Despacho de aduanas: implicaciones, profesionales y recomendaciones

El despacho de aduanas es un concepto muy conocido en el comercio exterior que puede definirse como el acto de presentar las mercancías a los responsables de la aduana para que autoricen su entrada o salida del país. Despacho de aduanas es también un documento entregado por la aduana al cargador, que sirve como prueba para demostrar que se han pagado los derechos de aduana y que las mercancías pueden seguir su curso hacia destino.

¿Qué es el despacho de aduanas?

El despacho de aduanas implica la preparación y presentación de la documentación requerida para facilitar la exportación o importación a un país. Durante el despacho aduanero, también se llevan a cabo otras acciones, como el examen aduanero, la evaluación, el pago de aranceles y la entrega de carga de aduanas después del despacho junto con los documentos.

Cada puerto en cada país del mundo impone su propio proceso de despacho de aduanas. La complejidad se deriva de que las reglas, regulaciones y leyes difieren de un país a otro, e incluso, a veces, de un puerto a otro dentro del mismo país, lo que hace que contar con los servicios de un profesional especializado en el despacho de aduanas sea muy importante para los exportadores e importadores de mercancías. Estos especialistas se denominan agentes de aduanas.

Tener a la persona equivocada a cargo del despacho de aduanas puede ser muy problemático. No hay que olvidar que los contenedores de envío se almacenan a medida que pasan por el despacho de aduanas y que las tarifas de almacenamiento pueden crecer rápidamente, aumentando en la misma proporción los costes totales de envío.

Además de estos costes, la demora con que se le entreguen los contenedores de envío debido a los problemas de autorización de despacho podría costarle más dinero a la empresa por la llegada del envío fuera del plazo acordado en contrato.

Muchos comerciantes tienen miedo de realizar envíos internacionales porque no están seguros de cómo es el proceso de despacho de aduanas. Sin embargo, en realidad se trata de algo rutinario.

Entonces, ¿qué sucede exactamente cuando un envío llega a la aduana?

  1. El funcionario de aduanas revisar la documentación para el envío.
  2. El funcionario de aduanas comprueba si se aplican impuestos y aranceles a su envío.
  3. La aduana solicita el pago de impuestos y aranceles, si no se han pagado.
  4. Una vez que se confirma que los impuestos y aranceles pendientes se han pagado, el envío se libera y continúa hacia su destino final.

 

¿Qué implica el despacho de aduanas?

El despacho de aduanas consiste en el conjunto de actividades de preparación y presentación de la documentación requerida para facilitar la exportación o importación a un país. A tenor literal, la preparación del despacho de aduanas daría comienzo mucho antes de presentar la documentación en esta oficina, en el momento de comenzar a prepararse los trámites.

Una vez presentados los documentos exigibles, en el despacho de aduanas tienen lugar la evaluación de la mercancía y el pago de aranceles, que originarían la autorización final que permite a la expedición continuar su tránsito.

 

¿Qué documentos son necesarios para el despacho de aduanas?

Algunos de los documentos involucrados en el despacho de aduanas son distintos, dependiendo de si se trata de una importación o una exportación. Así, entre los más importantes se encuentran los siguientes:

  1. Documentación de exportación: orden de compra del Comprador, Factura de venta, Lista de embalaje, Factura de envío, Bill of Lading o Billete aéreo, Certificado de origen y cualquier otra documentación específica según lo especifique el comprador, atendiendo a las exigencias de las instituciones financieras o de acuerdo con las regulaciones del país importador.
  2. Documentación de importación: orden de compra del comprador, factura de venta del proveedor, conocimiento de embarque, factura de embarque o factura de vía aérea, lista de empaque, certificado de origen y cualquier otra documentación específica requerida por el importador, instituciones financieras o los requisitos aplicables en virtud de la regulación del país.

 

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No obstante, hay que tener en cuenta que puede haber diferencias entre países y que cada puerto exige someterse a un proceso de despacho de aduanas algo diferente. Estos puntos de divergencia suelen estar motivados por las leyes locales, por lo que es importante estar bien informado para garantizar el cumplimiento y la eficiencia en los trámites aduaneros.

 

¿Quién trabaja en el despacho de aduanas?

Los especialistas que trabajan en el despacho de aduanas se denominan agentes de aduanas y juegan un rol clave en el comercio internacional. Los contenedores de envío se almacenan a medida que pasan por el despacho de aduanas. Las tarifas de almacenamiento pueden suponer un coste importante por lo que, contar con un profesional poco adecuado para el puesto puede fomentar la aparición de problemas o retrasos, que harían ascender los costes de envío.

No sólo eso, sino que las latencias causadas por ineficiencias en el despacho aduanero podrían costarle más dinero a la empresa en forma de sanciones por incumplir los plazos de entrega de la mercancía en destino.

 

 

¿Cómo optimizar el proceso de despacho de aduanas?

Existen muchas formas de conseguir que los contenedores de envío cargados de mercancías puedan pasar sin problemas por la aduana. Entre los modos de optimizar el despacho de aduanas se encuentran los siguientes:

  1. Cargar correctamente el contenedor. Una de las cosas más importantes que puede hacer el exportador es asegurarse de que los contenedores de envío estén correctamente cargados. En última instancia, como remitente, el vendedor es responsable de la carga en comercio internacional, siempre hasta el punto marcado por los incoterms acordados en contrato. Y no hay que olvidar que la carga inadecuada puede llevar a extensos exámenes que originan demoras y aumentan los costes asociados con el envío. Antes distribuir la carga en el contenedor hay que hacer una cuidadosa planificación que observe las normas y leyes aplicables, especialmente en lo que respecta al envío de materiales peligrosos; y que tenga en cuenta aspectos como los siguientes:
    1. Distribución del peso. El peso de la carga debe distribuirse uniformemente en toda el área del piso del contenedor y no puede exceder la capacidad máxima indicada.
    2. Aprovechamiento del espacio. Conviene asegurarse de usar todo el espacio del contenedor, de pared a pared, llenando los espacios vacíos con estiba. Eso ayudará a mantener la carga asegurada en su lugar para que no se mueva y se dañe. También pueden emplearse correas para asegurar la carga.
    3. Estiba de carga. Se debe prestar especial atención a la estiba de diversos artículos en un contenedor de envío. El peso, tamaño, densidad y propiedades, como sólido o líquido, de la carga, incluso los olores de ciertos productos básicos, son factores que deben considerarse al cargar la mercancía en un contenedor.
  2. Proporcionar información completa y precisa al agente de aduanas. Hay una gran cantidad de papeleo involucrado en el envío internacional y, por eso, resulta recomendable contar con los servicios de un profesional bien preparado para realizar este tipo de gestiones. Pero no basta con tener el respaldo del especialista adecuado, sino que también hay que ser preciso y minucioso con la documentación a aportar, que incluye información comercial, inventarios o listas detalladas de envíos y el valor de la carga. Se trata de datos que pueden afectar a los aranceles y tarifas de aduana en los puertos, y que, además, ayudan a evaluar el riesgo del envío de carga.

 

Según datos del Banco Mundial, la eficiencia del despacho de aduanas en nuestro país se halla en torno a los 3,48 sobre 5 puntos; por encima de la media global de rendimiento, que se fija en 2,73.

 

Créditos fotográficos: jax10289 y Garsya

 

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