Software y automatización en el procesamiento de transacciones

El uso de las tecnologías de la información se considera un requisito previo para poder ejercer un control efectivo sobre las cadenas de suministro tan complejas que existen en la actualidad. El procesamiento de transacciones es un buen ejemplo de cómo la tecnología ayuda a incrementar los niveles de eficiencia y minimizar el riesgo, aumentando el rendimiento y mejorando el servicio al cliente en el supply chain.

Businesspeople teamwork gears business concept as a diverse group of businessmen and businesswomen working together with cast shadows holding cogwheels connected in a corporate partnership for team success.

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Créditos fotográficos: istock wildpixel

Procesamiento de transacciones automatizado

Muchos componentes y procesos de la cadena de suministro mejoran notablemente gracias a la automatización pero, en concreto, el procesamiento de transacciones es uno de los que mayores beneficios experimentan en su interacción con las nuevas tecnologías. En concreto, al llevar a cabo el procesamiento de transacciones apoyado por una solución de software se consiguen 4 ventajas:

  1. Reducción de los costes.
  2. Aumento del volumen de transacciones ejecutadas.
  3. Incremento de la velocidad de transferencia de la información.
  4. Eliminación por completo de los errores humanos.

El procesamiento de transacciones optimizado por las TI en supply chain logra aumentar la eficiencia de los intercambios de información repetitivos entre los socios de cadena de suministro. En este tipo de uso de TI la información intercambiada está típicamente relacionada con aspectos como:

  • Procesamiento de pedidos.
  • Facturación.
  • Verificación de entregas.
  • Generación y envío de avisos de despacho.
  • Generación de cotizaciones de pedidos.

 

Elección de software para el procesamiento de transacciones en supply chain

Si bien en el mercado existen diferentes alternativas a la hora de escoger un software para mejorar las capacidades de la organización en cuanto al procesamiento de pedidos (algunos específicos y otros multifuncionales), la selección debería basarse en cuatro criterios, imprescindibles para garantizar un buen resultado:

A/ Velocidad de respuesta: teniendo en cuenta que muchas cadenas de suministro ya trabajan impulsadas por la demanda en tiempo real, hay que buscar agilizar la respuesta para acortar el tiempo de espera de los usuarios y mejorar su rendimiento.

B/ Fiabilidad: el procesamiento de transacciones se ocupa de la gestión de facturas y, debido al carácter crítico d los datos contenidos en este tipo de documentos, es necesario garantizar su seguridad. La protección de la información sensible es mucho más que una obligación legal, es un compromiso de la organización que la define y que se pone de manifiesto en decisiones como, por ejemplo, ésta, la de elección del software. Además la fiabilidad de la solución escogida para el procesamiento de transacciones también debe evaluarse en función con su tolerancia a errores informáticos, debiendo elegirse la que garantice mayor seguridad ante la pérdida de información caso de fracaso del sistema.

C/ Control: el éxito en logística es una cuestión de control y, por eso, todas las funciones, incluyendo la de procesamiento de transacciones, deben poder ser monitorizadas, para evitar fallos, evitar modificaciones fraudulentas o accesos no autorizados y poder detectar cualquiera de estos errores a tiempo de poder resolverlos.

 

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