Cómo hacer un report en 3 claves

Todo project manager debería saber cómo hacer un report  ya que los informes de estado de proyecto son una necesidad constante en cualquier iniciativa. La mayoría de directores de proyecto tienen que elaborar, al menos, un informe de este tipo por proyecto, por semana, pero ese número puede multiplicarse rápidamente si se necesita informar más frecuentemente, o si es preciso informar por separado a diferentes grupos de partes interesadas.

Desafortunadamente, cuando se trata de informes de estado, en la práctica es fácil apreciar fallos que podrían evitarse si los directores de proyecto supieran cómo hacer un report. Y es que, incluso los más experimentados, aquéllos con cientos de informes a sus espaldas, pueden cometer el error de omitir información importante o incluir más detalles de los necesarios.

 

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Para evitar este tipo de situaciones en las siguientes líneas propondremos algunas buenas prácticas que te ayudarán a saber cómo hacer un report.

¿Tienes un momento?

 

 

Las claves del informe de estado del proyecto: cómo hacer un report

Contar con información de calidad, datos actuales, de fuentes confiables y debidamente contrastados es sólo el primer paso. Pero, quienes saben cómo hacer un report, también son conscientes de la importancia de aplicar las siguientes mejores prácticas:

  1. Incluir un resumen ejecutivo al inicio. Es imposible estar seguro de que la audiencia leerá el informe hasta el final y, por eso, puede ser interesante crear una especie de plantilla de informe de estado de proyecto estándar para todos los reportes. En esta sección se ofrece un resumen rápido de lo que se incluye en el informe a continuación. Basta con aportar un par de ideas que indiquen la marcha del proyecto, y, si es necesario, también pueden destacarse algunas áreas clave de preocupación. Incorporar el resumen ejecutivo es la manera de garantizar que las partes interesadas obtienen la información crítica que necesitan, incluso si se distraen antes de leer el resto, y eso lo tienen claro quienes saben cómo hacer un report.
  2. Proporcionar datos actualizados. La información actualizada sobre las finanzas y los plazos del proyecto tiene un alto valor y debe incluirse en el informe. Las métricas específicas que se utilicen y el nivel de detalle que el report proporcione dependerán de la audiencia y del tipo de proyecto, aunque en general, interesa que las cifras sirvan para ilustrar el progreso de la iniciativa en comparación con su presupuesto y cronograma.
  3. Identificar áreas y problemas de riesgo. Cada director de proyecto debe prestar especial atención a la gestión de riesgos. Además de identificar los riesgos, es esencial ayudar a los equipos a ser conscientes de ellos, haciendo referencia a los mismos en las reuniones e incluyéndolos en los informes de estado del proyecto. También es preciso asegurarse de proporcionar la información más reciente sobre cualquier problema que haya surgido, así como las formas en que esté previsto resolverlo.

 

Al plantearse cómo hacer un report es común entenderlo como un ejercicio de revisión del pasado, sin embargo, muchas veces, la clave del éxito de cualquier iniciativa es usar este vehículo para comunicar también el plan para la próxima semana o la siguiente etapa. Al redactar tu informe, no te olvides de enumerar las tareas que están programadas para completarse en los próximos días, junto con los detalles de cualquier reunión importante o hitos que se llevarán a cabo entre el report actual y el próximo informe de estado del proyecto.

 

Créditos fotográficos: LeszekCzerwonka y kemaltaner

 

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