Funcionamiento de la aplicación en Excel para gestionar inventarios

La correcta gestión de inventarios o de stock de nuestra empresa es una de las claves para poder minimizar el coste de existencias del almacén; este es uno de los objetivos más importantes del departamento de producción. Disponer de la cantidad adecuada de materiales en el almacén de forma que ni exceda ni falte es complicado, aunque fundamental para el cumplimiento del principio empresarial de la economicidad.

Una gestión apropiada de los inventarios para cada tipo de existencias evita tanto el despilfarro en costes de posesión por tener cantidades innecesarias de existencias, como el elevado coste de ruptura por falta de productos para el proceso de fabricación o para la venta.

Existe una herramienta fácil de usar y que hará que el control de inventarios no se vuelva contra nosotros: la Gestión de Inventarios en Excel, que permitirá controlar nuestro stock de productos de una forma rápida y ágil. El registro de los movimientos del almacén no es solo administrativo sino estratégico, ya que todos los datos que carguemos al sistema son procesados y la información resultante es el conocimiento que puede hacer la diferencia entre nuestra competencia y nosotros.

Ante todo, nos facilita la siguiente información para la toma de decisiones:

• Conocer el nivel de existencias en tiempo real de los productos del almacén.
• Disponer de una alarma visual para saber cuándo reponer más mercadería.
• Disponer de una alarma visual para controlar no excedernos en la salida de productos cuando ya no tenemos suficiente stock del mismo.
• Visión mensual de los movimientos del almacén en el año en curso.
• Comparación de los movimientos de compra/venta en $ y €, y por cantidad con respecto al día anterior.
• Posibilidad de filtrar por fecha y/o comprobantes los movimientos de productos para su posterior facturación.

El programa está compuesto por 4 módulos que se relacionan entre sí para automatizar las tareas de cálculo y facilitarnos el trabajo en la toma de decisiones. Estos módulos son los siguientes:

Hoja Stock

Esta hoja nos permite ingresar los productos de los que disponemos  mediante su código, unidad de medida o categoría. Con la columna Stock actual podremos controlar el nivel de existencias de los productos.

Hoja abastecimiento

En esta hoja se pueden empezar a cargar las entradas de materiales que, de manera automática, se irán sumando al nivel de existencias de la columna stock actual de la hoja stock.

Hoja salidas

En este hoja podremos registrar las salidas de mercadería que, de manera automática,  se irán restando al nivel de existencias de la columna stock actual de la hoja stock.

Hoja resumen

En esta hoja no se debe realizar ningún registro, ya que esta se encarga de coger los datos de las hojas de stock, abastecimiento y salidas, y representarlos en forma de gráfica e indicadores.

Lo más importante es que puedas desarrollar un sistema en Excel para inventarios que se adecue a tus necesidades y que cumpla con ciertos aspectos de carácter técnico–contable y que facilite el control de tus productos en el inventario; existen también sistemas o software de inventario muy sofisticados que automatizan mejor todo el proceso de levantamiento, control y administración del inventario.

 

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