Cronograma de actividades: qué es y cómo hacerlo

A la hora de realizar la gestión de proyectos, es necesario disponer de todas las herramientas necesarias para garantizar el buen desarrollo del mismo. Una de estas herramientas que tienes a tu alcance es el cronograma de actividades. 

El control es una de las garantías de éxito en un proyecto de logística y, una gran parte de esta capacidad proviene de una adecuada planificación. El cronograma de actividades es una herramienta utilizada por los Project Managers en el ámbito de la cadena de suministro para facilitar el seguimiento de la iniciativa que se va a poner en marcha.

Independientemente del área en que se encuadre el proyecto, existen algunos aspectos clave que deben ser sometidos a monitorización si se desea que el resultado final sea se éxito, o lo que es lo mismo, que se cumplan las expectativas planteadas, no se exceda el presupuesto, no haya fallos, la entrega reúna las condiciones de calidad suficientes y se produzca con puntualidad y sin retrasos.

El cronograma de actividades facilita el logro de estas metas al simplificar la priorización y, por tanto, mejorar la toma de decisiones.

Cómo usar el cronograma de actividades en proyectos logísticos

Una de las herramientas más gráficas para representar el cronograma de actividades es el Diagrama de Gantt. Al mismo tiempo, se trata de un método sencillo de utilizar, válido tanto para los Directores de Proyecto noveles en el área de la logística, como para los Project Managers más experimentados, que lo complementarán con el uso de otras técnicas y herramientas como:

• Pert
• CPM
• Método de la cadena crítica.

Una vez definidas las actividades a realizar durante la ejecución del proyecto se pueden empezar a incorporar al Diagrama de Gantt, que facilitará el control durante la etapa de ejecución.

El diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras que ilustra un cronograma de actividades del proyecto de logística, recogiendo:

1. Las fechas de inicio y finalización de las actividades en que se descomponen los trabajos que se llevarán a lo largo del proyecto de logística.
2. Las relaciones de dependencia entre las actividades, algo que facilita conocer de un simple vistazo cuáles preceden a otras, o lo que es lo mismo, qué tareas deben ser completadas para poder dar inicio a las siguientes.

Es habitual que, al representar el cronograma de actividades dentro del Diagrama de Gantt se usen colores distintos. La diferencia cromática que se percibe a simple vista en esta herramienta de control facilita el distinguir entre actividades críticas y no críticas. Así:

• El color azul, por ejemplo, puede emplearse para indicar las actividades no críticas.
• El rojo para las críticas, que son las que, de no completarse dentro del plazo fijado, pueden terminar provocando el retraso del proyecto.

Con el cronograma de actividades a la vista se pueden predecir retrasos en determinados trabajos y actuar a tiempo de remediar los efectos perniciosos de una demora para el resultado final de la iniciativa. Además, una herramienta como Gantt agiliza la toma de decisiones al plantear un marco informativo claro, relevante y actualizado.

Cómo hacer un cronograma de actividades

Elaborar un cronograma que recoja todas las actividades que se deben llevar a cabo en el proyecto es una tarea sencilla, ya que tan solo hay que seguir una serie de pasos que te contamos a continuación: 

• Definir todas las actividades que componen el proyecto. Es importante listar todas las acciones que se deben llevar a cabo para que el proyecto salga a la luz. Lo ideal es reunirse con el supervisor de cada una de las partes para que nos ayude a realizar un listado lo más completo posible.
• Relacionar las actividades entre sí. El siguiente paso es saber qué relación existe entre cada una de las actividades ya que, es posible, que algunas dependan de otras. Para ello, clasificaremos las tareas de la siguiente manera:
  • Fin – comienzo. Son aquellas que no se pueden empezar hasta que acabe su actividad precedente. 
  • Comienzo- comienzo. Las dos tareas empiezan al mismo tiempo. 
  • Comienzo – Fin. La primera empieza al mismo tiempo que acaba la segunda. 
  • Fin-Fin. Las dos tareas deben estar finalizadas en el mismo momento.
• Definir plazos. Ahora toca definir el tiempo estimado para cada una de las tareas. Los tiempos tienen que ser realistas, ya que marcarán el ritmo de todo el cronograma. Estos tiempos nos ayudarán a controlar si cada una de las tareas se está llevando a cabo cuando realmente toca y en el tiempo previsto, pudiendo identificar así fácilmente si existe algún retraso para ponerle solución.
• Realizar el cronograma. Con todo lo anterior bien definido, es el momento de pasar esa información al papel en forma de cronograma. A este cronograma, tendremos que añadirle los recursos que precisa cada tarea, y unos pequeños márgenes para poder trabajar con cierta holgura de tiempo y que los imprevistos que puedan surgir no se conviertan en un contratiempo mayor.
• Ir reajustando el cronograma. El cronograma no puede convertirse en un recurso estático. Hay que ir realizando ajustes conforme veamos que se producen desajustes, se incluyen nuevas tareas o se tienen que reasignar los recursos. Esta es la única forma de conseguir que el cronograma se convierta en una herramienta de trabajo realmente útil. 

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Tipos de cronogramas de actividades

Existen otros tipos de cronogramas de actividad que pueden ser útiles, a continuación te mostramos una lista con los principales:

• Gráfico de Gantt 
• Diagrama de Pert
• Cronograma de investigación
• Cronograma de trabajo
• Cronograma de Hitos
• Micosoft Proyect
• Cronograma de inversiones
• Cronograma Pay

¿Para qué sirve un cronograma de actividades? 

Una vez visto qué es un cronograma de actividades, es el momento de ver qué beneficios aporta disponer de uno. 

• Disponer de un cronograma de actividad ayuda a llevar una mejor supervisión de todas las actividades que se tienen que hacer. Esta base ayuda a que los proyectos no sufran retrasos o se queden tareas sin realizar. 
• Es la mejor manera de ver con un simple vistazo qué recursos se necesitan en cada uno de los proyectos. De esta manera, se asignan los recursos necesarios a cada tarea. 
• Sirve como elemento de control para ver en qué puntos hay más atascos o cuellos de botella, y cómo se pueden solventar estos rápidamente para que no afecten al desarrollo del proyecto global. 

Como ves, el cronograma de actividades puede resultar muy útil para supervisar mejor las tareas realizadas. Tan solo debes dedicar un poco de tiempo en prepararlo correctamente y verás como tu productividad empresarial aumenta.