La gestión de inventarios, un aspecto clave en la planificación de cadenas de suministro

Entre los procesos y las actividades asociadas a las cadenas de suministro, la gestión de inventarios figura como destacada condicionando enormemente el desempeño de las demás actividades relacionadas con supply chain, como la adquisición de materias primas, la producción, el almacenamiento de bienes y la logística (desde la expedición a la entrega del bien o el servicio a manos del cliente).

Importancia de la gestión de inventarios para la cadena de suministro

Una cadena de suministros (CDS) de una empresa, como sabemos, es el conjunto de agentes, departamentos y unidades de la compañía que participan en la secuencia producción-expedición-entrega de bienes y/o servicios a un cliente final.

Evidentemente, una correcta gestión de inventarios es clave para determinar modos y tiempos de entrega, sobre todo en empresas dedicadas a la producción de bienes; sin embargo, también para las compañías focalizadas en la prestación de servicios la gestión del inventario es una pieza estratégica clave, como veremos.

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Qué es la gestión de inventarios: definición

La gestión de inventarios es una actividad propia del ámbito de la administración de costes de una compañía y se remite, de un modo claro y evidente, a la gestión de las existencias: reducir al máximo sus niveles sin comprometer la capacidad de respuesta a la demanda de bienes y servicios.

Características y roles de la gestión de inventarios

La gestión de inventarios es una actividad propia del ámbito de la administración de costes de una compañía y se remite, de un modo claro y evidente, a la gestión de las existencias: reducir al máximo sus niveles sin comprometer la capacidad de respuesta a la demanda de bienes y servicios es, sin duda, una de las tareas principales de la gestión de inventarios, una tarea que consiguientemente afecta a la adquisición de materiales, la producción, el almacenamiento y la distribución, como veíamos al empezar. No obstante, no es este el único aspecto a considerar para el correcto desempeño de esta actividad de gestión.

La determinación de los métodos utilizados para realizar los necesarios registros de entradas (compras), salidas (expediciones), pérdidas y existencias, puntos de rotación y sistemas clasificación es una de las misiones centrales de la gestión de inventarios. Y si bien por sí misma, tanto esta gestión como los procesos implicados en ella no generan un beneficio directo para la compañía (más bien representan una carga, con costes directos e indirectos de administración, tenencia —almacenamiento— y sostenimiento —seguros, mantenimiento, etc.—), son imprescindibles para una correcta planificación y administración de la cadena de suministros, y de ellos dependen en buena medida tanto su eficiencia como su eficacia.

Sabemos que la gestión y la supervisión de una cadena de suministro contempla el movimiento y el almacenaje tanto de materias primas para su consumo o uso en la cadena de producción, como de productos y servicios destinados al cliente o consumidor final. Por ello, es fácil determinar el punto de encuentro entre la gerencia de la cadena de suministro y la gestión de inventarios, y tampoco es difícil descubrir cómo y en qué sentido la administración de inventarios es crucial en el diseño de estrategias corporativas, como indicábamos al inicio.

¿Cómo un buen modelo de gestión de inventarios mejora la planificación en la cadena de suministro?

Una correcta estrategia de negocio debe centrar buena parte de sus esfuerzos en diseñar y planificar la cadena de suministro, puesto que de ella depende que la satisfacción de las necesidades del cliente se produzca de un modo óptimo.

En este proceso, no hay que olvidarse de que la reducción de costes y la minimización de los riesgos de pérdidas, que son un objetivo básico de crecimiento, tanto como lo puede ser el aumento de la producción asociado a un incremento de la demanda.

Objetivos de la gestión de inventario en supply chain

Y esta es la misión principal, al fin y al cabo, de la gestión de inventarios, que podría desglosarse en dos metas:

  1. Ceñirse a la estrategia corporativa y potenciarla persiguiendo los objetivos de crecimiento establecidos.
  2. Mantener siempre un equilibrio idóneo entre lo mínimo (reducción de stocks, racionalización de recursos, herramientas y efectivos) y lo necesario para cubrir las expectativas de demanda.

Cómo avanzar hacia la consecución de estas metas en la práctica

La gestión de inventario no es solo una subtarea aislada dentro de los departamentos de compras. En la actualidad, con una demanda fluctuante de los clientes y altas expectativas en cuanto a disponibilidad, individualización y calidad, el desempeño eficiente de toda la cadena de suministro se convierte en un objetivo prioritario.

Para lograrlo, todas las demás áreas, como la distribución, la producción y la gestión, deben integrarse en la planificación y adquisición de stock. Dicha integración es decisiva para evitar el conflicto potencial que surge cuando estos departamentos intentan alcanzar sus objetivos individuales, olvidando su interdependencia.

Si bien el departamento de compras, por ejemplo, se esfuerza por garantizar una alta disponibilidad de material sin acumular un inventario excesivo, el principal interés de la producción es utilizar los recursos disponibles de la mejor manera posible. Mientras tanto, la distribución quiere llevar los productos al mercado utilizando los canales de venta más efectivos. Los departamentos de administración y ventas, todo el tiempo, esperan alcanzar un nivel de servicio óptimo con la ayuda de un plan de ventas confiable para mantener un alto nivel de satisfacción del cliente.

A pesar de la complejidad, es posible lograr un equilibrio económicamente viable de todos estos intereses individuales, integrando toda la cadena de suministro interna, algo factible para las organizaciones capaces de conectar y centralizar su información y usarla adecuadamente; establecer objetivos comunes y partir de un buen conocimiento de la realidad de las operaciones, algo que se consigue con datos actualizados y accesibles en formatos visuales que incluyan a la gestión de inventarios.

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