Los 5 Whys – Análisis de los 5 porqués
Soy Marifé Montes, CEO del blog ClubResponsablesDeCalidad.com. Es un blog dedicado a ayudar a los responsables de calidad y seguridad alimentaria a mejorar su sistema de gestión. Hoy me han invitado desde la Escuela EAE Business School a escribir en el blog. Y he pensado que para ir en consonancia con la guía de las 7 herramientas de calidad imprescindibles, podemos tratar la herramienta de los 5 porqués.
Si visitas mi blog, te darás cuenta lo que me gustan a mí todas estas herramientas de mejora que nos ayudan a hacernos la vida más fácil a la hora de resolver problemas dentro de nuestro sistema de gestión.
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Qué son los 5 porqués
La técnica de los 5 porqués, los 5 why, es una técnica de resolución de problemas iniciado por Toyota Motor Corporation. El concepto de los 5 porqués es bien simple.
Básicamente sería solucionar problemas haciéndote la pregunta «¿Por qué?» cinco veces seguidas, la causa principal que generó se te presentará en el cuarto o quinto por qué. Con frecuencia, el quinto por qué apunta directamente a los sistemas de gestión y prácticas que han hecho que el problema existe.
¿Cómo se usa la técnica de los 5 porqués?
Podríamos decir que la técnica de los 5 Whys se asemeja a una lluvia de ideas dirigida. O incluso a la técnica de RCA Análisis Causa Raíz donde se requiere ir determinado los problemas y las causas que los generó. Todo esto son técnicas que nos ayudan a resolver los problemas de la mejor manera, que podemos usar por independiente o de forma conjunta. Cogiendo lo que más te guste de cada una de ellas.
Igual que visto en anteriores artículos, esta técnica también puede ser usada en grupo de trabajo o de forma individual. Como quieras. Pero lo importante es que te preguntes por 5 veces seguidas el por qué y que trates las respuestas a distintos niveles o perspectivas. Cuando ya te resulte complicado seguir contestando al “por qué…” ya habrás encontrado la respuesta.
Cuando se haga la descripción del problema ten en cuenta esto: Si no lo puedes decir de manera fácil, es que no entiendes bien el problema.
¿Para qué sirve la técnica de los 5 porqués?
El objetivo de la técnica de los 5 porqués es:
- Descubrir la información vital de una forma sistemática,
- Analizar las causas ocultas y
- Desarrollar preguntas perspicaces que requieran de soluciones creativas.
La vamos a aplicar para diagnóstico, solución de conflictos y toma de decisiones. Los pasos que puedes seguir para usar esta herramienta serán:
- Paso 1: Identifica el problema, la oportunidad de mejora, la situación disconforme
- Paso 2: Preguntate el por qué de este problema
- Paso 3: pregúntate el por qué de la respuesta dada en el paso 2
- Paso 4: pregúntate el por qué de la respuesta del paso 3 y así sucesivamente hasta que opines que la respuesta ha llegado a la idea o solución más acertada y viable.
¿Por qué las empresas utilizan los 5 porqués?
El método de los 5 porqué es un enfoque iterativo para encontrar la causa subyacente de un problema. Este enfoque reflexivo hace de esta herramienta un recurso muy completo para los líderes empresariales, ya que les permite resolver problemas de raíz en lugar de síntomas, fomenta la colaboración e innovación interfuncionales y fomenta la adopción de un planteamiento holístico para la resolución de problemas.
No solo los profesionales de negocios experimentados recurren a esta técnica. De hecho, los emprendedores suelen guiarse por las 5 respuestas que desencadena este proceso de análisis, ya que les brinda la oportunidad de descubrir cuál podría ser el siguiente problema que deben resolver, antes de que llegue.
Los 5 porqués: ejemplo práctico de aplicación
Lo mejor es poner un ejemplo para visualizarlo mejor. Supongamos que hemos recibido una reclamación por que el cliente ha recibo tarde su pedido.
- ¿Por qué llegó tarde el pedido? Porque la agencia de transporte lo entregó tarde.
- ¿Por qué lo entregó tarde? Porque vino a recogerlo tarde.
- ¿Por qué lo recogió tarde? Porque se le avió que debía de venir a recogerlo tarde.
- ¿Por qué se le avisó tarde? Porque la información entre el departamento de ventas y responsable de logística no se comunicó con fluidez.
- ¿Por qué no se comunicó con fluidez? Porque no existe una sistemática estandarizada de comunicación entre los pedidos recibidos y la planificación de logística.
Resolución: diseñar una instrucción técnica de comunicación entre ambos departamentos. De esta forma estamos atacando a la raíz real del problema.
En este ejemplo, cuando se hubiese recibido la reclamación al departamento comercial, éste habría abierto una «No Conformidad» directamente a la agencia de transportes. Pero haciendo todo este análisis con el uso de la herramienta de los 5 porqués, se ha llegado a la conclusión que el problema es más a un problema interno que un fallo del proveedor.
La técnica de los 5 whys es una más de las herramientas utilizadas dentro del análisis de causa raíz, muy utilizado por su sencillez y rapidez como habrá visto.
Espero que te resulte igual de sencillo que a mí. Te invito a visitar mi blog y suscribirte si te ha resultado de ayuda este artículo.
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