Cuáles son los principales objetivos del departamento de compras

La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa; asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con proveedores.

¿Qué es el departamento de compras?

El departamento de compras es el conjunto de profesionales que se encargan de adquirir las materias primas, productos semi-acabados y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por tanto, se trata de un área clave para garantizar el éxito y la optimización de todas las fases sucesivas en la cadena de suministro.

Aunque la misión de este departamento tendemos a asociarla únicamente a la compra de materias primas, herramientas o suministros, lo cierto es que las funciones y objetivos del departamento de compras abarcan mucho más. Detrás hay un serio trabajo administrativo, se debe cuidar la relación con los proveedores, evaluar los precios y gestionar todo el proceso hasta llegar a la fase de producción con el mayor control posible.

¿Cuál es el objetivo principal del departamento de compras?

Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a buen precio y en buena calidad. Esa es su misión.

Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tengan una continuidad evitando, así, posibles roturas de stock. Siempre que se cumpla esta condición, el objetivo principal que cualquier empresa pretende conseguir no es otro que reducir el costo final de los productos. Además, los otros objetivos que detallamos a continuación harán que aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa. Pero, luego lo veremos.

En la gestión de compras lo que más se prioriza es controlar el costo de los bienes y servicios. Conseguir que estos se reduzcan puede suponer un aumento en la productividad y, por consiguiente, una mayor rentabilidad de las operaciones. Es por esto que cobra un importante valor el hecho de realizar evaluaciones del precio de manera constante para ver si se están recibiendo los materiales al mejor precio posible.

En el caso de empresas pequeñas, el trabajo se centra en la comparación de precios para encontrar el mejor precio del mercado sin renunciar a la calidad que, previamente, han establecido.

En las grandes compañías no dejan de lado estos aspectos, pero hacen más hincapié en conseguir descuentos por grandes cantidades.

En resumidas cuentas, para las grandes empresas negociar por volumen de compra a partir de un buen control del inventario es lo ideal; en cambio, para las pequeñas o medianas empresas, lo mejor es escoger aquellos proveedores que nos permitan negociar los precios.

¿Cuál es la estructura del departamento de compras?

Para empezar, la manera en la que esté estructurada una empresa a nivel organizativo es fundamental para favorecer el desarrollo de trabajo. Es por esto que hay que definir claramente cuál es la posición del departamento de compras en la estructura organizacional de la compañía, así como su relación con los demás departamentos. Así algunas tareas podrán estar centralizadas y otras descentralizadas, pero lo más recomendable es que esta estructura se defina por un principio de sencillez y de flexibilidad.

Lo más idóneo es que esta estructura esté orquestada de la manera más horizontal posible, de manera que el trabajador no perciba una cadena de mandos y control demasiado larga, ya que así habría demasiadas reglas, trámites y limitaciones. Esto es lo que debemos evitar, ya que no se puede perder de vista los fines que persigue este departamento.

El mejor modo de llevar a cabo las funciones del departamento de compras con eficacia es que esté en continua coordinación con los flujos comerciales de la empresa, de manera que se pueda planificar las compras necesarias y detectar los cambios en el mercado. Para ello, el intercambio de información y la transparencia en cada una de las etapas y de los departamentos de la cadena de suministro son claves.

Por tanto, para que el funcionamiento del departamento de compras sea verdaderamente productivo, debe asentarse en él una adecuada interiorización de su jerarquía y estructura, pues debe concebirse como un nexo entre la fábrica y los proveedores externos. Esta gestión puede suponer reducir los costos de producción de manera considerable, por lo que el trabajo de control, gestión y organización es muy importante en este departamento.

Así es como en la estructura interna del departamento de compras se coordinan todas sus tareas, especificando sus diferentes fases: preparación de ofertas, investigación de mercado, identificación y selección de proveedores (para lo que se precisa de un proceso de negociación de compra fundamental), emisión del pedido y seguimiento y control de la compra.

A su vez, el departamento de compras puede componerse de distintas delegaciones en función del tipo de compra a realizar. De este modo, debemos distinguir entre el departamento de compras de materias primas del de productos de consumo interno (por ejemplo, materiales de oficina o de mantenimiento), así como de la delegación de compras de bienes de equipo (todos aquellos de naturaleza técnica que son necesarios para el proceso de fabricación).

Todos los bienes y recursos adquiridos se almacenan en el almacén, para que sean posteriormente repartidos por los departamentos requeridos.

¿Qué funciones tiene el departamento de compras?

Además de la negociación con los proveedores y hallar la mejor estrategia para reducir los costos, ¿qué otros aspectos debemos considerar dentro de las gestiones de las que se responsabiliza este departamento?

Garantizar que se cumplan los plazos de entrega

Muchas veces hay imprevistos que hacen que se incumplan los plazos de entrega, lo cual suele generar pérdidas en la empresa que en ocasiones resultan incalculables. Los tiempos de producción se alargan, el stock se reduce y todo ello interfiere en los plazos de entrega de la distribución de mercancías. Es por ello que resulta imprescindible gestionar estos incumplimientos, de manera que en el caso de que ocurran, las pérdidas dañen a la empresa y a su relación con los clientes lo menos posible.

