cada cierto tiempo una reingeniería de procesos.

Reingeniería de procesos

Créditos fotográficos: istock Feverpitched

Se entiende por reingeniería de procesos a la revisión extensa que se realiza y a los cambios que se aplican en los procesos de la empresa. Todo esto aplica a todos los campos existentes, ya que todos ellos confluyen en un punto: la empresa en sí. Este rediseño se hace con el objetivo de que la empresa sea más rentable y eficaz a través de los cambios que se realizan en todos los procesos que forman parte de ella. Gracias a esto variables como costes, calidad, confiabilidad, servicio y rapidez se ven afectados de manera positiva y consiguiendo un mejor aporte hacia el bienestar de la propia empresa.

 

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Aplicando la reingeniería de procesos a la logística

La reingeniería de procesos es una acción que puede llevarse a cabo dentro de todo tipo de empresas y es que cualquier empresa, sea como sea, tiene siempre margen para poder mejorar y explotar, algo que puede resultar más factible gracias a esta técnica.

Pues bien, esta técnica también puede ser aplicada en empresas de carácter logístico que quieran ver como mejoran de manera paulatina. Reducir costes, mejorar rutas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar la posibilidad de trazabilidad de los pedidos, implementación de nuevas herramientas… estos son algunos de las mejoras que se pueden obtener con la aplicación de este proceso de reingeniería. Para ello lo único que hay que tener en cuenta es tener una mentalidad abierta al cambio y a las mejoras, disponer de las herramientas necesarias para la realización de la reingeniería y, lo más importante, seguir los puntos que se explican a continuación.

 

Pasos a seguir en la reingeniería de procesos

Implementar una reingeniería de procesos es un trabajo costoso si no se sabe cómo realizarlo. Para conseguir que esta faena se más rápida de realizar y más sencilla de controlar hay que seguir las siguientes fases:

  1. Definir el proyecto. En este punto se establece el proceso de reingeniería con la estrategia organizativa y se tiene en cuenta qué hay que cambiar. Para ello, dentro de este punto hay que abordar varias cuestiones.
    • Creación de un mapa de procesos. En el mapa de procesos se plasmarán todas las actividades que se realizan en la organización, los actores que forman parte de ellas y las relaciones existentes entre las mismas. Todo ello de forma organizada para que visualmente se agilice la toma de decisiones.
    • Ver qué procesos van a ser los que van a entrar en fase de cambios y qué personal se encargará de ello. En este caso es bueno contar con un equipo interdisciplinar que aporte una visión conjunta del negocio y no únicamente del área en la que esa persona trabaja.
    • Ver la campaña de comunicación interna que se va a realizar. Este punto es importante ya que es necesario que todo el personal conozca los cambios que se van a realizar de manera interna en su empresa. Piensa que los empleados son los que tratan con el público, por lo que siempre deben estar al tanto de cualquier modificación que pueda afectar a su forma de trabajar o de dirigirse al público final.
  2. Análisis del proceso en cuestión. Una vez se tiene claro cuál es el proceso que se va a rehacer y qué personas se encargan de ello es el momento de ahondar en el mismo. Este punto es muy analítico y de gran valor para que todo salga correctamente, por lo que es interesante dedicar un tiempo extra en profundizar en él todo lo que se pueda. Para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
    • Definir los componentes claves del proceso
    • Realizar un DAFO en condiciones.
    • Ver qué demanda el cliente en la actualidad.
    • Establecer los objetivos que se quieren conseguir.
    • Ve cómo se puede mejorar el proceso y qué innovaciones se tienen que plantear.
  3. Poner en acción todo lo anteriormente estudiado. Ahora que ya está todo definido es el momento de ponerlo en marcha de manera paulatina y ver cómo se desarrolla. Hay que tener en cuenta que este tipo de cambios afectan a procesos que pueden ser internos, por lo que los resultados es posible que se vean meses después.
  4. Control. Como siempre la fase de control no puede faltar. Revisar cómo va todo, ver si va sobre lo previsto y establecer un plan de revisión y mejora continuada es la mejor manera de afirmar que la reingeniería de procesos realizada funcionará correctamente durante un largo periodo de tiempo.

 

 

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