¿Qué es un project charter?

¿Te has preguntado alguna vez qué es lo primero que deben hacer las organizaciones para llevar a cabo un proyecto nuevo? La respuesta es sencilla: el primer paso es redactar un project charter. Sin embargo, seguramente esta respuesta te dejará más dudas que certezas, pues no mucha gente sabe qué es un project charter, qué información contiene o para qué sirve exactamente. Por eso, en este post nos hemos propuesto explicarte todo lo que necesitas saber acerca de este importante requisito. 

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Project charter: qué es y para qué sirve

Un project charter es un documento donde se plasma toda la información clave relativa a un proyecto al más alto nivel con el objetivo de que la esencia de ese proyecto quede consensuada y sintetizada en un documento único que no sufrirá modificaciones a lo largo del tiempo y que  por tanto servirá de guía a todos los implicados. 

El project charter supone el establecimiento formal de la existencia y el desarrollo de un proyecto y, por lo tanto, debe presentarse antes de darle comienzo. Su redacción depende del sponsor, y ha de ser emitido por su director, a quien confiere la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades necesarias para llevarlo a cabo con éxito. Para que sea válido y el proyecto pueda dar inicio, el charter del proyecto debe estar firmado por todas las partes implicadas: el sponsor, el grupo de revisión de proyecto, el gerente, el gerente de calidad… y todas aquellas personas con poder de decisión durante el proceso.

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Es importante tener en cuenta que el charter del proyecto, también llamado Acta de Constitución del Proyecto, no es un documento técnico, es decir, que no explica cómo se va a desarrollar el proyecto. Esa información debe estar plasmada en el plan de dirección. En cambio, el project charter solo recoge aquellos aspectos claves orientados a autorizar su inicio. 

¿Qué información contiene el project charter?

Por lo tanto ¿qué datos debe incluir el project charter? A grandes rasgos, siempre tendremos que incluir los siguientes elementos: 

• El nombre y la descripción del proyecto
• Su justificación
• El nombre del responsable y su nivel de autoridad
• Una breve explicación de los intereses de la empresa, los principales stakeholders y los recursos que se destinarán al proyecto
• Una definición de los objetivos y un cronograma
• Un presupuesto inicial 
• Una consideración de los riesgos iniciales
• Una lista de requerimientos para aprobar el proyecto
• Otros puntos que los encargados de redactar el project charter consideren oportunos

Recuerda que este documento es el punto inicial para del proyecto, y por lo tanto debe suponer una base bien construida. En otras palabras, una redacción deficiente puede suponer su fracaso o, como mínimo, el aumento considerable de los costes totales. De ahí la importancia de asegurarse que el Acta de Constitución del Proyecto está completa y es lo más específica y directa posible. 

¿Puede un project charter sustituir a un contrato o viceversa?

Mucha gente no comprende la importancia de los estatutos de un proyecto, ya que consideran que no tienen ningún propósito específico. Afirman que el Project charter se limita a proporcionar el resumen general de toda la iniciativa y que, si existe un contrato firmado, se trata de un paso innecesario.

No se dan cuenta de que el Project charter y el contrato sirven para propósitos diferentes, ambos importantes y necesarios por diferentes motivos.

El Project charter reconoce y autoriza el proyecto dentro de una organización, mientras que un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos organizaciones diferentes (el comprador y el vendedor). El primero es emitido por el Patrocinador del Proyecto, mientras que el segundo es negociado y firmado por el comprador y el vendedor.

¿Cuál es la diferencia entre un Project charter y un caso de negocio?

El Project charter describe una iniciativa y entregables del proyecto de alto nivel, mientras que el business case se centra en señalar lo que una empresa está tratando de obtener de un proyecto en términos de retorno de la inversión, oportunidades futuras, etc.

¿Quién escribe la carta del proyecto?

En la mayoría de los casos, el director del proyecto es quien se encarga de la redacción del project charter. Sin embargo, hay un actor clave más en la preparación de este documento: el patrocinador. El sponsor, como principal promotor y patrocinador del proyecto es quien antes ve el valor real y el propósito de que la iniciativa se lleve a cabo. Su contribución a la preparación de este documento puede ser muy valiosa.

Un buen Project charter es claro y contiene información adecuada, la que ayuda a impulsar el proyecto hacia adelante. Quien se dispone a redactar un documento de este tipo y quiere lograr un resultado efectivo ha de tener en cuenta que que debe ser lo suficientemente fácil como para que pueda ser leído y entendido por todos, desde el gerente, el equipo a las partes interesadas.

Ahora que ya conoces todas las claves sobre el project charter podrás tener una visión más clara sobre cómo las empresas y las organizaciones en general llevan a cabo sus proyectos y cómo consiguen coordinarse para alcanzar sus objetivos.