Cómo elaborar un mapa de procesos de una empresa paso a paso

El mapa de procesos de una empresa es una herramienta que, pese a todas las bondades que ofrece, su uso todavía no está muy arraigado en las empresas.

mapa de procesos de una empresa

Créditos fotográficos: istock Infografx

Se entiende por mapa de procesos a un diagrama que representa de manera clara y fiable la visión global que se tiene de la estructura de la empresa. En él, se presentan todos los procesos que forman parte inherente a la actividad de la empresa y la relación que existe entre ellos. Estos mapas deben ser concisos y, repetimos, muy claros para que puedan lograr su objetivo: obtener una visión general de todo lo que ocurre en la empresa.

 

¿Qué beneficios aportan los mapas de procesos de una empresa?

Una vez clara la terminología es el momento de preguntarse qué beneficios aporta el poner en marcha uno de estos mapas en una empresa.

  1. Definir roles y responsabilidad. Los mapas de procesos definen los roles de cada uno de los miembros de la organización y las responsabilidades que éste tiene en la misma. Esto ayuda a saber de un sólo vistazo, quién tiene que hacer cada uno de los procesos y actividades propias de la empresa, haciendo mucho más efectiva las tareas de control.
  2. Mejoras importantes en el flujo de información. La información, al quedar plasmada, es más fácil de compartir. Gracias a estos modelos la información fluye rápidamente entre los empleados de la empresa, tanto de manera vertical como horizontal, haciendo que todos puedan saber qué se está haciendo.
  3. Definir objetivos y alinearlos. Al plasmar los objetivos dentro del mapa se consigue alinear objetivos entre diferentes departamentos e, incluso, diferentes jerarquías dentro de la empresa. Al alinear los objetivos se obtiene una visión global de los mismos y se puede trabajar en pro de una mejor consecución.
  4. Identificar oportunidades. Al hacer estos mapas se pueden identificar rápidamente oportunidades, tanto de la organización como en el desarrollo de tareas que no se están llevando a cabo.

 

Mapa de procesos de una empresa: pasos para crearlo

Después de leer los beneficios que aportan los mapas de procesos es normal plantearse el realizar uno pero, ¿es complicado? ¿es costoso de hacer y de implementar? La respuesta a estas preguntas es NO. Realizar, implementar y controlar un mapa de procesos es una tarea sencilla siempre y cuando se lleve con un orden determinado y se plantee el mismo de la forma más clara posible. Para conseguir que esa sencillez y claridad quede plasmada en el mapa se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Definir la misión y la visión de la empresa /servicios. Con esto se obtiene un punto claro de dónde partir y a qué se quiere llegar con la actividad que se está realizando.
  2. Elaborar el grupo de interés al cual nos dirigimos. En este punto hay que definir las necesidades y las expectativas que los clientes/usuarios, que queremos captar, tienen.
  3. Identificar los servicios que ofrecemos. Hacer un listado completo de todo lo que se ofrece por parte de la empresa.
  4. Ver si los servicios que se ofertan cubren las necesidades o expectativas de los usuarios. Este es el primer punto en el que puedes observar si estás desaprovechando alguna oportunidad.
  5. Elaboración del mapa de procesos. En este punto lo que se trata es plasmar, de forma gráfica, todo lo que se ha estudiado anteriormente. En él iremos analizando cada uno de los procesos (estratégicos, claves y de soporte) y entrelazando los procesos entre ellos, tal y como se observa en la siguiente imagen.

 

Pese a estos pasos cabe mencionar, que cada mapa de procesos debe adaptarse al máximo a la estructura de la empresa por lo que, para conseguirlo, es posible que alguno de los pasos no se lleve a cabo.

 

POST - TOFU - Agility SC

 

Publicado en El enfoque Customer-driven Etiquetado con: ,