Control de proyectos: lo que debes saber

Que un proyecto salga adelante de una manera adecuada depende de una planificación previa. El control de proyectos radica tanto en la gestión que realice el encargado principal, además de que se cumplan los parámetros y metas dentro de lo posible por parte del resto de participantes. 

Otro de los valores positivos del control de proyectos es hacer frente a los imprevistos. Solucionarlos y volver al camino que hemos fijado nos asegurará un resultado óptimo además de un ahorro de tiempo. Lo normal es que siempre se necesiten ajustes y cambios, pero eso no debe frenar nuestro objetivo final. 

 

Primeros pasos del control de proyectos 

Antes de hacer un seguimiento completo de tu proyecto, hay unas premisas que debes tener en cuenta para hacer una planificación completa:

  • Presupuesto: se deben detallar los costes de los que dependerá el proyecto. Deberán ir en consonancia con las fases definidas en un tiempo concreto y las acciones a realizar para hacernos una idea clara de lo que debemos invertir en cada momento. 
  • Planificación temporal: para poder saber qué acción llevar a cabo en cada momento y asegurarnos de que no se producirá una saturación de tareas. 
  • Alcance: sirve para hacernos una idea del progreso de cada fase y si alcanzaría las metas establecidas.

 

TEXT - TOFU - Gestión proyectos logísticos

 

De esta manera en un control de proyectos comenzamos a visualizar los detalles del mismo, incluso prevenir algún posible error en su ejecución. En este momento estamos a tiempo de hacer cambios con más facilidad.

 

control de proyectos 2

 

Siguiente fase en el control de proyectos 

Una vez ya hemos asentado la bases ha llegado la hora de comenzar con los siguientes en los que el proyecto comenzará a cobrar forma:

  1. Definir parámetros del control: es importante saber con certeza lo que queremos medir para saber leer los resultados del control de proyectos, si hemos llegado al máximo o si por lo contrario existe un déficit. 
  2. Actualizar la información constantemente: uno de los pilares para el buen control de proyectos. Debe ser lo más reciente posible porque de ella dependerán las siguientes acciones y la corrección de posibles errores o los resultados positivos a tener en cuenta. 
  3. Retroalimentación de datos: las vías de donde obtengamos los datos deben demostrar su eficacia  y eficiencia. A su vez, el cabeza de proyecto debe designar a los responsables del monitoreo.
  4. Definir soluciones: aunque puedan surgir imprevistos no quiere decir que las soluciones que podamos poner en marcha para hacerles frente deban ser improvisadas. Esto podría incluso agravar el problema, por lo que debemos valorar y trazar un plan de acción previo. 
  5. Tareas del director del proyecto: además de la comunicación dentro del equipo, debe buscar las maneras de coordinar todas los procesos del control. Es una tarea que requiere mucha responsabilidad, por eso la capacidad de gestionar problemas y llevar todo al día serán algunas de las mejores cualidades que puede tener como líder. 
  6. Buscar herramientas y recursos: existen algunos métodos para facilitarnos el trabajo a la hora de llevar el control de un proyecto. Gracias a las nuevas tecnologías, organizarnos es más sencillo que nunca. 

 

La clave del éxito en el control de proyectos radica en administrar y organizar todos nuestros recursos y acciones, para anticiparnos a posibles imprevistos y buscar soluciones que sean efectivas.

 

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