Sistemas OLAP: la gestión de la información como camino al éxito

Gestionar una empresa implica una serie de toma de decisiones que pueden llevar al éxito o el fracaso del negocio. Es por ello necesario saber confiar en las herramientas que puedan facilitar una mejor labor de gestión. Saber trabajar de la forma más adecuada la información que se tiene es uno de los caminos más apropiados para llevar a la empresa al mayor de los éxitos. Los sistemas OLAP son una gran herramienta de la inteligencia empresarial para la gestión eficaz de la información.

OLAP

Créditos fotográficos: istock vaeenma

Uno de los conceptos que han hecho crecer a las empresas es la llamada Business Intelligence, que no es sino la capacidad para transformar en información los datos para mejorar el proceso de toma de decisiones. Es un factor estratégico que favorece la competitividad de la empresa.

Una de esas herramientas que integran la inteligencia empresarial son los sistemas OLAP (Online Analytical Processing en sus siglas en inglés). Estos sistemas de procesamiento analítico en línea permiten extraer los datos que necesita el usuario de una manera sencilla y selectiva de un gran volumen de información. En los sistemas OLAP, la información se solicita con los filtros necesarios y gran precisión de detalle. Fácil y rápido. Con un historial de datos que suele realizarse a largo plazo, las bases de datos OLAP se nutren de la información procedente de los sistemas de operaciones existentes.

¿Cómo funcionan? Mediante una base de datos multidimensional que considera cada característica o atributo de datos como una parte separada y encuentra las intersecciones entre esas partes. Los sistemas, también llamados Cubos OLAP por su característica multidimensional permiten analizar bases de datos relacionales con mucho volumen y variedad. Esto reduce notablemente el tiempo y los recursos empleados en el análisis. Estos análisis derivan en informes que permiten mejorar la toma de decisiones y las operaciones productivas.

La rapidez de los cubos OLAP radica en que son vectores donde la información está jerárquicamente organizada. Puede contener por tanto múltiples dimensiones, así como varios vectores, lo cual extiende la capacidad del cubo OLAP. Por ejemplo, dentro de un período de tiempo podrían existir varias dimensiones. “Año 2015”, “Segundo semestre de 2015” y “septiembre 2015” serían tres dimensiones distintas. Otras dimensiones podrían referirse a lugares, productos por categorías, stocks, gastos e ingresos, etc. Las posibilidades son casi infinitas.

El gran debe de los sistemas OLAP es que no se pueden realizar cambios en su estructura. Por la manera que almacenan y gestionan la información, para modificar algo de su estructura es necesario rediseñar el cubo OLAP por completo.

Creados a partir de las tablas de las bases de datos relacionales, los cubos OLAP suelen trabajar la información en varios pasos como pueden ser segmentar la información, filtrarla, profundizar y sintetizarla. Todo ello a una gran velocidad y permitiendo al usuario conseguir los datos analizados en un tiempo récord.

 

¿Qué sistema OLAP elegir?

En la búsqueda del sistema OLAP más conveniente, se deben tener en cuenta algunas características que no deberían faltarle como, por ejemplo:

  • Debe ser de manejo sencillo y utilizar un lenguaje práctico y funcional.
  • Su tiempo de implementación debe ser lo más rápido posible.
  • Las posibilidades gráficas tienen que ser potentes y el uso de mapas, habitual.
  • Al sistema OLAP se le exige rapidez para acotar el tiempo entre la necesidad de información y la respuesta.
  • No tener límites, ya sea de jerarquías, dimensiones o niveles de agregación, por ejemplo.
  • OLAP es un sistema multiusuario, por lo que la administración debe depender de estos. Se busca la arquitectura cliente/servidor, para que los usuarios colaboren e interactúen.
  • Es imprescindible una visión multidimensional de los datos, sin centrarse en un solo punto de vista.
  • Debe contar con la posibilidad de acceder a los datos directamente o en procesos batch.
  • Es recomendable mantener los cálculos y resultados separados y almacenados en una ubicación que no sea el sistema fuente.

En definitiva, se trata de convertir la información y los datos de los que se disponen en una potente herramienta para mejorar los resultados de la empresa. Si la información es poder, un rápido, correcto y eficaz análisis permitirá tomar mejores decisiones que sitúen al negocio en una situación competitiva inmejorable.

 

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