La factura comercial, también conocida como factura proforma puede ser la razón de que pierdas un cliente. La documentación errónea o incompleta puede paralizar un envío, que se queda a las puertas del cargo y no termina de embarcar. ¿La razón? Faltaba el nombre de la persona encargada de las comunicaciones, no se había realizado correctamente la descripción de las mercancías o se había omitido el valor unitario de alguno de los bienes.

factura comercial

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Errores más comunes en la factura comercial

Pese a que existe un Real Decreto donde se exponen todos los requisitos de la factura comercial (RD 1496/2003, de 28 de noviembre), en la práctica, no es extraño que se cometan fallos. Las prisas, confusiones, desconocimiento o el azar pueden llevar a que una empresa adjunte a su mercancía una documentación que no está del todo correcta.

Entre los errores más habituales en una factura comercial se encuentran los siguientes:

  • País de fabricación: cuando todos los bienes se han producido en el mismo no cabe lugar a duda, pero si tienen procedencias diferentes, junto a la descripción de cada uno hay que especificar el país donde fueron fabricados.
  • Descripción del producto: debe ser lo suficientemente precisa y, por ello, hay que especificar de qué se trata, de qué está hecho, cuál es su función y cuál es el motivo de su traslado.
  • Valor unitario: incluso en los casos en que el valor transaccional sea inexistente, hay que incluir una referencia al valor de cada unidad de producto, ya que Aduanas necesita esta información.

Por último, recordar que, si no hay espacio suficiente en la factura comercial para recoger toda la información que es preciso aportar, ésta se puede acompañar de otro documento, el packing list, donde terminar de completar los datos requeridos. Eso sí, no hay que olvidarse de indicarlo en la proforma.

 

Cómo evitar los retrasos causados por una factura comercial errónea

  • Comprobar la documentación. Establecer procedimientos en los que se incluya el chequeo de datos de las proforma como una rutina habitual.
  • Automatizar el proceso tanto como sea posible. Asegurando la integración de la solución de facturación con el resto de programas y aplicaciones del sistema, para evitar que repercutan negativamente en la calidad de la información que las facturas comerciales contienen.
  • Capacitar al personal encargado de la factura comercial para que entiendan que se trata de una cuestión prioritaria. Complementar esta preparación con formación específica que les habilite en el manejo de las soluciones y software que se hayan implementado.

La factura comercial es el documento principal que se utiliza para el control de la importación, la valoración y determinación de derechos, esto significa que, cualquier error, puede ser detectado en distintos puntos y, cada uno de esos momentos será susceptible de causar un retraso en el envío que afectará a la satisfacción del cliente.

En una cadena de suministro customer driven hace falta poner sus necesidades y expectativas por delante de otras cuestiones y volcarse para garantizar una experiencia única, inolvidable y, por supuesto con una entrega perfecta.

 

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