Cuando se escucha por primera vez la palabra cuadro de mando operativo, es posible que ésta no se relacione con su propósito fundamental, que no es otro que el de llevar un mejor control de las operaciones.

 

Breve introducción al cuadro de mando operativo

Pese a que muchos ya conocen qué se entiende por cuadro de mando operativo, hay otros que nunca han escuchado hablar de este término. Sea como sea, existe mucha confusión alrededor de ello, por lo que, para despejarlas, hay que empezar respondiendo la pregunta más sencilla, ¿qué es un cuadro de mando operativo?

 

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Este tipo de cuadro es una de las herramientas clave de la empresa para observar el funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa. Dicho de otra forma, sirve para llevar a cabo un seguimiento de los indicadores operacionales claves para la empresa, de tal manera que se pueda llevar un control de los mismos de manera rápida y sencilla.

Este cuadro se caracteriza por tener una visión cortoplacista y por analizar una a una las áreas de la empresa, lo que hace que sea una buena herramienta para ayudar a la toma de decisiones rápidas y urgentes. Gracias a la comparación mes a mes de los datos se pueden tomar decisiones a tiempo, de tal manera que la empresa que lo emplea pasa a ser proactiva y a anticiparse a cualquier tipo de problema que ésta tenga. Si bien es cierto que éste es de menor importancia dentro de una empresa que el cuadro de mando integral, eso no es motivo para que las compañías puedas beneficiarse de lo que puede aportar, por lo que se deberían ver cómo dos métodos complementarios y no como sustitutivos.

 

¿Cómo diseñar un cuadro de mando operativo funcional?

Existen muchas formas de crear un cuadro de mando operativo pero, la más sencilla y la que más al alcance de todos está es hacerlo mediante un archivo de Excel.

Prácticamente todo el mundo tiene acceso a crear archivos en Excel, y éste da una gran posibilidad de formatos para adecuarse a las necesidades que se tengan que cubrir. ¿Cómo empezar a diseñar el control de mando? Siguiendo estos pasos:

  • Definir los KPI. Lo primero es establecer qué se va a medir y controlar dentro de las cuatro principales perspectivas (financiera, clientes, desarrollo y procesos internos). Hay que ser conscientes de que los KPIs tienen que ser diferenciados para cada área de la empresa, por ejemplo, en el área de marketing se podría hablar de fidelización y en los KPI de ventas, el número de pedidos que se han recibido. Todo esto lo colocaremos en las primeras columnas, siendo la primera para el área y, la segunda, para el KPI en concreto.
  • Establecer los objetivos. Inmediatamente después, en la tercera columna, se establecerán los objetivos que se quieren alcanzar por cada uno de los KPIs que se han presentado. Hay que recordar que los objetivos tienen que ser realistas, para que luego lo plasmado no difiera mucho de la realidad, y sobre todo, medibles, para poder llevar un control de los mismos.
  • Medición y control. En las siguientes columnas se irán anotando los datos que se van obteniendo mes a mes en cada uno de los KPIs y la diferencia que existe entre los datos reales y los objetivos plasmados. Esta última columna es la que da información relevante acerca de si se está trabajando correctamente o no, y la que ayudará que las empresas puedan tomar decisiones mes a mes.

 

Estos son los pasos básicos que se deben tener cuenta a la hora de plasmar de manera correcta un cuadro de mando operativo, si bien el Excel no es la única manera de plasmar y recoger dichos datos. En el mercado existen una gran cantidad de herramientas de Business Intelligence que están enfocadas a cubrir las necesidades de este cuadro, así que la recomendación que se puede dar en estos casos es buscar la opción que más se ajuste a nuestras necesidades tanto económicas como organizativas.

 

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