Informe de gestión: 7 componentes clave

Un informe de gestión mensual organizado y consistente ayuda a mantener la estrategia de la organización por el buen camino. Aunque puede llevar tiempo y paciencia superar los problemas comunes que pueden surgir a la hora de elaborar este tipo de reporte, la práctica ayuda a perfeccionar el proceso.

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Además de la experiencia, el conocimiento sirve para pulir errores y mejorar. Un máster en Management, por ejemplo, permite conocer cuáles son los componentes de un informe de gestión mensual sólido y eficaz. ¿Te gustaría descubrirlos?

 

¿Qué debe tenerse en cuenta al preparar el informe de gestión mensual?

Antes de enviar el informe de gestión mensual, conviene asegurarse de que está completo y contiene la información suficiente para permitir la toma de decisiones en la organización. Entre los aspectos que hay que tener en cuenta se hallan los siguientes:

  1. Misión, visión y valores. Las declaraciones de misión, visión y valor definen a la organización y resumen su estrategia al más alto nivel posible. Si los empleados de todos los departamentos no conocen estas afirmaciones, será difícil alinear la estrategia. Por este motivo, es una buena práctica comenzar el informe con ellas para reforzar la identidad y estrategia general.
  2. Índice de contenido. El informe mensual puede tener decenas de páginas y eso dificulta al lector la revisión de su contenido. Al incluir un índice al comienzo del reporte se facilita a quien lo recibe encontrar rápidamente la sección que busca.
  3. Vistas del cuadro de mando organizacional. Un buen informe de gestión contiene toda la información que la gerencia necesita para tomar decisiones. Para facilitarles la tarea, conviene asegurarse de incluir una descripción general de alto nivel del cuadro de mando de la organización o departamento. La información en este cuadro de mando debe organizarse en el orden en que se leerá. Por ejemplo, un cuadro de mando integral generalmente comenzará con la perspectiva financiera, seguida por la perspectiva del cliente, la perspectiva interna y luego la perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Explicar brevemente el estado de cada objetivo y las medidas e iniciativas vinculadas servirá para que el lector obtenga una noción general rápidamente.
  4. Objetivos detallados. Todo informe de gestión debería contener, al menos, una página de detalles dedicada a cada uno de los objetivos estratégicos. A medida que se avanza por las diferentes perspectivas y se discute cada objetivo, puede resultar de utilidad consultar esta página de detalles y utilizarla como referencia. En ella puede incluirse un breve análisis, algunas recomendaciones e información sobre las métricas o indicadores de apoyo.
  5. Gráficos. Cualquier informe sólido incluirá información sobre indicadores clave de rendimiento. Los gráficos son la forma más fácil de explicar rápidamente el rendimiento cuantitativo, a modo de instantánea, así que, este recurso no puede faltar.
  6. Resumen del proyecto de alto nivel. Es importante revisar los proyectos que impulsan la estrategia. Por lo tanto, para cada información crítica adicional se pueden incluir informes de estado, como el porcentaje completado y el presupuesto gastado.
  7. Versión en línea del informe de gestión. Los informes en PDF impresos son una opción para algunas organizaciones, pero si alguien realiza cambios justo antes de la reunión, ese informe queda obsoleto de inmediato. Al utilizar una solución de software basada en la nube para el informe de gestión se tiene la certeza de que la información que contiene es la más actualizada posible.

El propósito de cualquier informe de gestión mensual es revisar la estrategia y tomar medidas; por lo tanto, al elaborarlo hay que tener previsto que su objetivo es impulsar a la acción.

Créditos fotográficos: Rawpixel y Chainarong Prasertthai

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