Reuniones eficaces: 6 errores que el líder debe evitar

No es raro creer que, por el hecho de que una persona ostente una posición de liderazgo, tiene las claves para llevar a cabo reuniones eficaces. En realidad, y desafortunadamente, muchos de estos líderes fueron promocionados en base a otros criterios y no cuentan con las habilidades de gestión necesarias para saber guiar un encuentro de este tipo.

Group Of Women Working Together In Design Studio

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Créditos fotográficos: istock monkeybusinessimages

De hecho, pensar que su cometido termina y comienza con la función de guía es un fallo importante. El líder tiene que planificar, programar, detallar los términos en que se celebrará la reunión y, entonces sí, guiarla o no (puesto que también puede contar con la ayuda de un mediador que ejerza ese rol). Las reuniones eficaces pueden conseguirse, pero es preciso que el líder juegue bien sus cartas.

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Evita fallos y mantén reuniones eficaces

Como promedio, se emplean cerca de seis horas a la semana en reuniones, mucho más si se ocupa un puesto de responsabilidad. Es una cantidad de minutos considerable como para arriesgarse a perderlos sin justificación. Muchas veces no existen reuniones eficaces porque el líder comete errores que minan su productividad.

Para evitar errores que impidan mantener reuniones eficaces, hay que tener en cuenta las siguientes reglas:

1. No elaborar un programa claro de la reunión: las reuniones que no se basan en una agenda concreta pueden resultar confusas y contraproducentes para los involucrados. Preocuparse por elaborar un programa garantiza que sólo las personas que son relevantes para el encuentro participarán de él. Además, da a la gente la oportunidad de preparar lo que necesitan para la reunión. Una agenda ambigua puede conducir a que se terminen pasando por alto cuestiones importantes o que se asigne demasiado tiempo a los temas accesorios.

2. No fijar un horario: las reuniones que se prolongan no sólo son perniciosas para la moral del personal, sino que pueden impedir seriamente la productividad y suponer una pérdida de tiempo valioso. Hay que establecer una hora de inicio y una de fin para mantener reuniones eficaces y, una vez excedidos los minutos destinados a esta actividad, si algo ha quedado sin resolver o surge cualquier problema adiciona, habrá que buscar un momento después de la reunión.

3.Evitar mantener demasiadas reuniones: la línea recta es la distancia más corta entre dos puntos y la conversación cara a cara lo es entre dos personas. Determinados detalles pueden resolverse in situ, sin necesidad de organizar un encuentro formal. Abusar de esta herramienta aleja a la organización del objetivo de lograr reuniones eficaces.

4. No dejar espacio para la discusión de asuntos paralelos: es recomendable ceñirse al guión y ajustarse a lo planeado. Es una máxima de las reuniones eficaces pero ha de ser entendida con flexibilidad, ya que una reunión excesivamente estructurada puede ser igualmente improductiva. La clave está en asignar tiempo para la discusión de otros asuntos y dar a participantes la oportunidad de hacer preguntas, airear cualquier preocupación o sugerir nuevas ideas.

5. No citar a demasiada gente: es complicado pero es preciso dejar los formalismos a un lado y centrarse en el aspecto práctico. No todas las personas, sus supervisores, managers y responsables de cuentas deben participar en cada reunión. Si fuese así, nadie trabajaría y al final no habría nada de qué hablar en estos encuentros. Hace falta asegurarse de que todos los asistentes tienen motivos justificados para estar allí.

6. No contar con un plan de acción claro: al finalizar las reuniones eficaces todo el mundo sabe lo que tiene que hacer (y lo que no). El no contar con estas directrices de forma inmediatamente después al término de la reunión puede dar lugar al olvido de información importante y la falta de acción. Establecer una lista de las tareas clave para completar, junto con un plazo razonable para hacerlo, y distribuirla a los participantes en el encuentro no demasiado tiempo después de la reunión es esencial.

 

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Publicado en Project Management en Supply Chain Etiquetado con:
  • Marta Muñoz Millan

    Las reuniones no bien gestionadas son una perdida de tiempo para la empresa. Hay que ser consciente de ello y evitar problemas como los que explicáis en este post. En este artículo también algunas pautas que pueden ayudar a estas reuniones eficaces. Espero que os ayude.