Gestión de pedidos, paso a paso

Antes de hablar de aspectos más teóricos acerca de la gestión de pedidos, imagina un comprador que encuentra el regalo perfecto para su novia en una tienda en línea, pero solo faltan una semana para su cumpleaños. Esta persona elige el envío en cuarenta y ocho horas como mejor opción, por lo que sigue adelante y realiza la compra, confiando en que llegará a tiempo. Unos días después, la caja aparece en la puerta de su casa, debidamente empaquetada y en buen estado.

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Es una tarea que este cliente ocupado puede tachar de su lista de compras pendientes. Para mostrar su agradecimiento, escribe una crítica positiva de cinco estrellas.

Cualquiera que compre en línea ha experimentado alguna vez la alegría de recibir un paquete en la puerta de su casa poco después de haberlo pedido, pero rara vez pensamos en el proceso que lo hace posible. Ahora sí, vamos a centrarnos en la gestión de pedidos.

Gestión de pedidos: no es magia, es planificación

La capacidad de enviar un pedido de forma rápida y asequible es un proceso optimizado y bien diseñado con varios pasos, y cada paso es tan importante como el siguiente. Un movimiento en falso y puede causar importantes problemas de entrega y un cliente insatisfecho. A todo este proceso se conoce como cumplimiento de pedidos.

Empieza por la recepción, sigue por el picking y empaquetado y culmina con el envío de pedidos a los clientes que hicieron sus compras online. En esta sucesión de tareas, la gestión de pedidos es clave para garantizar el mejor servicio.

 

Es necesario contar con una estrategia adecuada para garantizar que el proceso funcione de manera efectiva. Implica, desde la recepción de inventario hasta el procesamiento de devoluciones. Vamos a ver todas las acciones que un plan de gestión de pedidos tiene que considerar:

  1. Recibir el inventario entrante del fabricante o algún proveedor. Cada comerciante tiene un proceso de recepción ligeramente diferente, pero algunas tareas clave son comunes. Es lo que sucede con la comprobación de posibles daños, incorporación de cada SKU nuevo al software de gestión de almacén o registrar los números de cada SKU.
  2. Almacenar el inventario. Una vez que se haya recibido el inventario, es preciso almacenarlo adecuadamente para facilitar la selección. La organización es fundamental para garantizar la velocidad y precisión del cumplimiento de pedidos. También proporcionará una visibilidad completa de lo que está disponible para enviar y dónde encontrarlo exactamente. El inventario siempre debería estar organizado por SKU, en contenedores separados. Así, llegado el momento, el artículo correcto se puede recoger y empaquetar lo más rápido posible. Si no se trabaja de esta forma, se corre un mayor riesgo de cometer errores.
  3. Hacer el picking. En el momento en que se realiza un pedido en línea, comienza a procesarse. El primer paso para preparar un pedido para un envío adecuado es realizar el picking. Si se utiliza un software de gestión de inventario, debe hacerse de forma electrónica. Si es manual, puede utilizarse una lista de selección de papel que incluya dónde se encuentra cada artículo y la cantidad solicitada, lo que garantizará que los artículos correctos se seleccionen con precisión y rapidez.
  4. Embalar. El embalaje implica envolver todos los artículos para garantizar que estén protegidos durante el transporte. Es importante utilizar los materiales de embalaje adecuados según el tipo de artículo en cada pedido. Puede tratarse de cajas, sobres de burbujas, bolsas de polietileno, cinta de embalaje, plástico de burbujas y relleno de aire.
  5. Enviar el pedido. Hay varias formas diferentes de enviar un paquete, pero, por supuesto, la mayoría de los clientes buscan un envío rápido y gratuito. Es por ello que es recomendable considerar diferentes opciones de envío antes de comenzar a vender productos en línea. De esa manera, los clientes pueden elegir la opción que prefieran en función de cuánto están dispuestos a pagar por el envío y cuánto tiempo están dispuestos a esperar. Una vez que se envía el pedido, es buena idea compartir la información de seguimiento con el cliente para que conozca en todo momento el estado de la entrega.

Además de estos pasos básicos, la gestión de pedidos también debería contemplar el procesamiento de devoluciones. Encontrar la forma de procesarlas de manera rápida y eficiente, es la mejor forma de mantener a los clientes satisfechos, la reputación del negocio intacta y el inventario actualizado.

 

Créditos fotográficos: Yozayo y cybrain

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