Análisis de precios

Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos. Esta función está vinculada con la negociación de proveedores y el objetivo de reducir costes siempre que sea posible. Comprar a un precio muy elevado repercutiría considerablemente en la rentabilidad de la empresa.

Sin embargo, hay que comprar las materias que garanticen el cumplimiento de calidad requerido para satisfacer a los clientes, tratando de hallar un equilibrio entre el departamento de compras y el departamento de ventas.

Por tanto, el análisis de precios debe ir acompañado de lo que se conoce como compra estratégica.

Encargarse del aprovisionamiento de materiales

Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar todos los materiales necesarios para poder cumplir con las tareas marcadas. En este punto se contemplan tanto maquinarias como materiales, es decir, todo lo que de una manera u otra interfiera en la creación de los productos.

Además de ello, se encargan de que el almacén de dichos productos se realice de una manera lógica, que sea fácilmente entendible y, por supuesto, que guarde una buena relación de productos en stock. Este último punto es de vital importancia para estar siempre abastecido y no propiciar una rotura de stock. Eso sí, todo ello sin generar un sobre coste asociado a los costes de almacenaje del stock.

Para un correcto aprovisionamiento de materiales podemos recurrir a numerosos sistemas de automatización con los que podamos hacer frente a las demandas de los clientes de una manera más controlada. La razón es que como responsables del aprovisionamiento en la cadena de suministro hay que procurar el mejor servicio a un coste inferior, en la calidad prometida y teniendo en cuenta las correspondientes previsiones de las ventas y el trabajo de los demás departamentos.

Controlar la gestión documental y administrativa de las compras

Así mismo, es preciso asegurar que todo el producto adquirido cumple con los estándares precisos y con la política de compras de la empresa.

En cada compra el departamento debe encargarse de un control documental, esbozando los protocolos que pueda agilizar el proceso. No solo es un proceso importante para cumplir con los objetivos de la empresa, sino también para la elaboración de informes periódicos en los que se detalle la gestión de compras y la justificación de todas sus actividades.

Todo ello debe ir de la mano de una adecuada digitalización y la implantación de una solución tecnológica adecuada que reduzca el margen de errores y automatice los flujos documentales.

Integrar el departamento de compras al resto de departamentos

La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las empresas, sino que debería formar parte del puzzle empresarial. El departamento de compras está estrechamente unido a estos otros departamentos:

  • Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas.
  • Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos departamentos.
  • Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas para saber cuál es la demanda de mercado y estimar el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.
  • Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable. Es fundamental que  los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se requiere.
  • Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. Este debe estar convenientemente cualificado y distinguir diferentes tipos de perfiles (gerente de compras, comprador, asistente administrativo,…).

El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y las decisiones que toma este departamento son fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas empresas. Por ello, es de vital importancia plantear un diagrama de flujo del departamento de compras que abarque todo el proceso y que deje claro todos los pasos a seguir. De esta forma, y gracias al diagrama de flujo del departamento de compras, se conseguirá una estructura más clara y definida y una mejor gestión de compras, del tiempo y los recursos, con el impacto que esto puede tener también sobre los costes del departamento.

En definitiva, la gestión de compras pasa por una serie de responsabilidades cuyo objetivo reside en que la negociación con proveedores sea lo más excelente posible para las dos partes. De esta forma, logramos generar valor tanto para los agentes que intervienen dentro de la empresa como para aquellos que lo hacen de manera externa.

Otros objetivos que persigue el departamento de compras

Como siempre, es imprescindible marcarse unos objetivos para saber si el departamento en sí cumple sus funciones y va según lo previsto y, con los objetivos de compras no podía ser diferente. Son muchos los objetivos del área de compras que puedes marcarte, siendo los siguientes algunos de los más importante.

  • Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de distribución. Este es quizás uno de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.
  • Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar que nunca se produzcan roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en marcha.
  • Aumentar la rotación de activos.
  • Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca se van a quedar sin stock.
  • Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir el resto de objetivos del área de compras.
  • Velar por una correcta integración con el resto de departamentos de la empresa.
  • Mantener el registro de los datos actualizado.
  • Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

Estos objetivos de compras son orientativos y, para que sea fiel con la empresa deberán involucrarse a nivel general y, por supuesto, que estén coordinados con el resto de objetivos de otros departamentos.

Lo que es evidente es que para conseguir todos estos objetivos los responsables de compras están en continuo contacto con varios proveedores, negociando siempre los mejores precios o buscando las soluciones más adecuadas a precios más razonables.

¿Cómo se lleva a cabo una buena negociación con los proveedores?

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Negociación con proveedores, pieza clave en el departamento de compras

Que los proveedores son de suma importancia para la prosperidad de una empresa no es algo que pasa desapercibido. Un preciso funcionamiento de las operaciones que se dan en el suministro de materias primas pasa por una buena negociación con proveedores: tomar bien las riendas para llegar a un acuerdo satisfactorio e identificar las mejores oportunidades.

El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con los proveedores sean exitosas o no. Hay que intentar escuchar a los proveedores y saber llegar a un acuerdo que nos permita negociar el mejor precio posible. 

Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros en caso de que los materiales que  necesitemos escaseen y los demanden varias empresas. En este punto es imprescindible realizar una buena negociación con proveedores, ya que esto ayudará al mejor funcionamiento de la empresa en general, consiguiendo un departamento de compras más eficiente y eficaz.

  • Estudia tus fortalezas y valor como clientes para desarrollar tu negociación.
  • Busca las mejores alternativas para reducir el coste e infórmate sobre las demás ofertas.
  • Crea un equipo de negociación con el que dirigir tus técnicas negociadoras y actuar con mayor rapidez y resolución.
  • Accede al control del proceso: Conoce cómo será entregado el producto y las condiciones de pago.

La estrategia del departamento de compras será clave para salir ventajosos, ya que se buscarán  alternativas de suministro para que aumente la capacidad de negociación y, así, minimizar el precio/costo de los materiales. Será clave para nuestra estrategia de compras el tipo de producto que tengamos que adquirir, veáse la diferencia entre un departamento de una empresa de alimentación como Carrefour o Mercadona y las compras de un hotel.

¿Cómo gestiona el departamento de compras la negociación con proveedores?

Para asumir este reto con responsabilidad y eficacia, un departamento de compras debe asumir las siguientes funciones:

  • Evaluar y elegir a los proveedores más adecuados.Hay que investigar y seleccionar a aquellos vendedores que se ajusten más a sus necesidades dejando de un lado los asuntos personales. El departamento de compras debe entender de todas y cada una de las actividades que se realicen en la empresa, pues será el encargado de comprar desde los ordenadores para la oficina hasta el material necesario para fabricar los productos que la empresa ofrece. Es lógico que no entienda de todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa, pero para eso deberá tener una fluida y estrecha relación con los responsables de cada actividad para que así evalúe correctamente a los proveedores y seleccione a los más adecuados.
  • Revisa especificaciones. Es responsabilidad del departamento de compras exigir a los proveedores unas especificaciones en los productos que van a adquirir, y por supuesto también será su responsabilidad controlar que se cumplen.
  • Ser el contacto directo con los proveedores. Ningún otro departamento ni responsable debe contactar con un proveedor a no ser que pase antes por la aprobación del departamento de compras. Esto es así porque nadie más que este departamento conoce las condiciones, los días de entrega y los precios que se han acordado con ese proveedor. Además, es tarea del departamento de compras conocer cómo están los inventarios de materias primas para que no se llegue a la situación de tener que pedir de forma repentina algún material, sino que siempre debe prever y avisar al proveedor con antelación.
  • Adjudicación de contratos a proveedores. Dentro de la negociación con proveedores el departamento de compras debe llegar a un acuerdo contractual con ellos y velar y controlar que estos se cumplen en todas la operaciones que se realicen con dicho proveedor. Del mismo modo, el departamento de compras será el responsable de determinar de qué modo se van a adjudicar estos contratos o cuántos proveedores va a requerir.

Por lo tanto, se puede afirmar que la gestión de compras tiene una incidencia bastante grande en la calidad de los productos que la empresa fabrica. Así pues, debido a la importancia que tiene este departamento, su responsabilidad para negociar con los proveedores y establecer colaboraciones con ellos no será menos.

Departamento de compras

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1 comentarios

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estefany

23 enero, 2015 12:30 am

Muy buena informacion- muchas gracias

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Angel Rabanales

22 octubre, 2017 8:02 pm

soy el que realizo el inventario en la empresa y tengo establecido un stock mínimo por material para realizar la siguiente compra

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Danay

3 octubre, 2018 5:25 pm

Es importante ir de la mano con herramientas o sistemas que te faciliten la operación y realmente el área de compras se enfoque a la parte estratégica, yo trabajo para una empresa que es nuestro principal objetivo, reducir sus costos operativos y nos hemos encontrado la enorme cantidad de personal que hacer millones de tareas y no se enfocan a lo más importante reducir sus gastos. Excelente articulo, lo compartiré.

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Carlos

7 noviembre, 2018 7:31 pm

Estimados buen día.
Consulta. Es mejor estructurar las funciones de compra por tipo de producto.
Es decir comprador A, materiales eléctricos. Comprador B, materia prima.
O mejor comprador A, planificados. Comprador B, compras no planificadas.
Cual es la mejor estrategia?
Saludos,

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Alejandra Servín

15 abril, 2019 9:18 pm

Carlos buena tarde, yo tengo una especialidad en compras construcción y la única vez en que se dividieron funciones por tipo de insumo fue en una obra de 640 millones de pesos precisamente por el volumen, únicamente se dividió en obra civil e instalaciones. Únicamente fue para efectos de optimizar tiempos de entrega. Saludos,

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Juan Cano

19 agosto, 2019 4:28 pm

Buenos días.

Yo soy ejecutivo Comercial de una empresa… y esta información me es mucha utilidad, ya que comprendo las necesidades importantes y los objetivos de un área de compras.

Gracias por la información.

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arturo

13 noviembre, 2019 11:24 pm

muy buena información y de gran ayuda

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