Plan de proyecto: áreas de cobertura

El plan de proyecto es la hoja de ruta de cualquier iniciativa donde se crea el lenguaje común al que podrán referirse todas las partes interesadas.

Quienes se encargan de redactar este documento, necesitan asegurarse de que todos los elementos que lo componen están incluidos.

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Solo así es posible garantizar que el proyecto alcanzará objetivos con respecto al tiempo, los entregables y los costes.

¿Sabes qué necesitas incluir en tu plan de proyecto?

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¿Cuáles son los elementos que debe incluir el plan de proyecto?

A pesar de que cada iniciativa tiene sus propias particularidades, los elementos del plan de proyecto generalmente cubren las siguientes áreas:

  • Alcance del proyecto. El alcance del proyecto detallaría el Proyecto (trabajo esperado) y el Producto (Características y Funciones). Este es el componente más importante de un plan, ya que define exactamente lo que necesitaría lograr en el proyecto.
  • Gestión de requerimientos. Documentar, analizar, rastrear, priorizar y acordar los requisitos y luego controlar el cambio y comunicarse con las partes interesadas relevantes.
  • Gestión del tiempo. Los hitos, actividades y entregables del proyecto, y sus fechas de inicio y finalización previstas.
  • Gestión financiera. Detalles de inversión y presupuesto.
  • Gestión de la calidad. Todo lo relativo a su planificación control y mejora.
  • Gestión de riesgos. Identificación, evaluación y priorización de riesgos.
  • Administración de recursos. Recursos financieros, inventario, recursos humanos y habilidades, recursos de producción y / o tecnología de la información.
  • Gestión de los interesados. Definir y gestionar relaciones positivas con las partes interesadas a través de la gestión adecuada de sus expectativas y objetivos acordados.
  • Gestión de comunicaciones. Qué información necesita fluir en el proyecto, Quién necesita qué información, Cuándo se necesita la información, En qué formato se entrega la información y Quién será responsable de transmitir y proporcionar la información.
  • Gestión del cambio. Control de cambios de los parámetros del proyecto y su impacto en la iniciativa.
  • Gestión de abastecimiento. Establecer, mantener y cerrar relaciones con proveedores de bienes y servicios para el proyecto.

Recoger todos los elementos del plan de proyecto mencionados ayuda a garantizar que se han tenido en cuenta los aspectos más relevantes a los que habrá que atender en el curso de la iniciativa. De esta forma se gana en control y se minimiza el riesgo.

El Project Manager al cargo de la iniciativa puede elaborar otro documento para complementar al plan de proyecto. Una herramienta tan efectiva como la Estructura de desglose del trabajo sirve para organizar el trabajo del equipo en secciones manejables. Cuando se hace este esfuerzo previo, todas las partes interesadas mejoran la comprensión de sus responsabilidades y del impacto de su aportación en el resultado final.

Por último, quienes se dispongan a elaborar un plan de proyecto deberán ser conscientes de que la complejidad de esta tarea dependerá en gran medida de la de la iniciativa. A mejor preparado el Project Manager, mayores probabilidades de éxito, por eso, la formación es un valor seguro a añadir a la experiencia, cuando se trata optimizar la planificación para lograr una mayor tasa de éxito.

Créditos fotográficos: smolaw11

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