Sistemas OLAP: la gestión de la información como camino al éxito

Gestionar una empresa implica una serie de toma de decisiones que pueden llevar al éxito o el fracaso del negocio. Es por ello necesario saber confiar en las herramientas que puedan facilitar una mejor labor de gestión. Saber trabajar de la forma más adecuada la información que se tiene es uno de los caminos más apropiados para llevar a la empresa al mayor de los éxitos. Los sistemas OLAP son una gran herramienta de la inteligencia empresarial para la gestión eficaz de la información.

Uno de los conceptos que han hecho crecer a las empresas es la llamada Business Intelligence, que no es sino la capacidad para transformar en información los datos para mejorar el proceso de toma de decisiones. Es un factor estratégico que favorece la competitividad de la empresa.

Una de esas herramientas que integran la inteligencia empresarial son los sistemas OLAP (Online Analytical Processing en sus siglas en inglés). Estos sistemas de procesamiento analítico en línea permiten extraer los datos que necesita el usuario de una manera sencilla y selectiva de un gran volumen de información. En los sistemas OLAP, la información se solicita con los filtros necesarios y gran precisión de detalle. Fácil y rápido. Con un historial de datos que suele realizarse a largo plazo, las bases de datos OLAP se nutren de la información procedente de los sistemas de operaciones existentes.

¿Cómo funcionan? Mediante una base de datos multidimensional que considera cada característica o atributo de datos como una parte separada y encuentra las intersecciones entre esas partes. Los sistemas, también llamados Cubos OLAP por su característica multidimensional permiten analizar bases de datos relacionales con mucho volumen y variedad. Esto reduce notablemente el tiempo y los recursos empleados en el análisis. Estos análisis derivan en informes que permiten mejorar la toma de decisiones y las operaciones productivas.

La rapidez de los cubos OLAP radica en que son vectores donde la información está jerárquicamente organizada. Puede contener por tanto múltiples dimensiones, así como varios vectores, lo cual extiende la capacidad del cubo OLAP. Por ejemplo, dentro de un período de tiempo podrían existir varias dimensiones. “Año 2015”, “Segundo semestre de 2015” y “septiembre 2015” serían tres dimensiones distintas. Otras dimensiones podrían referirse a lugares, productos por categorías, stocks, gastos e ingresos, etc. Las posibilidades son casi infinitas.

El gran debe de los sistemas OLAP es que no se pueden realizar cambios en su estructura. Por la manera que almacenan y gestionan la información, para modificar algo de su estructura es necesario rediseñar el cubo OLAP por completo.

Creados a partir de las tablas de las bases de datos relacionales, los cubos OLAP suelen trabajar la información en varios pasos como pueden ser segmentar la información, filtrarla, profundizar y sintetizarla. Todo ello a una gran velocidad y permitiendo al usuario conseguir los datos analizados en un tiempo récord.

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Limitaciones de los cubos de datos de los sistemas OLAP

Si bien los cubos de los sistemas OLAP brindaron la capacidad de ejecutar análisis de manera eficiente, tienen limitaciones significativas como estas:

• Necesidad de adaptar. Por naturaleza, un cubo de inteligencia empresarial contiene solo ciertas dimensiones, las necesarias cuando se creó el cubo para un análisis específico. Eso significa que para conducir nuevos análisis habrá que crear nuevos cubos o modificar el cubo de inteligencia empresarial existente.
• Falta de detalles. En un cubo OLAP no pueden encontrarse detalles a nivel de transacción. Los cubos siempre contienen información resumida, por lo que, para llegar al detalle de la transacción, debe irse directamente a la base de datos.
• El proceso de modelado que requiere mucho tiempo. Debido a que un cubo de datos de los sistemas OLAP debe crearse o modificarse cada vez que se necesita un nuevo informe, los datos deben organizarse en el almacén de datos de una manera que permita acceder a ellos rápidamente y colocarlos en un cubo. Por esta razón, aunque las técnicas de modelado de datos son necesarias, requieren mucho tiempo.
• Limitaciones de canalización de ETL. Dado que los procesos de transformación requieren mucha potencia informática y el objetivo de un cubo de inteligencia empresarial es proporcionar datos listos para el análisis, los datos que ingresan en un cubo deben transformarse antes de cargarse. Además, una vez que se cargan los datos, puede llevar mucho tiempo construir el cubo, y cada vez que se necesitan datos nuevos, se debe ejecutar el proceso de creación de cubos de inteligencia empresarial, lo que ralentiza la toma de decisiones.

Hoy en día, la mayoría de los equipos de BI ejecutan las cargas de trabajo de los sistemas OLAP en bases de datos en columnas en la nube, en lugar de crear cubos de datos como una capa separada. El poder y la escalabilidad del almacén de datos en la nube y la flexibilidad de las herramientas modernas de canalización de datos lo hacen posible.

¿Qué sistema OLAP elegir?

En la búsqueda del sistema OLAP más conveniente, se deben tener en cuenta algunas características que no deberían faltarle como, por ejemplo:

• Debe ser de manejo sencillo y utilizar un lenguaje práctico y funcional.
• Su tiempo de implementación debe ser lo más rápido posible.
• Las posibilidades gráficas tienen que ser potentes y el uso de mapas, habitual.
• Al sistema OLAP se le exige rapidez para acotar el tiempo entre la necesidad de información y la respuesta.
• No tener límites, ya sea de jerarquías, dimensiones o niveles de agregación, por ejemplo.
• OLAP es un sistema multiusuario, por lo que la administración debe depender de estos. Se busca la arquitectura cliente/servidor, para que los usuarios colaboren e interactúen.
• Es imprescindible una visión multidimensional de los datos, sin centrarse en un solo punto de vista.
• Debe contar con la posibilidad de acceder a los datos directamente o en procesos batch.
• Es recomendable mantener los cálculos y resultados separados y almacenados en una ubicación que no sea el sistema fuente.

En definitiva, se trata de convertir la información y los datos de los que se disponen en una potente herramienta para mejorar los resultados de la empresa. Si la información es poder, un rápido, correcto y eficaz análisis permitirá tomar mejores decisiones que sitúen al negocio en una situación competitiva inmejorable.

Créditos fotográficos: islander11 y vaeenma