Gráfico PERT: tu aliado en la gestión

El gráfico PERT es una técnica que sirve para programar, evaluar y revisar. Si se atiende a sus siglas en inglés. Se trata de una herramienta popular de gestión de proyectos que se remonta a los años 50. Con el gráfico PERT se pueden desglosar las distintas tareas que conforman una iniciativa, para, después, poder analizar más fácilmente el tiempo que tomará completar cada una de ellas.

El gráfico PERT también ayuda a descubrir la cantidad mínima de tiempo que se necesitará para completar un proyecto en su totalidad.

 

¿Cómo se representa el gráfico PERT?

El gráfico PERT se representa como un diagrama formado por flechas, rectángulos, círculos o tablas, que mapean las tareas de un proyecto y el calendario general.

 

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Pueden ser de muy alto nivel y mostrar solo las etapas más cruciales o un proyecto, o estar más detallado. No obstante, incluso en su forma más simple sirve de apoyo para:

  • Anticipar la cantidad de tiempo que hará falta para completar un proyecto.
  • Tomar decisiones informadas sobre proyectos complejos.
  • Encontrar nuevas oportunidades para la optimización de proyectos.
  • Determinar una ruta crítica para la finalización del proyecto, incluido el orden de las tareas.
  • Incorporar la incertidumbre en la planificación, lo que permite programar un proyecto sin conocer detalles precisos ni plazos concretos.

Los gráficos PERT a menudo se usan antes de que comience el proyecto para ayudar a sus responsables a hacer estimaciones más precisas.

 

 

¿Qué significan esas flechas, círculos y cuadros en el gráfico PERT?

El gráfico PERT es un plan de flujo que se centra en la relación entre diferentes tareas. Aquí:

  • Los rectángulos / círculos (conocidos como «nodos») indican cada fase completada del proyecto total.
  • Las flechas representan las actividades o el trabajo necesario para alcanzar cada fase (o nodo).
  • La dirección de las flechas muestra la secuencia de tareas, incluso si ciertas tareas dependen de otras o si pueden ejecutarse simultáneamente.

 

¿Cómo crear un gráfico PERT?

Hay más de una forma de crear un gráfico PERT. A algunas personas les gusta hacer gráficos amplios de nivel superior que solo muestren las etapas más importantes. A otros les gusta profundizar e incluir la mayor cantidad de información posible, incluidas las fechas. Diferentes proyectos requieren diferentes técnicas.

  1. Lo primero es escoger el tipo de diagrama de red que desea utilizar. Las flechas representan actividades, pero, ¿se querrán utilizar círculos o tablas más detalladas como hitos de cada nodo?
  2. A continuación, se divide el proyecto en tareas. Hay que determinar qué tareas son necesarias para completar el proyecto, incluida su duración individual, y el orden en que deberán completarse. Lo más recomendable es comenzar con las actividades de nivel superior, más tarde se decidirá si se quieren desglosar en tareas más detalladas, pero para empezar conviene simplificar.
  3. El siguiente paso es construir enlaces entre tareas. ¿La finalización de una tarea depende de la finalización de otra? ¿Se pueden ejecutar algunas tareas simultáneamente? Todo esto debe quedar representado en el gráfico PERT.
  4. Por último, se puede pasar a designar marcos de tiempo. Para ello se necesita calcular cuánto tiempo será preciso para completar cada tarea. Los gráficos PERT comúnmente utilizan tres tipos de estimaciones de tiempo: optimista, pesimista y más probable.

Por último, a la hora de crear un gráfico PERT por primera vez hay que tener en cuenta que la falta de un período de tiempo concreto hace que sea más difícil mostrar el estado de la tarea, así que conviene codificar las notas con colores para mostrar el progreso y la finalización.

 

Créditos fotográficos: fbatista72 y fbatista72

 

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