Todos los pasos que debes seguir para realizar el presupuesto de un proyecto

Uno de los aspectos más relevantes para presentar y llevar a cabo un proyecto es definir el presupuesto ya que ello nos permite garantizar su propia viabilidad. Elaborarlo no es sencillo, así como tampoco lo es ajustarnos a él incluso cuando aparecen incidencias y gastos imprevistos. De hecho, la gestión presupuestaria puede convertirse en el quebradero de cabeza de cualquier director de proyecto o Project Manager si no contamos con una buena estrategia para planificarlo y administrarlo.

Las fases de un proyecto son muchas, y seguirlas adecuadamente es esencial para que este llegue a buen término. Por eso te indicamos algunas pautas básicas que debes conocer para elaborar el presupuesto que minimice el margen de gastos extra.

Tips imprescindibles para planificar el presupuesto de un proyecto

¿Qué aspectos debemos tener en cuenta a la hora de crear el presupuesto de un nuevo proyecto?

TEXT - TOFU - Gestión proyectos logísticos

Para evitar excedernos en el presupuesto y ajustarnos a la realidad debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Definir cuáles son las KPIs más relevantes para el proyecto. Estas suelen ser:

      AC (Coste real) o ACWP, coste real del trabajo realizado.

      CV (variación del coste).

      EV (valor obtenido).

      PV (valor planificado).

      ROI (retorno de la inversión).

  • Crear un presupuesto provisto de incidencias, por ejemplo, considerando posibles factores ambientales, intercambios de divisas, escasez de productos o servicios, etc. Asegúrate de obtener información de las partes interesadas, supervisar proveedores y estimar un plan B.
  • Informar a todo el equipo de la situación presupuestaria y, de este modo, garantizar un mayor control del proyecto para todos los miembros participantes.

Consejos para realizar el presupuesto de un proyecto

 Elementos básicos que todo presupuesto debe contener a la hora de planificar un proyecto:

  • Aportes e ingresos:

      Aportes contribuidos

      Donaciones en especie

      Ingresos generados

  • Gastos:

      Personal

      Costes no destinados al personal

      Gastos administrativos o indirectos

presupuesto proyecto 3

¿Cómo calcularlo?

Para calcular el desglose del presupuesto hay que ser lo más realista posible y, en la práctica, evadirnos de la palabra “estimación”. Es recomendable hacer una lista de los distintos componentes del proyecto, calculando los costes e ingresos de cada componente.

Lo primero de todo será realizar un calendario de recursos y un cronograma en el que identifiquemos las fechas de inicio y de finalización programadas para cada actividad del proyecto (paquetes de trabajo, de planificación, cuentas de control…).

Del mismo modo, es preciso partir de una entrada denominada Línea Base del Alcance, en la que incluiremos limitaciones de los gastos de fondos del proyecto (restricciones de financiación que pueden estar motivadas por entidades externas, socios participantes o por los presupuestos anuales de organización que promueve el proyecto).

La línea base del proyecto sale directamente del cronograma, es decir, de la planificación inicial, y servirá como punto de orientación para medir el avance del proyecto y pronosticar el resultado final. Su desarrollo es fundamental, pues constituye el proceso en el que definimos los trabajos que son necesarios para el proyecto, documentando lo que esperan del mismo los stakeholders. En ella tendremos que:

      Definir el alcance y recopilar los requisitos

      Crear la estructura de desglose de trabajo (EDT)

Para calcular los costes:

Antes que nada, tal vez es buena idea comenzar por definir los costes de personal. Para ello, habrá que identificar a todas las personas que trabajarán en el proyecto, cuánto cobrarán por año y por hora y cuánto tiempo empleará cada una para cubrir las actividades necesarias. Asimismo, se deberá tener en cuenta los impuestos respecto a la nómina y la tasa de prestaciones complementarias, como el seguro médico, por ejemplo.

Una vez hecho esto, tendremos que pasar a calcular los gastos no destinados al personal, investigando los costes de cada componente (equipos, transportes, materiales, consultores externos, dietas, etc.).

Como sabemos, en un presupuesto los costes directos suelen ser fácilmente identificables, ya que son aplicados directamente en la ejecución del proyecto en cuanto a materiales y mano de obra.

Por otra parte, tendremos que calcular la tasa de costes indirectos (servicios de apoyo, costes compartidos, gastos administrativos, etc.,), considerando todo aquello que no podemos atribuir directamente al proyecto, pero que será necesario para la ejecución del mismo. Dentro del apartado denominado “base de estimaciones” podrás detallar cualquier supuesto que pueda afectar a la inclusión o exclusión de costes indirectos en el presupuesto.

A su vez, es preciso agregar en nuestra partida presupuestaria un registro de riesgos, de manera que tengamos en cuenta también los costes de las respuestas para la prevención de riesgos.

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