Cronograma de actividades: qué es y cómo hacerlo

A la hora de realizar la gestión de proyectos, es necesario disponer de todas las herramientas necesarias para garantizar el buen desarrollo del mismo. Una de estas herramientas que tienes a tu alcance es el cronograma de actividades. 

Se entiende por cronograma de actividades al gráfico en el que se especifican todas las tareas que se deben hacer para poder completar un proyecto. Además de las tareas, se puede añadir el orden de las mismas y el responsable de cada una de ellas, de tal manera que todo quede plasmado a modo de gráfico y se pueda consultar de manera rápida y sencilla. 

 

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Existen muchos tipos de cronogramas de actividad siendo, el gráfico de Gantt uno de los más conocidos. 

 

Cómo hacer un cronograma de actividades

Elaborar un cronograma que recoja todas las actividades que se deben llevar a cabo en el proyecto es una tarea sencilla, ya que tan solo hay que seguir una serie de pasos que te contamos a continuación: 

  • Definir todas las actividades que componen el proyecto. Es importante listar todas las acciones que se deben llevar a cabo para que el proyecto salga a la luz. Lo ideal es reunirse con el supervisor de cada una de las partes para que nos ayude a realizar un listado lo más completo posible.
  • Relacionar las actividades entre sí. El siguiente paso es saber qué relación existe entre cada una de las actividades ya que, es posible, que algunas dependan de otras. Para ello, clasificaremos las tareas de la siguiente manera: 
    • Fin – comienzo. Son aquellas que no se pueden empezar hasta que acabe su actividad precedente. 
    • Comienzo- comienzo. Las dos tareas empiezan al mismo tiempo. 
    • Comienzo – Fin. La primera empieza al mismo tiempo que acaba la segunda. 
    • Fin-Fin. Las dos tareas deben estar finalizadas en el mismo momento.
  • Definir plazos. Ahora toca definir el tiempo estimado para cada una de las tareas. Los tiempos tienen que ser realistas, ya que marcarán el ritmo de todo el cronograma. Estos tiempos nos ayudarán a controlar si cada una de las tareas se está llevando a cabo cuando realmente toca y en el tiempo previsto, pudiendo identificar así fácilmente si existe algún retraso para ponerle solución.
  • Realizar el cronograma. Con todo lo anterior bien definido, es el momento de pasar esa información al papel en forma de cronograma. A este cronograma, tendremos que añadirle los recursos que precisa cada tarea, y unos pequeños márgenes para poder trabajar con cierta holgura de tiempo y que los imprevistos que puedan surgir no se conviertan en un contratiempo mayor.
  • Ir reajustando el cronograma. El cronograma no puede convertirse en un recurso estático. Hay que ir realizando ajustes conforme veamos que se producen desajustes, se incluyen nuevas tareas o se tienen que reasignar los recursos. Esta es la única forma de conseguir que el cronograma se convierta en una herramienta de trabajo realmente útil. 

 

cronograma de actividades 2

 

¿Para qué sirve un cronograma de actividades? 

Una vez visto qué es un cronograma de actividades, es el momento de ver qué beneficios aporta disponer de uno. 

  • Disponer de un cronograma de actividad ayuda a llevar una mejor supervisión de todas las actividades que se tienen que hacer. Esta base ayuda a que los proyectos no sufran retrasos o se queden tareas sin realizar. 
  • Es la mejor manera de ver con un simple vistazo qué recursos se necesitan en cada uno de los proyectos. De esta manera, se asignan los recursos necesarios a cada tarea. 
  • Sirve como elemento de control para ver en qué puntos hay más atascos o cuellos de botella, y cómo se pueden solventar estos rápidamente para que no afecten al desarrollo del proyecto global. 

 

Como ves, el cronograma de actividades puede resultar muy útil para supervisar mejor las tareas realizadas. Tan solo debes dedicar un poco de tiempo en prepararlo correctamente y verás como tu productividad empresarial aumenta.

 

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