Ejecución de un proyecto: Desafíos que hay que asumir

Cuando elaboramos la planificación de un proyecto ya sabemos de antemano lo que va a ser más crítico y lo que nos va a llevar más tiempo. La parte de ejecución de un proyecto es un proceso que, a su vez, conlleva pasar por diversas fases. Desempeñar con éxito las tareas de cada una de estas fases y seguir un orden será determinante para no sucumbir a la presión y al caos.

En un entorno como la Supply Chain los proyectos siempre implican cierta complejidad: es preciso coordinar una larga lista de actividades, suele haber en juego una cifra monetaria considerablemente alta, uno o varios beneficiarios y, al mismo tiempo, participan diversos agentes.

En la planificación de un proyecto se suele desarrollar un documento guía en el que se acuerdan las diversas fases para llevar a cabo dicho proyecto. En él se detallan puntos como los objetivos del proyecto, el análisis de requisitos, el estudio de viabilidad, el diseño y estructura del plan a seguir, equipo y recursos a emplear, determinación de los Stakeholders, organización del trabajo, presupuesto del proyecto, subcontrataciones, etc.

La parte en la que se lleva a cabo la ejecución de un proyecto es la fase transitoria entre la planificación y el desarrollo a la acción. Es, por tanto, la etapa más importante, ya que en función del éxito de las actividades que en ella se desarrollen sabremos si podremos alcanzar los objetivos planteados o no.

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Pasos para la ejecución de un proyecto

ejecucion de un proyecto 2

¿Qué tener en cuenta a la hora de ejecutar un proyecto de gran envergadura?

  • Asignar los recursos adecuados y los medios humanos para la ejecución de cada tarea. Un organigrama es el esquema que podrá determinar las funciones y roles que desempeña cada trabajador dentro de un proyecto: logística, responsable de compras, inspección, compradores, ingenieros del proyecto, etc. De esta forma, se establecen las competencias y la jerarquía del equipo humano.
  • Seguir rigurosamente el cronograma de acciones para establecer un orden y poder desempeñar a tiempo lo acordado. Ten en cuenta que cada una de las actividades debe cumplir los plazos que anteriormente han de estar predefinidos. En este sentido, se deben considerar los imprevistos que puedan surgir.
  • La ejecución del proyecto tiene que ir acompañada de su correspondiente seguimiento, que ha de ser controlado por el gerente o director de la iniciativa.
  • Resolver las posibles incidencias para que nada obstruya la correcta ejecución del proyecto.
  • El responsable de costes deberá supervisar que la ejecución de tareas y actividades de cada una de las fases del proyecto no sobrepasan el presupuesto establecido.
  • Antes de confirmar la finalización de cada fase de la ejecución del proyecto, la persona responsable del departamento de calidad deberá garantizar que se han cumplido con todos los requisitos. En su defecto, deberán corregirse las acciones oportunas.
  • De acuerdo a los formatos de comunicación acordados (por ejemplo, mediante control remoto) entre quienes ejecutan el proyecto y las partes interesadas, es conveniente establecer de manera periódica reuniones y sesiones informativas para comunicar acerca del estado del proyecto conforme se van realizando los trabajos.

En conclusión, la ejecución del proyecto debe ser sinónimo de evaluación y medición de resultados, de manera que pueda garantizarse el cumplimiento del trabajo con la calidad estimada, respetando los objetivos del proyecto, los costes y, por supuesto, la seguridad. Para cumplir con todo esto es imprescindible mantener una comunicación fluida y transparente entre todos los miembros del equipo. De esta forma, los resultados serán mucho más satisfactorios.

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