Reuniones semanales: la periodicidad ideal de las reuniones de equipo

Uno de los mayores retos que afrontan los responsables de equipos humanos es elegir una periodicidad óptima para las reuniones de organización, coordinación, seguimiento y/o evaluación del trabajo que sus equipos desempeñan.

Elegir una periodicidad ideal para las reuniones de equipo requiere tener en cuenta un buen número de factores, y considerar como elementos clave para establecer un calendario óptimo la influencia que los encuentros tengan sobre la operatividad, las posibilidades que ofrezca el horario de trabajo o el mantenimiento de un adecuado nivel de motivación de los miembros del equipo, entre otras cuestiones fundamentales.

Hoy, pues, nos proponemos facilitar esta tarea exponiendo 5 motivos por los que las reuniones semanales presentan una periodicidad óptima frente a periodos de reunión inferiores o superiores a los 7 días.

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5 motivos para apostar por las reuniones semanales

  1. Monitorización inmediata: dada su corta periodicidad, permiten monitorizar en equipo el desempeño de las operaciones, las actividades y los procesos a cargo del equipo. Con ello se consigue que la toma urgente de decisiones se realice de forma colegiada, minimizando los riesgos que supone toda decisión tomada ad hoc, y hallando respuestas más acertadas a problemas que requieran soluciones inmediatas.

  2. Análisis con perspectiva: reuniones muy asiduas podrían, entre otros inconvenientes, presentar el riesgo de tratar ciertas problemáticas sin contar con la perspectiva suficiente. En el caso de las reuniones semanales, el equipo cuenta con el necesario tiempo de reacción y, al mismo tiempo, con la perspectiva adecuada de la situación para llevar a cabo un análisis más acertado de la misma.

  3. Mantienen vivo el compromiso del equipo: una gran desventaja de las reuniones con una periodicidad demasiada dilatada en el tiempo es que pueden mermar el compromiso de los miembros del equipo. Con una reunión por semana se mantienen frescas la vitalidad, la proactividad y la motivación de los equipos humanos.

  4. Evitan el cansancio: la contra del punto anterior es que reuniones convocadas con una periodicidad muy corta pueden causar agotamiento en los miembros del equipo. Es necesario hallar un término justo en su temporización para que los temas a tratar sean realmente importantes, y para que las reuniones no pierdan sentido, sean efectivas y no generen sensación de estar perdiendo el tiempo con burocracias y tecnicismos carentes de sentido.

  5. No entorpecen la operatividad de la organización: el correcto desarrollo de las operaciones en las que está implicado el equipo es el objetivo último que se persigue con las reuniones, por lo que no tendría ningún sentido que estas las entorpecieran con una periodicidad muy elevada. En este sentido, las reuniones semanales también presentan una periodicidad óptima.

No debemos olvidar que, además de lo anterior, todas las reuniones de equipo se deben planificar y ejecutar adecuadamente: elaborar un orden del día, transmitirlo a todos los miembros del equipo con antelación, ajustar el tiempo destinado a la reunión a este orden previsto y, tras llevarla a cabo, redactar un acta que refleje los debates que hayan tenido lugar y las decisiones tomadas en ella son, también, tareas imprescindibles, sea cual sea la periodicidad de la reunión.

 

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