Factura proforma: qué es y cómo hacer una

Las facturas pro forma agilizan el proceso de venta. Tu cliente acepta el precio de la factura proforma y luego entregas los productos. No hay ida y vuelta después de haber cumplido con su parte del trato, ya que todo está acordado por adelantado.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma s un documento similar a una cotización; de hecho, a menudo se denominan facturas ficticias y las prepara el vendedor (o exportador) para proporcionar detalles precisos de:

• Los bienes y servicios solicitados, incluidas las cantidades, el tipo y las especificaciones físicas.
• Precios estimados, incluidos los costes individuales, así como el monto total a cobrar.
• Condiciones de venta, detallando las fechas de envío y entrega.
• El compromiso del vendedor de proporcionar los bienes y servicios enumerados siguiendo los términos y precios estimados especificados.

El propósito de una factura proforma es proporcionar al comprador una estimación precisa y completa de buena fe que pueda utilizar para decidir si emite o no una orden de compra.

Solicitar una factura proforma representa un interés más serio por parte de un comprador o importador que una cotización regular; por lo general, están comprometidos con la compra, pero quieren pulir los detalles finales antes de continuar con el proceso de aprobación y llegar a un acuerdo vinculante con el exportador o el vendedor.

¿Para qué sirve una factura proforma?

Las facturas proforma también tienen otros usos, que suponen interesantes ventajas:

• Son ideales si no tiene todos los detalles para una factura comercial, por ejemplo, antes de que se entreguen los productos.
• Como una extensión de esto, las facturas pro forma generalmente se envían para declarar el valor de los bienes en la aduana para un proceso de entrega sin problemas.
• Algunas empresas solicitan facturas pro forma para su proceso interno de aprobación de compras.
• No son una demanda o solicitud de pago. Las facturas proforma son un acuerdo de «buena fe» para que su cliente sepa qué esperar.

>> Más información sobre los másters de EAE <<

Diferencia entre factura y factura proforma

Ambas tienen un papel que desempeñar en la realización de compras, pero solo uno afecta a los resultados y contabilidad del negocio. En términos generales, una «factura» es simplemente un documento detallado que enumera los bienes o materiales que se compran y envían. Las facturas son emitidas por el vendedor a petición del comprador y contienen una descripción completa de la cantidad y calidad de los bienes vendidos, sus precios, condiciones de venta, etc.

Las facturas estándar (también llamadas facturas comerciales o simplemente facturas) son distintas de lo que se conoce como factura proforma. Contienen gran parte de la misma información, pero tienen diferentes propósitos.

• PROFORMA. Se trata de una cotización que proporciona una estimación de buena fe del precio y los términos de una determinada transacción, así como una descripción detallada de los bienes y servicios que se venderán. No incluye número de factura y no queda registrada, ya que no es un registro financiero ni un documento legal. Se emite antes de que se emita una orden de compra. Su aceptación es el paso previo a la venta real. Propósito: es una herramienta de negociación para ayudar a los compradores o importadores que están activamente comprometidos a realizar una compra a fin de resolver los detalles finales del pedido y tomar una decisión sobre si seguir adelante o no, en función de la información proporcionada.
• FACTURA. Es un documento legalmente vinculante que contiene detalles completos de los bienes y servicios que se proporcionarán en una transacción determinada. Debe incluir un número de factura y registrarse. Los asientos financieros son creados por el vendedor y el comprador para reflejar una transacción legalmente vinculante. Se emite después de que se haya llegado a un acuerdo de compra, pero antes de que se haya realizado el pago. Su aceptación implica confirmación de la venta real. Propósito: proporcionar al comprador o importador la cantidad adeudada para el pago.

Cómo hacer una factura proforma

Lo primero es asegurarse de que está visiblemente etiquetada como «factura proforma» y no tiene número de factura. Estas facturas no lo incluyen, les basta el etiquetado específico como proforma, y no son documentos legalmente vinculantes.

El comprador (o exportador) generalmente debe emitir una orden de compra primero, hacer que el vendedor acepte esa orden de compra (o importador) para celebrar un acuerdo de venta legalmente vinculante y luego emitir un número de factura para la venta real).

El resto de datos a incluir para preparar una factura proforma son los mismos que se registrarían en una tradicional: precio por unidad, condiciones de pago, términos de pago y, por supuesto, datos del comprador y vendedor.

Créditos fotográficos: Yumi mini