Herramientas de gestión de proyectos y productividad

El uso de la tecnología en el plano profesional hace posible que cada vez sea más sencillo gestionar el trabajo que tenemos. Concretamente, existen herramientas de gestión de proyectos que nos pueden ayudar a ser más eficientes y ordenados en nuestro día a día.

 

¿Por qué emplear herramientas de gestión de proyectos?

Es posible que te preguntes por qué deberías emplear herramientas de gestión de proyectos. Así, a primera vista, es posible que pienses que no son necesarias ya que tu faena sale todos los días y no se te queda nada pendiente por hacer. Pero, ¿alguna vez te has planteado mejor tu trabajo y, por ende, ser más eficiente? Pues sí, para estos casos las herramientas para gestionar proyectos son muy útiles. Pero la eficiencia no es la única razón:

  • Ayudan al teletrabajo. Trabajar desde casa o desde diferentes oficinas es algo que las empresas están implementando con mayor asiduidad. Para tenerlo todo bajo control y saber que todos los miembros del equipo reman en la misma dirección, las herramientas para controlar los proyectos son ideales ya que ponen un orden y unas bases en común a las que pueden acceder todos los miembros que estén gestionando el proyecto.

 

TEXT - TOFU - Gestión proyectos logísticos

 

  • Mejoran la comunicación del equipo. Cada vez es más habitual que varios miembros del equipo trabajen en un mismo proyecto. La diversidad de puntos de vista puede resultar tan útil como caótica si no existe una vía de comunicación fluida. Para estos casos en los que la comunicación es fundamental, este tipo de herramientas facilita el intercambio de mensajes e, incluso, de archivos. Además, para agencias que trabajan con freelance la comunicación se ve reforzada gracias a estas herramientas.
  • Se gestionan con más agilidad los plazos de entrega al permitir organizarlos de manera más visual y mediante un calendario compartido.
  • Se mejora la productividad ya que las herramientas permiten concentrarse en una de las tareas sin distracciones extra.
  • Por último, la posibilidad de trabaja a tiempo real hace que todo sea más sencillo y que, en todo momento, se conozca el estado del proyecto para poder evaluar el ritmo que se está llevando en él.

herramientas gestión de proyectos

 

7 herramientas de gestión de proyectos que puedes emplear en tu organización

Antes de ver qué opciones tenemos de softwares de control de proyectos, lo primero que debes hacer es un análisis interno para ver qué tipo de herramienta necesitas.

Establece una lista con las necesidades que esta herramienta tiene que cubrir. Además, piensa cuántas personas tienen que tener acceso a cada herramienta y, por último, determina el presupuesto que tienes para invertir en este software. Como bien sabrás, en este tipo de decisiones el presupuesto debe influir pero no debe ser determinante, ya que lo que debe primar es todo el partido que se le va a sacar a la herramienta y cómo eso va a repercutir en el trabajo y efectividad de los trabajadores.

Una vez dicho esto, hay una gran cantidad de herramientas a tu alcance, desde algunas más sencillas para empezar a probar, hasta otras con más funcionalidades para empresas con grandes proyectos a coordinar.

  • Do it tomorrow. Es una de las herramientas más conocidas siendo uno de los motivos de ello su fácil funcionamiento. Es como una agenda y puedes ir anotando tus acciones para hacer hoy y las que tienes que hacer mañana. Puedes ir priorizando por orden de urgencia, por lo que puedes ver a simple vista qué es lo prioritario para hoy.
  • Sinnaps. Esta herramienta es muy completa ya que es capaz de gestionar costes, recursos e imputaciones. Una de las funcionalidades más destacables es la posibilidad de mostrar caminos críticos y cuellos de botella en los proyectos, con el fin de poder actuar sobre ellos y conseguir mejorar el tiempo de entrega de los mismos. Si bien no se puede instalar en tu propio servidor y está inglés, su versión gratuita ofrece múltiples funcionalidades.
  • Nozbe. Esta herramienta sencilla permite la sincronización con otras cuentas como, por ejemplo, Dropbox, Google Calendar e, incluso, Twitter. Entre sus funcionalidades destaca la posibilidad de crear tareas simplemente enviando un email a tu cuenta de Nozbe o la posibilidad de adjuntar archivos a los proyectos, haciendo más fácil el intercambio de comunicación.
  • Podio. Destaca por su interfaz intuitiva. Esta herramienta también permite la integración con otras como Drive, Evernote o Dropbox. Muy útil para gestionar tanto las tareas en el plano profesional como en el personal.
  • Trello. Trello es, sin lugar a dudas, una de las herramientas más conocidas gracias a su aspecto colaborativo entre diferentes personas. De manera muy intuitiva y visual se pueden ir creando columnas o tableros para ver la evolución de cada proyectos y ver en qué fase está cada una de las tareas.
  • Asana. Es muy similar a Trello pero con la diferencia de que tiene más funcionalidades para conseguir compartir archivos y organizar las conversaciones. La manera de organizar las tareas desde Asana deja poco margen a imprevistos. Otro de los puntos fuertes es la posibilidad de hablar con el resto de compañeros del proyecto a modo Slack.
  • Slack. Más que una herramienta para organizar proyectos, podemos ver en Slack un aliado para conseguir que la información fluya correctamente. Slack es un tipo chat en el que poder dar y recibir información sobre un proyecto todo dentro de la misma plataforma, consiguiendo así que sea más rápida la comunicación interna.

 

Esto son solo unos ejemplos de herramientas de gestión de proyectos que puedes encontrar en el mercado. Utiliza las versiones de prueba para conocer los programas y ver si las funcionalidades que ofrecen encaja con tus necesidades.

 

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