Project Monitoring, el instrumento de control contra las incidencias de obra

La figura del Project Monitoring ha resurgido en los últimos años como instrumento de control de proyectos para comprobar que este se desarrolla según lo planeado originalmente. De manera sistemática constituye para muchos tipos de proyectos un mecanismo eficaz para obtener información fiable y que será esencial para la toma de decisiones. 

¿Qué se entiende por Project Monitoring? 

Habitualmente vinculamos este concepto al sector inmobiliario y de la construcción debido al contexto en el que surgió, allá por el año 2008. Entonces este sector sufrió en España la peor de las crisis tras el boom de la construcción y, como respuesta a ciertas praxis que provocaban paralizaciones de obras o problemas en la obtención de licencias, las entidades financieras decidieron contar con un nuevo mecanismo de supervisión que pudiera controlar todas las incidencias y las situaciones de riesgo de manera objetiva. 

TEXT - TOFU - Gestión proyectos logísticos

Así, la monitorización de proyectos permitía adoptar medidas correctoras para hacer que se cumplieran los objetivos inicialmente propuestos. Un proceso de control que abarcaba desde el momento de la adquisición del suelo hasta la entrega del inmueble.

En la actualidad, el objetivo del Project Monitoring aún persiste: evaluar el avance del proyecto para comprobar que cumple con lo definido en el Plan de Dirección de Proyecto y, de ser necesario, poder aplicar los cambios necesarios.

A través de la monitorización del proyecto podemos controlar el desarrollo y la evolución de cada una de las actividades que se llevan a cabo, teniendo en cuenta que los recursos se están distribuyendo de manera racional, que hay un control de costes, un análisis de riesgos y que se está cumpliendo con los plazos establecidos y con las condiciones requeridas para cada cuestión.

Ventajas de llevar a cabo el project monitoring

¿Qué obtenemos solicitando esta herramienta de evaluación y control?

  • Disponer de una trazabilidad detallada de las acciones que se van realizando durante el transcurso del proyecto.
  • Garantizar que los recursos y las disposiciones empleadas se están dirigiendo adecuadamente a su destinatario final, de manera que podamos eliminar de raíz el riesgo a que sean utilizadas para conceptos externos al proyecto.
  • Permitir que las obras o proyectos de construcción se desarrollen fluidamente en los plazos acordados, minimizando incidencias o retrasos injustificados.

Project Monitoring 2

Gestión del Project Monitoring y pasos a seguir

¿Qué personas se encargan del Project Monitoring?

Si disponemos de un Departamento de Calidad interno es recomendable acudir a él para una supervisión global de las tareas, ya que sus gestores acostumbran a tener una visión más estratégica de lo que está sucediendo en cada uno de los procesos del proyecto para asegurar la calidad. No obstante, será el Project Manager la persona que supervise todo este servicio de monitorización y establezca el control de todas las acciones a seguir en el plan. Esta figura será, por tanto, quien deba gestionar los conflictos que surjan en el equipo de trabajo y en el Proyecto en general.

¿Qué acciones se llevan a cabo en el Project Monitoring?

Te indicamos cuáles son las fases principales por las que transcurre una adecuada monitorización del proyecto:

  • Desarrollo de la línea base: Lo primero será determinar cuáles son las líneas por las que se rige el Plan de Dirección de Proyecto e identificar las actividades necesarias, costes, viabilidad, plazos, etc.
  • Determinación del estado actual: Cada cierto tiempo, con una periodicidad establecida, habrá que documentar el cumplimiento de las diferentes actividades. Para ello se podrá solicitar la elaboración de informes por parte de los responsables de cada área de trabajo, así como organizar reuniones conjuntas respecto al control del Proyecto.
  • Gestión rigurosa y continua de los cambios, que deberán incorporarse a la línea base revisada.
  • Planificación de costes y actualización del diagrama de Gantt. En este diagrama obtendremos una visión general de las tareas programadas para cada uno de los plazos y del tiempo aproximado que llevará ejecutarlas. De esta forma, podremos recalcular cuánto va a costar el Proyecto.
  • Evaluación y documentación: Mediante la representación de curvas de progreso y el análisis de todo lo anterior podremos evaluar el estado actual del Proyecto, analizar desviaciones respecto a la línea base, así como las posibilidades de reacción frente a las mismas. Al mismo tiempo, habrá que documentar todo el progreso.
  • Control de desviaciones, en el que prepararemos planes de acción para minimizar el riesgo de las mismas y analicemos la causa de las mismas para que no se vuelvan a cometer.

POST - TOFU - Claves gestión proyecto logístico


Entradas relacionadas

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.

Deja un comentario