Fases de un proyecto al detalle

El gerente del proyecto y el equipo del proyecto tienen un objetivo compartido: llevar a cabo el trabajo del proyecto con el fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Cada iniciativa es diferente, aunque las fases de un proyecto son una constante, todos tienen un comienzo, un período intermedio durante el cual las actividades impulsan el proyecto hacia su finalización y un final (ya sea exitoso o no).

Un proyecto estándar generalmente tiene las siguientes cuatro fases principales: iniciación, planificación, implementación y cierre.

 

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En conjunto, estas fases representan el camino que toma un proyecto desde el principio hasta su final y generalmente se conocen como el «ciclo de vida» del proyecto.

 

Fases de un proyecto I: la fase de iniciación

Es el momento en que se identifica el objetivo o la necesidad del proyecto. En ocasiones, el fin será resolver un problema, otras aprovechar una oportunidad que surge.

En todo caso, los responsables de la primera de las fases de un proyecto deberán documentar una respuesta adecuada a la necesidad en un caso de negocio con distintas opciones de solución, realizar un estudio de viabilidad para investigar si cada opción aborda el objetivo del proyecto y determinar una solución final recomendada.

Durante la etapa de iniciación se abordan cuestiones de viabilidad, “¿podemos hacer el proyecto?”, y se encuentra una justificación “¿deberíamos hacer el proyecto?”.

Una vez que se aprueba la solución recomendada:

  1. Se inicia un proyecto para entregar la solución aprobada.
  2. Se nombra un director de proyecto.
  3. Se identifican los principales resultados y los grupos de trabajo participantes.
  4. Se solicita la aprobación, para pasar a la fase de planificación.

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Fases de un proyecto II: la fase de planificación

La siguiente fase, la fase de planificación, es donde la solución del proyecto se desarrolla con el mayor detalle posible y se programan los pasos necesarios para cumplir el objetivo del proyecto.

Al comienzo de la segunda de las fases de un proyecto, el equipo debe quedar informado de todo el trabajo a realizar. Para ello se identifican:

  1. Las tareas del proyecto.
  2. Los requisitos de recursos.
  3. La estrategia.

Es lo que se conoce como «gestión del alcance», que precede a la creación de un plan de proyecto que describirá las actividades, tareas, dependencias y plazos.

El director de proyecto tendrá que coordinar la preparación de un presupuesto, proporcionando para ello sus estimaciones de costes en relación con mano de obra, equipo y materiales. Ese presupuesto servirá en la siguiente de las fases de un proyecto, la de implementación, para monitorizar y controlar los gastos.

Una vez que el equipo del proyecto ha identificado el trabajo, preparado el cronograma y estimado los costes, los tres componentes fundamentales del proceso de planificación están completos.

Es el mejor momento para identificar cualquier aspecto que pueda representar una amenaza para la finalización exitosa del proyecto, lo que se conoce como gestión de riesgos e incluye la enumeración de problemas potenciales junto con las acciones recomendadas, ya sea para reducir la probabilidad de que se produzca el inconveniente o para minimizar su impacto en el proyecto.

No puede darse por concluida la etapa de planificación sin identificar a todas las partes interesadas del proyecto y establecer un plan de comunicación que describa la información necesaria y el método de entrega que se utilizará para mantenerlas actualizadas.

Finalmente, es oportuno documentar un plan de calidad, proporcionando objetivos, medidas de aseguramiento y control, y un plan de aceptación, enumerando los criterios que deben cumplirse para lograr la validación por parte del cliente.

En este punto, el proyecto se habría planeado al detalle y estaría listo para ejecutarse.

 

Fases de un proyecto III: la implementación

Durante la tercera fase, la fase de implementación, el plan del proyecto se pone en marcha y se realizan los trabajos relativos a cada actividad y tarea.

Es importante mantener el control y comunicarse según sea necesario. El director de la iniciativa ha de encargarse de monitorizar el progreso y asegurarse de que se introduzcan los ajustes apropiados, que después habrá que registrar como variaciones del plan original.

A lo largo de esta etapa, los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas clave deben mantenerse informados sobre el estado de la iniciativa, de acuerdo con la frecuencia y el formato de comunicación acordados. Es por ello que el plan debe actualizarse y publicarse periódicamente, además de acompañarse de los informes de estado, que servirán para confirmar el punto final anticipado en términos de coste, cronograma y calidad de los entregables.

La entrega de cada proyecto debe revisarse en cuanto a calidad y medirse con los criterios de aceptación. Una vez que se han producido todos los entregables y el cliente ha aceptado la solución final, el proyecto está listo para el cierre.

 

Fases de un proyecto IV: la finalización

Durante la fase de cierre, el énfasis está en entregar los entregables finales al cliente, entregar la documentación del proyecto a la empresa, rescindir los contratos de proveedores, liberar los recursos del proyecto y comunicar el cierre del proyecto a todos los interesados.

El último paso, al concluir todas las fases de un proyecto es recoger las lecciones aprendidas para examinar qué salió bien y qué no. A través de este tipo de análisis, la sabiduría de la experiencia se transfiere a la organización del proyecto, lo que ayudará a los futuros equipos del proyecto.

 

Créditos fotográficos: ALotOfPeople

 

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